● Các trường hợp giảm tiền mặt chủ yếu ở công ty: + Chi tiền mặt mua các yếu tố đầu vào.
+ Chi tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gửi ngân hàng. + Chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp.
+ Chi nộp thuế ( thuế TNDN, môn bài,…).
(1) Chi tiền mặt mua các yếu tố đầu vào:
Chi mua các yếu tố đầu vào như chi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, văn phòng phẩm và các chi phí khác như tiền điện, điện thoại,chi tiếp khách….
1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ :
+ Bảng kê mua hàng, giấy đề nghị mua hàng, các giấy tờ khác …
+ Phiếu chi . (Phụ lục 2.1.2 )
+ Hóa đơn GTGT(liên 2) do nhà cung cấp giao. (Phụ lục 2.1.4)
Sổ sách sử dụng :
+ Sổ chi tiết 1111,152,153,642,1331…(Phụ lục 2.5) + Sổ Cái tài khoản 111, 152,153,642,133…
+ Nhật ký chi tiền mặt. (Phụ lục 2.2.2) + Sổ quỹ tiền mặt. (Phụ lục 2.3)
2. Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 1111_ Tiền mặt Việt Nam đồng Tài khoản 152_ Nguyên vật liệu
Tài khoản 153_Công cụ, dụng cụ
Tài khoản 642_ Chi phí quản lý kinh doanh Tài khoản 133_Thuế GTGT được khấu trừ;…
Lưu đồ 3 : Lưu đồ chi tiền mặt mua các yếu tố đầu vào.
Giải thích:
Bộ phận sử dụng khi có yêu cầu mua các yếu tố đầu vào (vật tư,công cụ,văn phòng phẩm, tiền điện, điện thoại, chi tiếp khách…) sử dụng cho bộ phận, cho hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ lập giấy đề nghị mua hàng gửi xét duyệt. Sau khi được xét duyệt,giấy đề nghị mua hàng đã duyệt giao lại cho bộ phận sử dụng tiến hành mua các yếu tố đầu vào. Bộ phận sử dụng lưu lại giấy đề nghị mua hàng; giao bảng
kê mua hàng, Hóa đơn GTGT (liên 2) do nhà cung cấp giao, các chứng từ khác nếu có giao cho kế toán thanh toán chi tiền thanh toán.
Kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ gửi đến và in phiếu chi(3 liên) gửi giám đốc,kế toán trưởng xét duyệt.
Bảng kê mua hàng, Hóa đơn GTGT (liên 2) cùng Phiếu chi (liên 1) đã duyệt chuyển cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ chi tiết 111, 152,153,642…; Nhật ký chi tiền mặt. Chứng từ được kế toán thanh toán lưu tại bộ phận để kiểm tra, đối chiếu.
Đồng thời, Phiếu chi (liên 2) đã duyệt chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi sổ quỹ.Thủ quỹ lưu phiếu chi (liên 2) tại bộ phận.
Phiếu chi (liên 3) đã chi tiền giao cho người nhận tiền.
4. Định khoản kế toán:
- Phiếu chi số 04, ngày 02/01/2013, Chi tiền mặt thanh toán tiền mua xi măng số tiền 2.545.455 đồng.(HĐ GTGT 000763, Thuế GTGT 10%)
Nợ TK 152(XIMANG) 2.545.455 Nợ TK 1331 254.545
Có TK 1111 2.800.000
- Phiếu chi số 18, ngày 22/01/2013, chi tiếp khách số tiền 720.909 đồng. (HĐ GTGT 0012844 ,VAT 10%)
Nợ TK 642 720.909 Nợ TK 1331 72.091
Có TK 1111 793.000
- Phiếu chi số 20, ngày 23/01/2013, chi tiền mặt mua văn phòng phẩm số tiền 1.358.450 đồng, ( HĐ GTGT 5002414, VAT 10%).
