VỐN BẰNG TIỀN Ở CÔNG TY :
2.3.1. Khái quát chung :
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với ngành nghề là xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi; công trình điện; lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, hệ thống xử lý nước thải; san lắp mặt bằng; khai thác đất, cát, được thực hiện trong nước nên trong quá trình hoạt động công ty chỉ sử dụng đồng nội tệ (VNĐ).
Chế độ kế toán áp dụng ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC. Nên nhóm tài khoản Vốn bằng tiền của doanh nghiệp gồm 2 tài khoản : Tài khoản 1111- Tiền mặt; Tài khoản 1121 – Tiền gửi ngân hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp bằng tiền Việt Nam ( VNĐ).
2.3.2. Kế toán tiền mặt tại quỹ : 2.3.2.1. Kế toán tăng tiền mặt : 2.3.2.1. Kế toán tăng tiền mặt :
● Các trường hợp tăng tiền mặt chủ yếu ở công ty là :
+ Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt + Rút tiền vay nhập quỹ tiền mặt
+ Các khoản thu nợ khách hàng từ công trình xây dựng chủ yếu thu bằng chuyển khoản qua ngân hàng, không thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
(1) Tăng tiền mặt do rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ :
+ Phiếu thu. (phụ lục 2.1.1)
+ Chứng từ giao dịch_ giấy lĩnh tiền + Giấy báo Nợ. Sổ sách sử dụng : + Sổ chi tiết 1111,1121 (Phụ lục 2.5.1; phụ lục 2.5.2) + Sổ Cái 111,112 + Nhật ký thu tiền mặt. ( Phụ lục 2.2.1) + Sổ quỹ tiền mặt ( Phụ lục 2.3) 2. Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 1111 – Tiền mặt Việt Nam đồng
Tài khoản 1121- Tiền gửi ngân hàng tại ngân hàng Vietcombank.
Lưu đồ 1 :Lưu đồ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt
Giải thích :
Kế toán thanh toán căn cứ vào nhu cầu dự toán tiêu tiền của công ty, kiểm tra số dư tồn quỹ tiền mặt, nếu có nhu cầu về tiền mặt kế toán sẽ xin ý kiến giám đốc
và lập séc rút tiền.Séc rút tiền được lập theo mẫu của ngân hàng giao dịch và gởi cho giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt. Séc rút tiền sau khi được ký duyệt sẽ chuyển cho thủ quỹ tiến hành giao dịch với ngân hàng, nhận tiền và xác nhận. Sau khi đưa tờ séc ngân hàng, rút tiền xong ngân hàng sẽ giao cho thủ quỹ giấy báo Nợ.
Thủ quỹ nhận tiền , giấy báo Nợ do ngân hàng giao, giao chứng từ cho kế toán thanh toán lập Phiếu thu .
Kế toán thanh toán căn cứ vào chứng từ chuyển đến, lập Phiếu thu (được lập thành 2 liên), chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt, giấy báo Nợ được lưu tại bộ phận.
Phiếu thu sau khi được ký duyệt,Phiếu thu (liên 1) đã duyệt giao cho kế toán thanh toán ghi sổ, Kế toán thanh toán nhận phiếu thu (liên 1) đã duyệt làm căn cứ ghi sổ kế toán chi tiết 111,112, Nhật ký thu tiền mặt, nhật ký chi tiền gửi, sau đó chứng từ được lưu lại.
Phiếu thu (liên 2) đã duyệt giao cho thủ quỹ,làm căn cứ nhập tiền vào quỹ và ghi sổ quỹ, liên 2 được thủ quỹ lưu lại tại bộ phận.
4. Định khoản kế toán :
(Số liệu minh họa tháng 01 năm 2013; Nguồn: Phòng kế toán tài chính )
- Phiếu thu số 01, ngày 02/01/2013, rút tiền gửi ngân hàng Vietcombank 70.000.000 đồng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ TK 1111 70.000.000 Có TK 1121 70.000.000
- Phiếu thu số 03, ngày 08/01/2013, rút tiền gửi ngân hàng Vietcombank số tiền 100.000.000 đồng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ TK 1111 100.000.000 Có TK 1121 100.000.000
- Phiếu thu số 05, ngày 18/01/2013, rút tiền gửi ngân hàng Vietcombank số tiền 50.000.000 đồng vầ nhập quỹ tiền mặt.
