2.1.2.1. Chức năng :
Công ty TNHH Khánh Ninh được thành lập, tổ chức với chức năng:
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi; công trình điện.
- Lắp đặt hệ thống cấp thoát nước, hệ thống xử lý nước thải. - San lấp mặt bằng.
- Khai thác đất, cát.
2.1.2.2. Nhiệm vụ:
- Tạo công ăn việc làm thường xuyên cho công nhân viên.
- Xây dựng các kế hoạch tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Đầu tư, đổi mới trang thiết bị; đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tay nghề cho công nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước, giao nộp ngân sách đúng thời hạn.
- Đảm bảo sản xuất đi đôi với bảo vệ môi trường.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty :
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được xây dựng theo cơ cấu chức năng. Cơ cấu chức năng giúp công ty nâng cao hiệu quả công việc, phát huy lợi thế về chuyên môn hóa trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp đơn giản hóa việc đào tạo huấn huyện nhân viên cũng như dễ dàng trong việc hoạch định, tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược với cơ cấu này.
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty (Nguồn: phòng tổ chức)
Bộ phận tổ chức hành chính Bộ phận vật tư thiết bị Bộ phận kế hoạch kỹ thuật Bộ phận kế toán tài chính Đội công trình Đội xe BAN GIÁM ĐỐC
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: ● Ban giám đốc:
Ban giám đốc bao gồm một giám đốc và một phó giám đốc.
Giám đốc: là người đại diện pháp luật của công ty, có thẩm quyền cao nhất trong công ty. Chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý mọi hoạt động của công ty theo kế hoạch, chính sách pháp luật của Nhà nước.
Phó giám đốc: là người trợ giúp cho Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác an toàn lao động, chịu trách nhiệm điều hành về mặt kỹ thuật các công trình. Đồng thời phó giám đốc là người làm việc theo sự phân công và ủy quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về mọi nhiệm vụ được phân công và ủy quyền, chỉ đạo khi Giám đốc đi vắng.
● Bộ phận tổ chức hành chính:
Là bộ phận tham mưu cho Giám đốc về năng lực, khả năng công tác của người mới tuyển dụng để bố trí sắp xếp vị trí hợp lý, tăng cường sức mạnh hoạt động của các tổ đội sản xuất kinh doanh.
Tổ chức tuyển chọn, đào tạo, huấn luyện và quản lý nhân sự toàn công ty; xây dựng các chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt, thay đổi nhân sự ở các bộ phận phòng ban.
Đồng thời bộ phận có nhiệm vụ chấm công mỗi lao động cho công ty và tiến hành chi trả lương theo quy định hiện hành.
Mặt khác bộ phận còn chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn lập hồ sơ và các hợp đồng lao động theo quy định của Bộ lao động thương binh xã hội, lãnh đạo công tác bảo vệ trật tự an ninh xã hội tại công ty.
● Bộ phận vật tư thiết bị:
Bộ phận này có nhiệm vụ mua và cung cấp các loại vật tư thiết bị theo yêu cầu sử dụng của các phòng ban, các đội công trình thuộc công ty nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc theo dõi, kiểm tra và giám sát việc sử dụng vật tư, thiết bị trong toàn công ty.
Tham gia đề xuất các phương án sử dụng vật tư, xe máy thiết bị sao cho có hiệu quả và tiết kiệm nhất.
● Bộ phận kế hoạch kỹ thuật:
Bộ phận kế hoạch kỹ thuật là đơn vị trợ giúp cho Giám đốc trong lĩnh vực nghiên cứu ứng dụng công nghệ, nghiên cứu thiết kế sản phẩm và quản lý chất lượng sản phẩm.
Bộ phận có nhiệm vụ quản lý công tác đấu thầu; theo dõi, kiểm tra và giám sát kỹ thuật toàn bộ các công trình mà công ty đang thực hiện, lập kế hoạch sản xuất, tính toán và kiểm tra đơn giá, theo dõi các đội thi công, báo cáo sản lượng đạt được và các số liệu sản xuất kinh doanh cho Giám đốc.
Tham gia đề xuất các phương án thi công, các biện pháp kỹ thuật xử lý công trình khi có sự cố. Hướng dẫn, hỗ trợ các nhân viên kỹ thuật của đội về công tác kỹ thuật.
● Bộ phận kế toán, tài chính:
Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty đồng thời theo dõi và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính tháng, quý, năm. Tổng hợp báo cáo quyết toán tài chính năm.
Xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch vay vốn, thay mặt giám đốc giám định với ngân hàng, cục thuế về mặt tài chính, chỉ đạo thực hiện các kế hoạch đã được phê duyệt.
Thu nhập, xử lý thông tin phục vụ quá trình quản lý kinh tế trong nền kinh tế thị trường nhằm giúp chủ doanh nghiệp điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị đạt hiệu quả cao.
Lập kế hoạch và kiểm tra, giám sát việc sử dụng các quỹ.
Lưu trữ các loại chứng từ, sổ sách kế toán và chịu trách nhiệm về công tác tài chính kế toán của công ty theo đúng quy định Nhà nước.