Nợ TK 642 1.358.450 Nợ TK 133 135.845
Có TK 1111 1.494.295
- Phiếu chi số 27, ngày 31/01/2013, chi tiền mặt mua phụ tùng xe số tiền 1.150.000 đồng . ( HĐ GTGT HĐ 0041757, vat 10%).
Nợ TK 153 1.150.000 Nợ TK 1331 115.000 Có TK 1111 1.150.000 ……. 5. Sơ đồ hạch toán : 111 152 SD: 5.422.036.898 SD:0 2.545.455 2.545.455 1331 SD:22.661.659 577.481 577.481 642 2.079.359 2.079.359 153 SD: 0 1.150.000 1.150.000
(2) Chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp: 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ :
+ Chứng từ đối chiếu công nợ, giấy đề nghị thanh toán,Hóa đơn GTGT
+ Phiếu chi. (Phụ lục 2.1.2 )
Sổ sách sử dụng :
+ Sổ chi tiết công nợ, sổ chi tiết 1111,331 (Phụ lục 2.5.1; phụ lục 2.5.6) + Sổ Cái 111,331
+ Nhật ký chi tiền mặt; Sổ quỹ tiền mặt.
Tài khoản 1111_ Tiền mặt Việt Nam đồng. Tài khoản 331_ Phải trả người bán.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ :
Lưu đồ 4: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp.
Giải thích:
Đến hạn thanh toán, nhà cung cấp sẽ thông báo cho công ty trả nợ. Kế toán thanh toán kiêm kế toán công nợ khi nhận được thông báo của nhà cung cấp kèm chứng từ công nợ và giấy đề nghị thanh toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu công nợ
với chứng từ công nợ và hóa đơn GTGT (liên 2) được lưu tại bộ phận. Nếu khớp đúng sẽ in phiếu chi (3 liên) để chi thanh toán.
Phiếu chi (3 liên) được chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Sau khi được ký duyệt, phiếu chi (liên 1) đã duyệt chuyển cho kế toán thanh toán; (liên 2) chuyển cho thủ quỹ và (liên 3) giao cho nhà cung cấp.
Kế toán thanh toán - công nợ khi nhận được phiếu chi (liên 1) đã duyệt làm căn cứ để ghi sổ kế toán, sổ chi tiết 1111,331, Nhật ký chi tiền mặt; sau đó kế toán lưu phiếu chi (liên 1) đã duyệt cùng chứng từ liên quan tại bộ phận làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu.
Thủ quỹ, sau khi nhận phiếu chi (liên 2) đã duyệt tiến hành chi tiền trả chô nhà cung cấp và ghi sổ quỹ, thủ quỹ lưu phiếu chi lại tại bộ phận.
Phiếu chi (liên 3) đã duyệt giao cho nhà cung cấp khi họ nhận tiền thanh toán.
Cuối kỳ, kế toán tổng hơp tổng hợp số liệu, khóa sổ in sổ Cái 111,331 và lập báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu, kế toán lưu sổ sách tại bộ phận để phục vụ thanh tra, kiểm tra.
4. Định khoản kế toán:
(Số liệu minh họa tháng 01 năm 2013)
- Phiếu chi số 01, ngày 02/01/2013, chi tiền mặt trả nợ tiền mua dầu cho công ty TNHH nhà nước MTV Yến Sào Khánh Hòa số tiền là 11.354.800 đồng.
Nợ TK 331(YSAO) 11.354.800
Có TK 1111 11.354.800
- Phiếu chi số 02, ngày 02/01/2013, chi tiền trả nợ tiền mua sơn, bột cho công ty TNHH TM Minh Anh, số tiền là 56.986.380 đồng.
Nợ TK 331(MINHANH) 56.986.380 Có TK 1111 56.986.380
- Phiếu chi số 03, ngày 02/01/2013, chi tiền mặt trả nợ tiền mua thanh nhôm cho DNTN Ngọc Luân, số tiền là 2.115.300 đồng.