Nợ TK 1111 50.000.000 Có TK 1121 50.000.000
5. Sơ đồ hạch toán : (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt tổng cộng trong tháng 1/2013:
1121 1111 SD: 535.776.045 SD: 5.422.036.898
600.000.000 600.000.000
6. Nhận xét :
Quy trình rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt của công ty được kế toán tuân thủ chặt chẽ, với việc kế toán căn cứ vào nhu cầu dự toán tiêu tiền của công ty để lập séc rút tiền. Séc rút tiền được lập theo mẫu của ngân hàng và được xét duyệt bởi giám đốc, kế toán trưởng trước khi mang đi giao dịch. Kế toán có căn cứ vào chứng từ ngân hàng gửi về để lập phiếu thu để thu tiền và tiến hành hạch toán, quy trình được thực hiện giản đơn, dễ kiểm soát và có căn cứ chứng từ rõ ràng.
(2) Tăng tiền mặt do rút tiền vay nhập quỹ tiền mặt : 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ:
+ Giấy đề nghị vay tạm ứng của công trình
+ Giấy nhận nợ + Giấy lĩnh tiền mặt. + Phiếu thu (Phụ lục 2.1.1) + Bảng kê tiền vay.
Sổ sách sử dụng:
+ Sổ chi tiết 1111, 311 (phụ lục 2.5.1, phụ lục 2.5.5) + Sổ Cái tài khoản 111,311
+ Nhật ký thu tiền mặt (Phụ lục 2.2.1) + Sổ quỹ tiền mặt. (Phụ lục 2.3)
2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 1111_ Tiền mặt Việt Nam đồng. Tài khoản 311 _ Vay ngắn hạn.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ :
Giải thích:
Căn cứ vào giấy đề nghị vay tạm ứng của công trình và các nhu cầu vốn khác gửi đến, kế toán thanh toán lập Giấy nhận nợ trong đó ghi rõ tên đơn vị, hạn mức tín dụng, số tiền nhận nợ, mục đích sử dụng tiền vay, lãi suất tín dụng, gửi cho giám đốc, kế toán trưởng xem xét, kiểm tra và ký duyệt.
Giấy nhận nợ sau khi được ký duyệt, kế toán thanh toán căn cứ lập giấy lĩnh tiền mặt gửi cấp trên xét duyệt. Giâý lĩnh tiền đã duyệt cùng với giấy nhận nợ đã duyệt chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gửi đến mang đến ngân hàng để rút tiền theo số tiền cần nhận ghi trên giấy lĩnh tiền mặt.
Sau khi tiền về giao chứng từ đã ký xác nhận cho kế toán thanh toán lập phiếu thu. Kế toán thanh toán lập Phiếu thu(3 liên) chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu đã duyệt,liên 1 giao cho kế toán thanh toán, liên 2 giao cho thủ quỹ, liên 3 giao cho ngân hàng.
Kế toán thanh toán nhận phiếu thu (liên 1) đã duyệt căn cứ ghi sổ chi tiết tiền vay,sổ chi tiết 111, Nhật ký thu tiền mặt; định kỳ lập bảng kê tiền vay gửi cho kế toán trưởng xét duyệt. Phiếu thu(liên 1) cùng chứng từ liên quan kế toán thanh toán lưu tại phòng kế toán để kiểm tra, đối chiếu.
Thủ quỹ, căn cứ phiếu thu( liên 2) đã duyệt nộp tiền vào quỹ và ghi sổ quỹ, sau đó lưu chứng từ tại bộ phận.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp khóa sổ kế toán, in sổ cái 111,311và lập Báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu, lưu sổ sách để thanh tra, kiểm tra, đối chiếu.