2.1.4. Tổ chức sản xuất:
Sơ đồ 2.2 : Sơ đồ tổ chức sản xuất của công ty
(Nguồn: phòng tổ chức )
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: ● Các đội công trình:
Đứng đầu mỗi đội công trình là chỉ huy trưởng trực tiếp điều hành chỉ đạo, giám sát việc thi công cụ thể của từng công nhân tại đơn vị nơi mình quản lý.
Trên cơ sở nhiệm vụ công ty giao, các chỉ huy trưởng chủ động tổ chức tiến hành thực hiện theo kế hoạch, đồng thời có quyền đề xuất yêu cầu lên Ban giám đốc, bộ phận hỗ trợ để thực hiện nhiệm vụ được giao có hiệu quả cao nhất.
Các đội công trình nhận và nghiên cứu hồ sơ dự toán, thiết kế, bảo vệ thi công qua đó lập phương án thi công. Mặt khác, các đội có nhiệm vụ nghiên cứu, tổ chức việc tập kết và bố trí sử dụng vật tư theo từng phần của công trình.
Khi công trình gần hoàn thành, đội công trình phải tập hợp các hồ sơ, biên bản nghiệm thu, nhật ký công trình, hồ sơ dự toán bản vẽ thiết kế thi công để báo cáo lên cấp trên, cũng như tham gia thanh quyết toán khối lượng công trình hoàn thành, đề xuất việc thanh toán công nợ với công ty ...
● Đội xe:
Người phụ trách sẽ trực tiếp quản lý, điều hành các đội xe tham gia phục vụ quá trình hoạt động của các bộ phận trong công ty.
Đội công trình Đội xe
Các tổ thuộc đội
Người phụ trách đội xe chịu sự phân công tổ chức quản lý của công ty, nắm chắc hoạt động của hệ thống xe của công ty trên địa bàn, có kế hoạch điều phối, sử dụng hợp lý, chịu trách nhiệm quản lý tài sản mà công ty giao.
●Quy trình tổ chức sản xuất:
Quy trình tổ chức sản xuất của công ty được thực hiện qua các giai đoạn sau:
Sơ đồ 2.3 : Quy trình tổ chức sản xuất
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
- Hoạt động tìm kiếm và ký kết hợp đồng được xây dựng:
Đây là một trong những hoạt động chủ yếu có vai trò quan trọng của công ty trên thị trường xây dựng. Nếu hoạt động này đạt kết quả tốt nghĩa là công ty ký được nhiều hợp đồng xây dựng thì các hoạt động khác của công ty mới có điều kiện thực hiện.
Hiện nay công ty có thể ký hợp đồng xây dựng với các chủ đầu tư trong trường hợp:
+ Công ty thắng trong đấu thầu xây dựng.
+ Công ty được chủ đầu tư lựa chọn để giao thầu trực tiếp.
Sau khi thắng thầu hoặc được chủ đầu tư chọn, công ty tiến hành ký kết hợp đồng và nhận công trình chuẩn bị khởi công. Trước khi thi công, công ty tính toán chi phí cụ thể để giao khoán công trình cho các đội thi công. Hồ sơ kỹ thuật gồm:
+ Dự toán thiết kế do bên chủ đầu tư lập .
Tìm kiếm và ký kết hợp đồng xây dựng
Tổ chức thi công và quản lý côngtrình
+ Dự toán thi công do công ty lập kèm theo các biện pháp thi công, an toàn lao động đảm bảo cho chất lượng và tiến độ công trình.
Công việc tổ chức thi công được thực hiện sau khi bên chủ đầu tư chấp nhận hồ sơ thiết kế và các hồ sơ khác do công ty lập.
-Hoạt động tổ chức thi công xây dựng công trình:
Hoạt động này có ảnh hưởng lớn đến mọi hoạt động của công ty. Đây là hoạt động trực tiếp tạo ra kết quả của công ty. Nó không những ảnh hưởng đến việc hoàn thành các hợp đồng đã ký kết, tới uy tín của công ty mà còn ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Để có thể tiến hành hoạt động thi công, trước hết các đội phải tiến hành công việc chuẩn bị công trường: kho bãi chứa vật liệu, làm đường tạm, tổ chức lao động, bố trí máy móc thiết bị thi công, chuẩn bị lán trại cho công nhân, tổ chức cung ứng vật tư, ...
Trên cơ sở hồ sơ thiết kế do chủ đầu tư cung cấp và hợp đồng xây dựng đã ký kết, công ty tổ chức quá trình thi công tạo ra sản phẩm xây dựng đúng thiết kế với sự giám sát của chủ đầu tư công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công.
-Hoạt động nghiệm thu và bàn giao công trình:
Đây là hoạt động cuối cùng trong quan hệ giữa công ty và chủ đầu tư. Những công trình xây dựng công ty bàn giao và quyết toán với chủ đầu tư được xem là những sản phẩm được tiêu thụ.
