● Các trường hợp giảm tiền gửi ngân hàng chủ yếu ở công ty:
+ Trả nợ nhà cung cấp bằng chuyển khoản. + Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt. + Thanh toán phí dịch vụ bằng tiền gửi ngân hàng. + Chi trả lãi vay bằng tiền gửi ngân hàng.
(1) Kế toán chi tiền gửi ngân hàng trả nợ nhà cung cấp: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ:
+ giấy đề nghị thanh toán + Uỷ nhiệm chi. (Phụ lục 2.1.7) + giấy báo Nợ.
Sổ sách sử dụng:
+ Sổ chi tiết 1121, 331
+ Sổ Cái tài khoản 112, 331, Sổ tiền gửi ngân hàng + Nhật ký chi tiền gửi ngân hàng. (Phụ lục 2.2.4)
2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 1121_Tiền gửi ngân hàng VNĐ ngân hàng Vietcombank. Tài khoản 331_ Phải trả người bán.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Đến hạn thanh toán công nợ, nhà cung cấp gửi yêu cầu (thông báo trả tiền) và giấy đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản cho phòng kế toán. Kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu công nợ và lập Uỷ nhiệm chi (2 liên) theo mẫu của ngân hàng giao dịch để thanh toán qua ngân hàng.
Uỷ nhiệm chi (2 liên) được chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt . Sau khi ký duyệt, kế toán thanh toán mang Uỷ nhiệm chi đến ngân hàng để thực hiện giao dịch, ngân hàng sẽ giữ 1 liên và giao Uỷ nhiệm chi (liên 2) cùng giấy báo Nợ cho kế toán.
Kế toán thanh toán căn cứ Uỷ nhiệm chi (liên 2) và giấy báo Nợ tiến hành ghi sổ kế toán, sổ chi tiết 1121, 331 cho từng nhà cung cấp, sổ tiền gửi ngân hàng, nhật ký chi tiền gửi ngân hàng. Sau đó kế toán thanh toán lưu chứng từ tại bộ phận theo ngày.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp khóa sổ, in sổ cái và lên Báo cáo tài chính và báo cáo khác theo yêu cầu quản lý.
Lưu đồ 10: Lưu đồ chi tiền gửi ngân hàng trả nợ nhà cung cấp
4. Định khoản kế toán:
Trong tháng 01/2013 công ty không phát sinh nghiệp vụ chi tiền gửi ngân hàng trả nợ nhà cung cấp.
(2) Kế toán rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng: Chứng từ: + Sec rút tiền, + giấy báo Nợ. (Phụ lục 2.1.6) Sổ sách sử dụng: + Sổ chi tiết 1111, 1121. (Phụ lục 2.5) + Sổ Cái 111,112, sổ tiền gửi ngân hàng.
+ Nhật ký chi tiền gửi ngân hàng. (Phụ lục 2.2.4)
2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 1111_Tiền mặt Việt Nam đồng.
Tài khoản 1121_Tiền gửi ngân hàng VNĐ ngân hàng Vietcombank.
3.Quy trình luân chuyển chứng từ:
(Tương tự kế toán thu tiền mặt từ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt). ( Lưu đồ 1/ 60).
4. Định khoản kế toán:
- Phiếu thu số 01, ngày 02/01/2013, rút tiền gửi ngân hàng Vietcombank 70.000.000 đồng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ TK 1111 70.000.000 Có TK 1121 70.000.000
- Phiếu thu số 03, ngày 08/01/2013, rút tiền gửi ngân hàng Vietcombank số tiền 100.000.000 đồng về nhập quỹ tiền mặt. Nợ TK 1111 100.000.000 Có TK 1121 100.000.000 ……… 5. Sơ đồ hạch toán : 1121 1111 SD: 535.776.045 SD: 5.422.036.898 600.000.000 600.000.000
(3) Kế toán thanh toán phí dịch vụ bằng tiền gửi ngân hàng: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ:
+ Chứng từ giao dịch: Giấy báo Nợ.(phụ lục 2.1.6)
Sổ sách sử dụng:
+ Sổ chi tiết 1121,1331, 642…
+ Sổ Cái 112, 642,133, sổ tiền gửi ngân hàng. + Nhật ký chi tiền gửi ngân hàng.
2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 1121_Tiền gửi ngân hàng VNĐ ngân hàng Vietcombank. Tài khoản 133_Thuế GTGT được khấu trừ.
Tài khoản 642_Chi phí quản lý kinh doanh.
Lưu đồ 11: Lưu đồ luân chuyển chứng từ thanh toán phí dịch vụ bằng tiền gửi ngân hàng
Giải thích:
Kế toán khi giao dịch với ngân hàng thực hiện chuyển tiền, mở L/C…hoặc sử dụng dịch vụ do ngân hàng cung cấp sẽ phát sinh phí dịch vụ, công ty sẽ phải thanh toán một mức phí dịch vụ nhất định theo yêu cầu của ngân hàng. Công ty sẽ chuyển trả trực tiếp từ tài khoản hiện có tại ngân hàng. Sau khi giao dịch giảm sổ tiền trong tài khoản của công ty, ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ hoặc chứng từ giao dịch (liên 2) cho công ty.
