Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ tổ chức nhân sự ở phòng kế toán.
( Nguồn: phòng tổ chức)
Ghi chú: Quan hệ chức năng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
● Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên:
Kế toán trưởng:
- Kế toán trưởng tại công ty là người trực tiếp quản lý, chỉ đạo, tổ chức, phổ biến hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ kế toán theo quy định của pháp luật, làm tham mưu cho giám đốc trong mọi hoạt động tài chính kế toán.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về hoạt động tài chính. Tổ chức phân công công tác kế toán phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Kiểm tra và duyệt báo cáo tài chính. Có quyền yêu cầu các phòng trong công ty cung cấp các tài liệu cần thiết nhằm phục vụ công tác tài chính của công ty.
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Kế toán thanh toán kiêm: Kế toán công nợ. Kế toán thuế. Kế toán tổng hợp kiêm: Kế toán tài sản cố định. Kế toán tiền Thủ quỹ
Kế toán thanh toán kiêm kế toán công nợ, thuế và vật tư:
- Kế toán thanh toán có nhiệm vụ quản lý, theo dõi và cập nhật sổ sách, hạch toán thu, chi tiền mặt cũng như tiền gởi ngân hàng. Thực hiện việc đối chiếu quỹ ngân hàng, đối chiếu số dư giữa sổ phụ ngân hàng với sổ kế toán, báo cáo kịp thời số tiền vay đến hạn thanh toán. Đồng thời kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ lập kế hoạch tiền mặt, tiền vay vốn ngân hàng theo từng kỳ và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán trước khi trình duyệt thanh toán.
- Bên cạnh công tác kế toán thanh toán, kế toán viên còn có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình công nợ với khách hàng cũng như tình hình xuất nhập vật tư hàng ngày. Kế toán có trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu, phải trả và phối hợp với thủ kho để có kế hoạch bảo quản sử dụng vật tư cho các đội công trình một cách hiệu quả. Ngoài ra kế toán còn phải theo dõi và tính đủ thuế đầu vào, đầu ra và lập báo cáo hàng tháng cho chi cục thuế.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định và tiền lương:
Ngoài kế toán thanh toán kiêm nhiệm các chức năng trên, bộ máy kế toán tại công ty còn có một kế toán viên chuyên trách về kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định và tiền lương. Chức năng nhiệm vụ cụ thể:
- Kiểm tra chứng từ và cập nhật vào sổ sách có liên quan cùng Nhật ký chung, lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ.
- Cung cấp các số liệu để phòng kế hoạch kỹ thuật tiến hành xây dựng giá thành. Hướng dẫn, đôn đốc các đội, phòng ban ghi chép chính xác các chứng từ ban đầu để phục vụ cho việc xác định các chi phí và tính giá thành được chính xác và có lợi nhất.
- Tập hợp các bảng chấm công tại các đội và tiến hành lập các bảng thanh toán lương.
- Theo dõi, phản ánh chính xác kịp thời tình hình tài sản cố định hiện có tại công ty, tính toán và phân bổ khấu hao tài sản cố định hợp lý. Tham gia giám sát quản lý chi phí sửa chữa tài sản cố định, kịp thời đề xuất các tài sản bị hư hỏng.
Thủ quỹ:
Có trách nhiệm thu chi, cất giữ các khoản tiền mặt, liên hệ trực tiếp với ngân hàng để rút hoặc gửi tiền mặt, đồng thời cập nhật sồ sách, đối chiếu quỹ hàng ngày và báo cáo quỹ theo quy định, chịu trách nhiệm về việc thất thoát tiền trước Giám đốc và kế toán trưởng.