Có TK 1111 2.115.300 ……..
5. Sơ đồ hạch toán :
Tổng chi tiền mặt trả nợ nhà cung cấp trong tháng 1/2013:
1111 331 SD: 5.422.036.898 SD:1.418.150.998 329.888.872 329.888.872 6. Nhận xét:
Quy trình chi tiền trả nợ nhà cung cấp ở công ty được tiến hành theo trình tự chặt chẽ, chứng từ công nợ được kiểm tra, đối chiếu trước khi lập phiếu chi. Căn cứ ghi sổ, chi tiền là phiếu chi được kiểm tra và ký duyệt đầy đủ. Ta thấy số lượng nhà cung cấp mà công ty giao dịch là khá nhiều, số lần mua hàng cũng nhiều, vì vậy cần phải theo dõi chi tiết công nợ với từng nhà cung cấp để dễ kiểm tra,thanh toán, ở đây công ty cũng đã mở chi tiết các tài khoản cho từng nhà cung cấp, điều này giúp việc theo dõi công nợ được rõ ràng và thuận tiện .
( 3) Kế toán Chi tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gửi ngân hàng: 1. Chứng từ, sổ sổ sách sử dụng: Chứng từ : + Phiếu chi + Giấy nộp tiền. (Phụ lục 2.1.3) + Giấy báo Có. (Phụ lục 2.1.5) Sổ sách sử dụng: + Sổ chi tiết 1111,1121. (Phụ lục 2.5) + Sổ Cái tài khoản 111,112
+ Nhật ký chi tiền mặt. (Phụ lục 2.2.2) + Sổ quỹ tiền mặt. (Phụ lục 2.3)
Tài khoản 1111_ Tiền mặt Việt Nam đồng.
Tài khoản 1121_ Tiền gửi ngân hàng VNĐ ngân hàng Vietcombank.
3. Quy trình luân chuyển chứng từ :
Giải thích:
Kế toán thanh toán làm công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, xác định số dư tiền mặt tồn quỹ theo dự toán đã duyệt. Khi cần gửi tiền vào tài khoản ngân hàng, kế toán xin ý kiến giám đốc, kế toán trưởng, cấp trên xem xét và yêu cầu nộp tiền mặt vào tài khoản, kế toán sẽ lập phiếu chi (3 liên). Phiếu chi sau khi được giám đốc, kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt, phiếu chi ( liên 2) đã duyệt giao cho thủ quỹ làm căn cứ rút tiền mặt khỏi quỹ tiền mặt. Phiếu chi còn lại kế toán thanh toán giữ, khi nhận được giấy báo có sẽ làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Thủ quỹ, nhận phiếu chi (liên 2) đã duyệt chi tiền mặt, ghi sổ quỹ. Thủ quỹ mang tiền đến giao dịch với ngân hàng nộp tiền vào tài khoản, sau đó nhận giấy nộp tiền mặt( liên 2) do ngân hàng giao, giấy báo có mang về chuyển cho kế toán thanh toán ghi sổ kế toán.Thủ quỹ lưu phiếu chi tại bộ phận.
Kế toán thanh toán căn cứ vào liên phiếu chi còn lại, giấy nộp tiền (liên 2), giấy báo Có do ngân hàng gửi về tiến hành ghi sổ kế toán, ghi sổ chi tiết 1111,1121, Nhật ký chi tiền mặt, nhật ký thu tiền gửi ngân hàng.Kế toán thanh toán lưu toàn bộ chứng từ tại bộ phận để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu.
4. Định khoản kế toán :
- Phiếu chi số 13, ngày 07/01/2013, chi tiền mặt nộp vào tài khoản tiền gửi ngân hàng số tiền 400.000.000 đồng.
Nợ TK 1121 400.000.000 Có TK 1111 400.000.000
Trong tháng 01/2013, công ty chỉ phát sinh 1 nghiệp vụ nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng.
