(1) Kế toán tăng các khoản phải thu:
1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ:
+ Hồ sơ quyết toán công trình + Hóa đơn GTGT + Các chứng từ liên quan… Sổ sách sử dụng: + Sổ chi tiết 5111,3331,131 (Phụ lục 2.5) + Sổ Cái 511,3331,131 + Sổ nhật ký chung. (Phụ lục 2.4) 2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 511_Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản 3331_ Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Lưu đồ 13: Lưu đồ luân chuyển chứng từ tăng khoản phải thu khách hàng.
Giải thích:
Khi công trình hoàn thành bàn giao thì bộ phận kế hoạch - kỹ thuật sẽ lập hồ sơ quyết toán công trình ( gồm biên bản nghiệm thu, bản dự toán,…) lập thành 2
bản gửi cho thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Sau đó giao 1 bản cho chủ đầu tư, còn 1 bản giao cho kế toán thanh toán công nợ lập hóa đơn GTGT (3 liên)
Kế toán thanh toán nhận hồ sơ quyết toán đã duyệt tiến hành lập hóa đơn GTGT (3 liên) chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyêt. Hóa đơn GTGT sau khi ký duyệt:
Hóa đơn GTGT ( Liên 1) kế toán thanh toán giữ làm căn cứ ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết 3331, nhật ký bán hàng. Sau đó kế toán thanh toán lưu hóa đơn (liên 1) tại bộ phận.
Hóa đơn GTGT(liên 2) giao cho chủ đầu tư.
Hồ sơ quyêt toán cùng Hóa đơn GTGT ( liên 3), chuyển cho kế toán tổng hợp ghi nhận doanh thu, ghi sổ kế toán 511, nhật ký chung, cuối kỳ kế toán tổng hợp khóa sổ kế toán, in sổ Cái và lên báo cáo tài chính. Kế toán lưu chúng từu tại bộ phận để kiểm tra, đối chiếu.
4. Định khoản kế toán:
- Hóa đơn GTGT 0000078, ngày 02/01/2013, Doanh thu gói xây lắp nền mặt đường, bó vỉa, hệ thống thoát nước đường Lê Đại Hành, phải thu Ban QLDA các CTXD Cam Ranh-phòng QLĐT Cam Ranh số tiền 264.831.818 đồng.( VAT 10%)
Nợ TK 131(QLDACR) 291.270.000 Có TK 5112 264.831.818
Có TK 33311 26.438.182
- Hóa đơn GTGT 0000079, ngày 02/01/2013, Doanh thu gói thầu xây lắp vỉa hè, lỗ trồng cây đường Lê Đại Hành, phải thu Ban QLDA các CTXD Cam Ranh-phòng QLĐT Cam Ranh số tiền 60.618.182 đồng.( VAT 10%)
Nợ TK 131(QLDACR) 66.680.000 Có TK 5112 60.618.182
Có TK 33311 6.061.818
- Hóa đơn GTGT 0000080, ngày 03/01/2013, Doanh thu công trình sửa chữa đường xã Diên Sơn năm 2012, phải thu Uỷ ban nhân dân xã Diên Sơn số tiền 54.898.182 đồng.(VAT 10%)
Nợ TK 131(UBNDDIENSON) 60.388.000 Có TK 5112 54.898.182 Có TK 33311 5.489.818 ………… 5.Sơ đồ hạch toán: 511 131 389.620.909 428.538.000 33311 38.917.091
(2) Kế toán giảm khoản phải thu khách hàng: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ:
+ Phiếu thu (thu bằng tiền mặt).
+ Giấy báo Có (thu bằng chuyển khoản).
Sổ sách sử dụng :
+ Sổ chi tiết 1111, 1121, 131(phụ lục 2.5) + Sổ Cái 111,112,131
+ Nhật ký thu tiền mặt, sổ quỹ (thu bằng tiền mặt).
+ Nhật ký thu tiền gửi, sổ tiền gửi ngân hàng (thu bằng chuyển khoản).