4. Định khoản kế toán :
- Phiếu thu số 02, ngày 07/01/2013, rút tiền vay ngắn hạn nhập quỹ tiền mặt (vay lương giao khoán trường Diên Tân) số tiền 542.700.000 đồng.
Nợ TK 1111 542.700.000 Có TK 311 542.700.000
- Phiếu thu số 04, ngày 11/01/2013, Rút tiền vay ngắn hạn nhập quỹ tiền mặt(vay lương giao khoán + lương văn phòng tháng 01) số tiền 100.000.000 đồng.
Nợ TK 1111 100.000.000 Có TK 311 100.000.000
- Phiếu thu số 11, ngày 29/01/2013, rút tiền vay ngắn hạn nhập quỹ tiền mặt( vay lương giao khoán đường BTXM từ nhà ông Năm - cầu Bà Dưới+ kênh bà Đội Suối Tiên) số tiền 359.700.000 đồng.
Nợ TK 1111 359.700.000 Có TK 311 359.700.000 …………. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
5. Sơ đồ hạch toán :
Rút tiền vay nhập quỹ trong tháng 1/2013 :
311 1111 SD: 9.015.810.985 SD: 5.422.036.898 1.321.800.000 1.321.800.000 6. Nhận xét :
Hoạt động vay ngân hàng ở công ty chiếm tỷ lệ khá cao và chủ yếu là vay ngắn hạn ngân hàng Vietcombank đê trả lương, giao khoán công trình hoặc trực tiếp trả nợ nhà cung cấp. Thủ tục vay vốn được giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt giấy nhận nợ,giấy lĩnh tiền, các chứng từ thu làm căn cứ ghi sổ đều được ký xác nhận đầy đủ.
2.3.2.2. Kế toán giảm tiền mặt :
● Các trường hợp giảm tiền mặt chủ yếu ở công ty: + Chi tiền mặt mua các yếu tố đầu vào.
+ Chi tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gửi ngân hàng. + Chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp.
+ Chi nộp thuế ( thuế TNDN, môn bài,…).
(1) Chi tiền mặt mua các yếu tố đầu vào:
Chi mua các yếu tố đầu vào như chi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, văn phòng phẩm và các chi phí khác như tiền điện, điện thoại,chi tiếp khách….
1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ :
+ Bảng kê mua hàng, giấy đề nghị mua hàng, các giấy tờ khác …
+ Phiếu chi . (Phụ lục 2.1.2 )
+ Hóa đơn GTGT(liên 2) do nhà cung cấp giao. (Phụ lục 2.1.4)
Sổ sách sử dụng :
+ Sổ chi tiết 1111,152,153,642,1331…(Phụ lục 2.5) + Sổ Cái tài khoản 111, 152,153,642,133…
+ Nhật ký chi tiền mặt. (Phụ lục 2.2.2) + Sổ quỹ tiền mặt. (Phụ lục 2.3)
2. Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 1111_ Tiền mặt Việt Nam đồng Tài khoản 152_ Nguyên vật liệu
Tài khoản 153_Công cụ, dụng cụ
Tài khoản 642_ Chi phí quản lý kinh doanh Tài khoản 133_Thuế GTGT được khấu trừ;…
Lưu đồ 3 : Lưu đồ chi tiền mặt mua các yếu tố đầu vào.
Giải thích:
Bộ phận sử dụng khi có yêu cầu mua các yếu tố đầu vào (vật tư,công cụ,văn phòng phẩm, tiền điện, điện thoại, chi tiếp khách…) sử dụng cho bộ phận, cho hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ lập giấy đề nghị mua hàng gửi xét duyệt. Sau khi được xét duyệt,giấy đề nghị mua hàng đã duyệt giao lại cho bộ phận sử dụng tiến hành mua các yếu tố đầu vào. Bộ phận sử dụng lưu lại giấy đề nghị mua hàng; giao bảng
kê mua hàng, Hóa đơn GTGT (liên 2) do nhà cung cấp giao, các chứng từ khác nếu có giao cho kế toán thanh toán chi tiền thanh toán.
Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ gửi đến và in phiếu chi(3 liên) gửi giám đốc,kế toán trưởng xét duyệt.
Bảng kê mua hàng, Hóa đơn GTGT (liên 2) cùng Phiếu chi (liên 1) đã duyệt chuyển cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ chi tiết 111, 152,153,642…; Nhật ký chi tiền mặt. Chứng từ được kế toán thanh toán lưu tại bộ phận để kiểm tra, đối chiếu.
Đồng thời, Phiếu chi (liên 2) đã duyệt chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ.Thủ quỹ lưu phiếu chi (liên 2) tại bộ phận.
Phiếu chi (liên 3) đã chi tiền giao cho người nhận tiền. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Định khoản kế toán:
- Phiếu chi số 04, ngày 02/01/2013, Chi tiền mặt thanh toán tiền mua xi măng số tiền 2.545.455 đồng.(HĐ GTGT 000763, Thuế GTGT 10%)
Nợ TK 152(XIMANG) 2.545.455 Nợ TK 1331 254.545
Có TK 1111 2.800.000
- Phiếu chi số 18, ngày 22/01/2013, chi tiếp khách số tiền 720.909 đồng. (HĐ GTGT 0012844 ,VAT 10%)
Nợ TK 642 720.909 Nợ TK 1331 72.091
Có TK 1111 793.000
- Phiếu chi số 20, ngày 23/01/2013, chi tiền mặt mua văn phòng phẩm số tiền 1.358.450 đồng, ( HĐ GTGT 5002414, VAT 10%).
Nợ TK 642 1.358.450 Nợ TK 133 135.845
Có TK 1111 1.494.295
- Phiếu chi số 27, ngày 31/01/2013, chi tiền mặt mua phụ tùng xe số tiền 1.150.000 đồng . ( HĐ GTGT HĐ 0041757, vat 10%).
Nợ TK 153 1.150.000 Nợ TK 1331 115.000 Có TK 1111 1.150.000 ……. 5. Sơ đồ hạch toán : 111 152 SD: 5.422.036.898 SD:0 2.545.455 2.545.455 1331 SD:22.661.659 577.481 577.481 642 2.079.359 2.079.359 153 SD: 0 1.150.000 1.150.000
(2) Chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ :
+ Chứng từ đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán,Hóa đơn GTGT
+ Phiếu chi. (Phụ lục 2.1.2 )
Sổ sách sử dụng :
+ Sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết 1111,331 (Phụ lục 2.5.1; phụ lục 2.5.6) + Sổ Cái 111,331
+ Nhật ký chi tiền mặt; Sổ quỹ tiền mặt.
Tài khoản 1111_ Tiền mặt Việt Nam đồng. Tài khoản 331_ Phải trả người bán.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ :
Lưu đồ 4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp.
Giải thích:
Đến hạn thanh toán, nhà cung cấp sẽ thông báo cho công ty trả nợ. Kế toán thanh toán kiêm kế toán công nợ khi nhận được thông báo của nhà cung cấp kèm chứng từ công nợ và giấy đề nghị thanh toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu công nợ
với chứng từ công nợ và hóa đơn GTGT (liên 2) được lưu tại bộ phận. Nếu khớp đúng sẽ in phiếu chi (3 liên) để chi thanh toán.
Phiếu chi (3 liên) được chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi được ký duyệt, phiếu chi (liên 1) đã duyệt chuyển cho kế toán thanh toán; (liên 2) chuyển cho thủ quỹ và (liên 3) giao cho nhà cung cấp.
Kế toán thanh toán - công nợ khi nhận được phiếu chi (liên 1) đã duyệt làm căn cứ để ghi sổ kế toán, sổ chi tiết 1111,331, Nhật ký chi tiền mặt; sau đó kế toán lưu phiếu chi (liên 1) đã duyệt cùng chứng từ liên quan tại bộ phận làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu.
Thủ quỹ, sau khi nhận phiếu chi (liên 2) đã duyệt tiến hành chi tiền trả chô nhà cung cấp và ghi sổ quỹ, thủ quỹ lưu phiếu chi lại tại bộ phận.