5. Sơ đồ hạch toán :
1111 1121
SD: 5.422.036.898 SD: 535.776.045 400.000.000 400.000.000
(4) Kế toán chi tiền mặt trả lương cho nhân viên : 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng :
Chứng từ sử dụng :
+ Phiếu chi. (Phụ lục 2.1.2)
+ Bảng chấm công, bảng thanh toán lương và BHXH
Sổ sách sử dụng :
+ Sổ chi tiết 1111, 334, 3383, (Phụ lục 2.5) + Sổ Cái tài khoản 1111, 334,338
+ Sổ quỹ tiền mặt; Nhật ký chi tiền mặt.
2. Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 1111_ Tiền mặt Việt Nam đồng. Tài khoản 334_ Phải trả người lao động. Tài khoản 3383_ Phải trả BHXH
Tài khoản 3384_Phải trả BHYT.
Lưu đồ 6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt trả lương
KẾ TOÁN CHI TIỀN MẶT TRẢ LƯƠNG CHO CÔNG NHÂN VIÊN KÊ TOÁN TỔNG HỢP KIÊM KẾ TOÁN
LƯƠNG GIÁM ĐỐC, KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN Bắt đầu Lập bảng thanh toán tiền lương và BHXH Bảng thanh toán tiền thuê
ngoài
Bảng thanh toán tiền lương
và BHXH
Xét duyệt Bảng thanh toán
tiền thuê ngoàiBảng thanh toán tiền lương và BHXH đã duyệt 1 1 Ghi sổ ,Lập phiếu chi Bảng thanh toán tiền thuê
ngoài
Bảng thanh toán tiền lương và BHXH đã duyệtLiên 3
Phiếu chiLiên 2 Phiếu chiLiên 1
Phiếu chi Ký duyệt Liên 3 Phiếu chi đã duyệt Liên 2 Phiếu chi đã
duyệtPhiếu chi đã Liên 1 duyệt Cập nhật sổ sách,khóa sổ cuối kỳ,lập BCTC SCT334 Liên 3 Phiếu chi đã duyệt
D Liên 1 Phiếu chi đã duyệt Chi tiền lương,ghi sổ quỹ 2 2 Bảng thanh toán tiền thuê
ngoài Bảng thanh toán tiền lương
và BHXH đã duyệt
Sổ quỹ
KTTT
Bảng thanh toán tiền thuê
ngoàiBảng thanh toán tiền lương
đã duyệt
D
Bảng thanh toán tiền thuê
ngoài Bảng thanh toán tiền lương
đã duyệt Phản ánh sổ kế toán SCT 111 SCT 334, 154Nhật ký chung Liên 2 Phiếu chi đã duyệt Bảng thanh toán tiền thuê ngoàiBảng thanh
toán tiền lương đã duyệtLiên 2 Phiếu chi đã duyệt D SC 334,111... BCTC NKCTM Liên 1 Phiếu chi đã duyệt Giải thích:
Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ, bảng chấm công của bộ phận chấm công gửi đến, kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền lương tiến hành lập bảng thanh toán tiền thuê ngoài, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) gửi cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt.
Kế toán tiền lương căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và BHXH đã duyệt ghi sổ kế toán liên quan ( sổ kế toán 334, nhật ký chung,338,154) và lập phiếu chi (3 liên ) chuyển cấp trên ký duyệt. Phiếu chi sau khi được ký duyệt:
Phiếu chi ( liên 1) đã duyệt cùng bảng thanh toán tiền lương và BHXH chuyển cho thủ quỹ chi trả lương và ghi sổ quỹ .Thủ quỹ chuyển bảng thanh toán tiền lương, tiền thuê ngoài cho kế toán thanh toán và lưu phiếu chi (liên 1) tại bộ phận.