2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 131_Phải thu khách hàng. Tài khoản 1111_Tiền mặt Việt Nam đồng.
Tài khoản 1121_Tiền gửi ngân hàng VNĐ ngân hàng Vietcombank.
Lưu đồ 14: Lưu đồ luân chuyển chứng từ giảm khoản phải thu khách hàng
Giải thích:
Hằng ngày, khi khách hàng tới trả tiền bằng tiền mặt, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu công nợ và lập phiếu thu (3 liên) chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu sau khi ký duyệt, Phiếu thu ( liên 1) kế toán thanh toán giữ và ghi sổ kế toán chi tiết giảm khoản phải thu khách hàng, nhật ký thu tiền mặt, sổ chi tiết 1111, sau đó lưu chứng từ tại bộ phận.
Phiếu thu ( liên 2) giao cho khách hàng .
Phiếu thu ( liên 3), chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ thu tiền nhập vào quỹ, ghi sổ quỹ, thủ quỹ lưu chứng từ tại bộ phận.
Nếu khách hàng trả tiền bằng chuyển khoản: khi ngân hàng nhận được tiền và chuyển giấy báo Có đến phòng kế toán, sau khi được kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt thi kế toán thanh toán căn cứ giấy báo Có ghi sổ chi tiết 1121, giảm khoản phải thu, nhật ký thu tiền gửi, sổ tiền gửi ngân hàng. Kế toán lưu chứng từ tại bộ phận để kiểm tra, đối chiếu.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp khóa sổ kế toán, in sổ cái 111,112,131 và lên báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu của nhà quản lý.
4. Định khoản kế toán:
Đối với công ty, hầu hết các khoản phải thu khách hàng của công ty đều được thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
- Giấy báo Có 004325, ngày 21/01/2013,ủy ban nhân dân xã Vạn Bình chuyển trả tiền qua Kho bạc nhà nước Vạn Ninh số tiền 119.865.995 đồng.
Nợ TK 1121 119.865.995
Có TK 131(UBNDVANBINH) 119.865.995
- Giấy báo Có 004420, ngày 28/01/2013, Ban quản lý công trình xây dựng nông thôn mới xã Diên An chuyển trả tiền nâng cấp đường từ nhà ông Tỳ Phú Ân số tiền 488.000.000 đồng.
Nợ TK 1121 488.000.000
Có TK 131( BQLDIENAN) 488.000.000
- Giấy báo Có ngày 29/01/2013, trường mầm non Diên Tân chuyển trả tiền hạng mục xây mới phòng đa chức năng số tiền 160.000.000 đồng.
Nợ TK 1121 160.000.000
Có TK 131(MAMNONDIENTAN) 160.000.000 ………….
5. Sơ đồ hạch toán:
131 1121
SD: 535.776.045 3.308.506.995 3.308.506.995
Nhận xét về kế toán khoản phải thu khách hàng ở công ty:
Các khoản phải thu khách hàng ở công ty thường có giá trị lớn, vì vậy công ty cần có biện pháp thu hồi khoản phải thu để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn gây ảnh hưởng đến hoạt động của công ty vì công ty là một doanh nghiệp nhỏ. Kế toán đã mở tài khoản theo dõi chi tiết khoản phải thu đối với từng khách hàng, điều này giúp dễ dàng theo dõi khách hàng nào còn phải thu bao nhiêu và có đang chiếm dụng vốn lớn của công ty hay không để có biện pháp thu hồi nợ thích hợp.
2.4.2. Kế toán tiền vay:
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh , doanh nghiệp có thể vay. Doanh nghiệp có thể vay ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng…hoặc các tổ chức cá nhân khác.
Đối với công ty chủ yếu là vay ngắn hạn hoặc dài hạn ngân hàng Vietcombank.
1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ sử dụng:
+ Giấy nhận nợ…
+ Giấy lĩnh tiền mặt, Uỷ nhiệm chi + Giấy báo Nợ, Phiếu thu..