Phiếu chi (liên 3) đã duyệt giao cho nhà cung cấp khi họ nhận tiền thanh toán.
Cuối kỳ, kế toán tổng hơp tổng hợp số liệu, khóa sổ in sổ Cái 111,331 và lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu, kế toán lưu sổ sách tại bộ phận để phục vụ thanh tra, kiểm tra. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4. Định khoản kế toán:
(Số liệu minh họa tháng 01 năm 2013)
- Phiếu chi số 01, ngày 02/01/2013, chi tiền mặt trả nợ tiền mua dầu cho công ty TNHH nhà nước MTV Yến Sào Khánh Hòa số tiền là 11.354.800 đồng.
Nợ TK 331(YSAO) 11.354.800
Có TK 1111 11.354.800
- Phiếu chi số 02, ngày 02/01/2013, chi tiền trả nợ tiền mua sơn, bột cho công ty TNHH TM Minh Anh, số tiền là 56.986.380 đồng.
Nợ TK 331(MINHANH) 56.986.380 Có TK 1111 56.986.380
- Phiếu chi số 03, ngày 02/01/2013, chi tiền mặt trả nợ tiền mua thanh nhôm cho DNTN Ngọc Luân, số tiền là 2.115.300 đồng.
Có TK 1111 2.115.300 ……..
5. Sơ đồ hạch toán :
Tổng chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp trong tháng 1/2013:
1111 331 SD: 5.422.036.898 SD:1.418.150.998 329.888.872 329.888.872 6. Nhận xét:
Quy trình chi tiền trả nợ nhà cung cấp ở công ty được tiến hành theo trình tự chặt chẽ, chứng từ công nợ được kiểm tra, đối chiếu trước khi lập phiếu chi. Căn cứ ghi sổ, chi tiền là phiếu chi được kiểm tra và ký duyệt đầy đủ. Ta thấy số lượng nhà cung cấp mà công ty giao dịch là khá nhiều, số lần mua hàng cũng nhiều, vì vậy cần phải theo dõi chi tiết công nợ với từng nhà cung cấp để dễ kiểm tra,thanh toán, ở đây công ty cũng đã mở chi tiết các tài khoản cho từng nhà cung cấp, điều này giúp việc theo dõi công nợ được rõ ràng và thuận tiện .
( 3) Kế toán Chi tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gửi ngân hàng: 1. Chứng từ, sổ sổ sách sử dụng: Chứng từ : + Phiếu chi + Giấy nộp tiền. (Phụ lục 2.1.3) + Giấy báo Có. (Phụ lục 2.1.5) Sổ sách sử dụng: + Sổ chi tiết 1111,1121. (Phụ lục 2.5) + Sổ Cái tài khoản 111,112
+ Nhật ký chi tiền mặt. (Phụ lục 2.2.2) + Sổ quỹ tiền mặt. (Phụ lục 2.3)
Tài khoản 1111_ Tiền mặt Việt Nam đồng.
Tài khoản 1121_ Tiền gửi ngân hàng VNĐ ngân hàng Vietcombank.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ :
Giải thích:
Kế toán thanh toán làm công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, xác định số dư tiền mặt tồn quỹ theo dự toán đã duyệt. Khi cần gửi tiền vào tài khoản ngân hàng, kế toán xin ý kiến giám đốc, kế toán trưởng, cấp trên xem xét và yêu cầu nộp tiền mặt vào tài khoản, kế toán sẽ lập phiếu chi (3 liên). Phiếu chi sau khi được giám đốc, kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt, phiếu chi ( liên 2) đã duyệt giao cho thủ quỹ làm căn cứ rút tiền mặt khỏi quỹ tiền mặt. Phiếu chi còn lại kế toán thanh toán giữ, khi nhận được giấy báo có sẽ làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Thủ quỹ, nhận phiếu chi (liên 2) đã duyệt chi tiền mặt, ghi sổ quỹ. Thủ quỹ mang tiền đến giao dịch với ngân hàng nộp tiền vào tài khoản, sau đó nhận giấy nộp