Phiếu chi (liên 2) đã duyệt cùng bảng thanh toán tiền lương và BHXH chuyển cho kế toán thanh toán ghi sổ kế toán 334,1111, nhật ký chi tiền mặt. Sau đó kế toán lưu chứng từ tại bộ phận.
Phiếu chi (liên 3) đã duyệt chuyển cho kế toán tổng hợp ghi sổ kế toán 334,338.., cuối kỳ khóa sổ kế toán, in sổ Cái va lên báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu. Kế toán lưu phiếu chi tại bộ phận để kiểm tra, đối chiếu.
4. Đinh khoản kế toán:
- Phiếu chi số 28, ngày 31/01/2013, chi tiền trả lương công nhân viên tháng 01/2013, số tiền 45.505.600 đồng.
Nợ TK 334 44.505.600 Có TK 1111 44.505.600
- Phiếu chi số 06, ngày 03/01/2013, chi nộp BHXH, BHYT tháng 12/2012 số tiền 4.316.000 đồng.
Nợ TK 3383 4.316.000 Có TK 1111 4.316.000
5. Sơ đồ hạch toán : 1111 334 SD: 5.422.036.898 44.505.600 44.505.600 338 4.316.000 4.316.000
(5) Kế toán chi tiền mặt nộp thuế ( thuế TNDN, môn bài,…): 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
Chứng từ sử dụng:
+ Tờ khai thuế TNDN và các thông báo nộp thuế khác… + Phiếu chi. (Phụ lục 2.1.2)
Sổ sách sử dụng:
+ Sổ chi tiết 1111, 3334, …(Phụ luc 2.5) + Sổ Cái 111, 333
+ Sổ quỹ tiền mặt. (Phụ lục 2.3) + Nhật ký chi tiền mặt.(Phụ lục 2.2.2)
2. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 1111_ Tiền mặt Việt Nam đồng
Tài khoản 333_Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
Lưu đồ 7: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi tiền mặt nộp thuế
Giải thích:
Kế toán thanh toán kiêm kế toán thuế, khi nhận được thông báo nộp các khoản thuế phải nộp của cơ quan thuế, hoặc căn cứ vào tờ khai quyết toán thuế đã đã được duyệt tiến hành thanh toán cho cơ quan thuế. Kế toán thanh toán lập phiếu chi (3 liên) chuyển cùng tờ khai quyêt toán thuế và thông báo cho giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt số phải nộp cho cơ quan thuế.
Sau khi được xét duyệt, phiếu chi (liên 1) chuyển cho thủ quỹ chi tiền mặt , thủ quỹ nhận phiếu chi và chi tiền, ghi sổ quỹ và lưu phiếu chi tại bộ phận.
Phiếu chi 2 liên còn lại cùng chứng từ (tờ khai quyêt toán thuế (2 tờ), thông báo nộp thuế…) chuyển cho kế toán thanh toán _kế toán thuế đi nộp thuế. Kế toán nộp thuế cho cơ quan thuế, đồng thời ghi sổ chi tiết 1111, 3334,3338…,nhật ký chi tiền mặt. Cơ quan thuế giữ 1 tờ khai quyêt toán thuế , tờ khai quyết toán thuế 2 và phiếu chi đã chi kế toán lưu tại bộ phận.
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp khóa sổ kế toán, in sổ Cái 111,333, lên báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu của cấp trên.
4. Định khoản kế toán:
- Phiếu chi số 22, ngày 25/01/2013, chi tiền mặt nộp thuế TNDN số tiền là 4.729.087 đồng.
Nợ TK 3334 4.729.087
Có TK 1111 4.729.087
- Phiếu chi số 23, ngày 25/01/2013, chi tiền nộp thuế môn bài năm 2013 số tiền là 3.000.000 đồng. Nợ TK 3338 3.000.000 Có TK 1111 3.000.000 5. Sơ đồ hạch toán : 1111 333(4,8…) SD: 5.422.036.898 SD: 32.948.179 4.729.087 4.729.087 3.000.000 3.000.000