Sổ sách sử dụng:
+ Sổ chi tiết 311,341, 1111, 331.. + Sổ Cái 311, 341,111 ,331.. + Nhật ký thu tiền mặt,…
2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 341_Vay và nợ dài hạn
Tài khoản 1111_Tiền mặt Việt Nam đồng. Tài khoản 331_Phải trả người bán
Giải thích:
Đầu năm, kế toán thanh toán làm việc với ngân hàng để lên kế hoạch vốn lưu động giải quyết cho hạn mức trong năm. Khi doanh nghiệp có nhu cầu vốn vay, Căn cứ vào giấy đề nghị vay tạm ứng của công trình và các nhu cầu vốn khác gửi đến, kế toán thanh toán lập Giấy nhận nợ (trong đó ghi rõ tên đơn vị, hạn mức tín dụng, số tiền nhận nợ, mục đích sử dụng tiền vay, lãi suất tín dụng), giấy lĩnh tiền mặt (nếu rút tiền vay nhập quỹ tiền mặt) hoặc Uỷ nhiệm chi (nếu vay ngắn hạn để chuyển trả nợ nhà cung cấp) chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng xem xét, ký duyệt.
Giâý lĩnh tiền đã duyệt cùng với giấy nhận nợ đã duyệt chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ gửi đến mang đến ngân hàng để rút tiền theo số tiền cần nhận ghi trên giấy lĩnh tiền mặt. Nếu vay ngắn hạn chuyển trả nhà cung cấp thì kế toán thanh toán mang ủy nhiệm chi đã duyệt đến giao dịch với ngân hàng và nhận 1 liên ủy nhiệm chi cùng giấy báo Nợ làm căn cứ ghi sổ.
Sau khi tiền về giao chứng từ đã ký xác nhận cho kế toán thanh toán lập phiếu thu. Kế toán thanh toán lập Phiếu thu(3 liên) chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu đã duyệt, liên 1 giao cho kế toán thanh toán, liên 2 giao cho thủ quỹ nộp tiền vào quỹ và ghi sổ quỹ, sau đó lưu chứng từ tại bộ phận, liên 3 giao cho ngân hàng.
Kế toán thanh toán nhận phiếu thu (liên 1) hoặc Uỷ nhiệm chi , giấy báo Nợ, làm căn cứ ghi sổ chi tiết tiền vay,sổ chi tiết 111, Nhật ký thu tiền mặt hoặc giảm khoản phải trả người bán. Định kỳ lập bảng kê tiền vay gửi cho kế toán trưởng xét duyệt. Phiếu thu(liên 1), Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ cùng chứng từ liên quan kế toán thanh toán lưu tại phòng kế toán để kiểm tra, đối chiếu.
4. Định khoản kế toán:
- Căn cứ Uỷ nhiệm chi ngày 04/01/2013, Vay ngắn hạn ngân hàng chuyển trả tiền hàng cho công ty cổ phần vật tư thiết bị và xây dựng giao thông Khánh Hòa số tiền 82.340.000 đồng.
Nợ TK 331(GTKHANHHOA) 82.340.000 Có TK 311 82.340.000
- Phiếu thu số 02, ngày 07/01/2013, rút tiền vay ngắn hạn nhập quỹ tiền mặt chi lương giao khoán trường Diên Tân, số tiền 542.700.000 đồng.
Nợ TK 1111 542.700.000 Có TK 311 542.700.000 …………. 5. Sơ đồ chữ T: Tổng vay ngắn hạn trong tháng 1/2013 311 1111 SD: 9.015.810.985 SD: 5.422.036.898 1.321.800 1.321.800 331 1.482.220.401 1.482.220.401 6. Nhận xét:
Công ty đã thực hiện vay và trả nợ vay theo đúng thời hạn, đầy đủ chứng từ theo quy định . Hoạt động vay ngân hàng chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng nợ phải trả của công ty, chủ yếu là vay ngắn hạn ngân hàng Vietcombank chuyển trả tiền hàng cho nhà cung cấp,và chi lương giao khoán công trình.