Kế toán thanh toán nhận giấy báo Nợ (chứng từ giao dịch) chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, sau đó làm căn cứ để ghi sổ chi tiết 1121,1331, Sổ tiền gửi ngân hàng, nhật ký chi tiền gửi. Sau đó chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán chi phí quản lý kinh doanh, cuối kỳ khóa sổ kế toán, in sổ cái và lên báo cáo tài chính. Lưu chứng từ tại phòng kế toán để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
4. Định khoản kế toán:
- Giấy báo nợ 218834, ngày 04/01/2013, phí chuyển tiền là 20.000 đồng.(VAT 10%)
Nợ TK 642 20.000
Nợ TK 1331 2.000
Có TK 1121 22.000 ……….
- Giấy báo Nợ 228898, ngày 20/01/2013, phí dịch vụ SMS chủ động tháng 12/2012 số tiền 50.000 (VAT 10%) Nợ TK 642 50.000 Nợ TK 1331 5.000 Có TK 1121 55.000 …….. 5. Sơ đồ hạch toán : Tiền phí dịch vụ trong tháng 1/2013: 1121 642 SD: 535.776.045 324.500 324.500 133 22.000
(4) Kế toán chi trả lãi, nợ vay bằng tiền gửi ngân hàng: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ:
+ Bảng kế lãi vay ngân hàng, giấy thanh toán nợ vay + Uỷ nhiệm chi. (Phụ lục 2.1.7)
+ Giấy báo Nợ.
Sổ sách sử dụng:
+ Sổ chi tiết 1121, 635,311,341… + Sổ Cái 112, 635, 311,….
+ Sổ tiền gửi ngân hàng + Nhật ký chi tiền gửi.
2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 1121_Tiền gửi ngân hàng VNĐ ngân hàng Vietcombank. Tài khoản 635_ Chi phí tài chính.
Tài khoản 311_ Vay ngắn hạn Tài khoản 341_ Vay và nợ dài hạn.
Lưu đồ 12: Lưu đồ chi trả lãi vay, nợ vay bằng tiền gửi ngân hàng
Giải thích:
Cuối kỳ trả lãi, nợ vay, ngân hàng sẽ chuyển cho kế toán bảng kê lãi vay ngân hàng cùng giấy thông báo lãi, giấy thanh toán nợ vay. Kế toán thanh toán nhận
chứng từ và kiểm tra, sau đó lập Uỷ nhiệm chi (2 liên). Uỷ nhiệm chi được chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt.
Uỷ nhiệm chi ( 2 liên) đã duyệt sẽ giao cho kế toán thanh toán đến giao dịch với ngân hàng thanh toán lãi vay, nợ vay. Ngân hàng sẽ giữ 1 liên ủy nhiệm chi và giao ủy nhiệm chi ( liên 2) cùng giấy báo Nợ cho kế toán thanh toán mang về làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Kế toán thanh toán nhận ủy nhiệm chi (liên 2) và giấy báo nợ, ghi sổ chi tiết 1121, 311…,sổ tiền gửi ngân hàng, nhật ký chi tiền gửi. Sau đó chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán chi phí tài chính, cuối kỳ kế toán tổng hợp khóa sổ kế toán, in sổ Cái và lên báo cáo tài chính và các báo cáo khác. Chứng từ được lưu lại tại phòng kế toán làm căn cứ để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
4. Định khoản kế toán:
- Căn cứ ủy nhiệm chi ngày 03/01/2013, chi phí trả lãi vay ngắn hạn ngân hàng Vietcombank số tiền 195.147 đồng.
Nợ TK 635 195.147 Có TK 1121 195.147
- Uỷ nhiệm chi, ngày 04/01/2013, chi trả lãi vay ngắn hạn ngân hàng số tiền 1.609.826 đồng.
Nợ TK 635 1.609.826
Có TK 1121 1.609.826
- Căn cứ ủy nhiệm chi, ngày 04/01/2013, chi trả gôc vay ngắn hạn ngân hàng Vietcombank số tiền 515.144.383 đồng.
Nợ TK 311 515.144.383 Có TK 1121 515.144.383 ……….
5. Sơ đồ hạch toán : Trả gốc và lãi vay trong tháng 1/2013 1121 635 SD: 535.776.045 533.024.104 533.024.104 311 3.203.214.081 3.203.214.081
Nhận xét chung về kế toán tiền gửi ngân hàng tại công ty:
Nhìn chung, công tác tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán tiền gửi ngân được thực hiện theo trình tự hợp lý. Tuy nhiên việc ghi nhận số chứng từ của nghiệp vụ phát sinh kế toán còn chưa ghi chép cụ thể chính xác, chỉ quản lý chung, có thể gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ ghi trong sổ sách và chứng từ thực tế lưu trữ.