Khi công trình hoàn thành, hội đồng nghiệm thu bao gồm: chủ đầu tư, đại diện công ty và các cơ quan chức năng tiến hành nghiệm thu theo các bước:
+ Tổ chức nghiệm thu từng phần, nghiệm thu các phần che khuất. + Tổ chức nghiệm thu từng giai đoạn.
+ Tổ chức nghiệm thu toàn bộ công trình. Sau khi nghiệm thu, hội đồng nghiệm thu lên các bảng tạm thanh toán, sau đó công ty lập hồ sơ quyết toán.
Hồ sơ quyết toán công trình gồm: + Biên bản nghiệm thu từng phần. + Biên bản nghiệm thu toàn bộ.
+ Bảng tổng hợp chi tiết. + Bảng kinh phí chi tiết.
+ Các biên bản nghiệm thu về kỹ thuật.
2.1.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian qua: trong thời gian qua:
2.1.5.1. Các nhân tố bên trong:
Nguồn lực tài chính:
Đây là nguồn lực quan trọng nhất và quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Năng lực tài chính mạnh giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện công việc, hoàn thành nhiệm vụ thi công, bảo đảm chất lượng, tiến độ và tạo niềm tin cho chủ đầu tư đồng thời nâng cao uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp. Nguồn vốn kinh doanh của công ty tăng qua các năm, vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng lớn và tăng dần, đây là biểu hiện tốt, cho thấy công ty đã thực hiện tốt công tác huy động vốn cho sản xuất kinh doanh.
Tuy nhiên, sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công kéo dài. Mang lại doanh thu hấp dẫn nhưng cũng không ít rủi ro khi giá cả thị trường thay đổi.Trong quá trình xây lắp chưa tạo ra sản phẩm cho xã hội nhưng lại sử dụng nhiều vật tư, nhân lực, vốn. Do đó, việc quản lý đòi hỏi phải lập dự toán thiết kế và thi công để theo dõi, kiểm tra quá trình sản xuất, thi công, đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm, đảm bảo chất lượng công trình.
Nguồn nhân lực:
Nguồn nhân lực là yếu tố cơ bản, then chốt, có vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó:
Ban giám đốc với kinh nghiệm lãnh đạo, trình độ quản lý, phẩm chất kinh doanh và hơn hết là khả năng xây dựng một tập thể đoàn kết, vững mạnh, đã thúc đẩy mọi người hết mình cho công việc giúp công ty tăng thêm sức mạnh cũng như năng lực cạnh tranh.
Công ty có đội ngũ kỹ sư, cử nhân có chuyên môn giỏi và lành nghề tại các bộ phận tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh nên hoạt động kinh
doanh luôn đảm bảo về số lượng và chất lượng, thu hút sự tin tưởng của nhiều nhà đầu tư. Bên cạnh đó, không thể không kể đến các chỉ huy trưởng, phụ trách đội. Đây là đội ngũ quản trị viên lãnh đạo lực lượng lao động trực tiếp, tạo nên sức mạnh tổng hợp của công ty qua chất lượng, tiến độ thi công.
Đội ngũ lao động với trình độ tay nghề cao, có khả năng sáng tạo trong công việc. Họ là những người thực hiệnnhững ý tưởng, chiến lược cấp trên, tạo nên năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Tuy nhiên Doanh nghiệp xây lắp thường có địa bàn rộng, sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất. Các điều kiện để sản xuất ( xe, máy, nhân công, thiết bị, phương tiện thi công) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm, công ty cũng thường xuyên thuê thêm lao động tại chỗ để thuận tiện cho 1 số công việc tại công trình. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý lao động tại công trình rất phức tạp đòi hỏi bộ phận kỹ thuật và các đội trưởng phải tăng cường quản lý lao động chặt chẽ trong kỹ thuật làm việc, thi công nhanh và chấm công chính xác.
Máy móc thiết bị:
Máy móc thiết bị của công ty hiện đại,được mua sắm bổ sung và sữa chữa định kỳ nên phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty, đây là yếu tố giúp công ty có thể hoàn thành công trình xây lắp hiệu quả.
Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động kinh doanh ngành xây dựng, máy móc thiết bị phần lớn thời gian hoạt động ngoài trời, khi điều kiện thời tiết không thuận lợi nhanh chóng bị hư hỏng nên công ty phải mất khá nhiều chi phí sửa chữa bảo hành thường xuyên.
2.1.5.2. Các nhân tố bên ngoài :
Nhân tố vĩ mô:
-Tự nhiên : Có tác động rất lớn, về cơ bản thường tác động bất lợi, do đặc
điểm của ngành là xây lắp nên yếu tố mùa vụ có ảnh hưởng đáng kể. Công việc thi công thường tiến hành ngoài trời khi gặp thời tiết bất lợi (mưa, gió, bão…) kéo dài làm phát sinh những khoản chi phí ngừng sản xuất ngoài dự toán ( chi phí nhân công , bảo dưỡng, bảo trì máy móc thi công….) hoặc thiệt hại do phá đi làm lại,
đình trễ công trình, nếu kéo dài sẽ ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành công trình và đòi hỏi phải có biện pháp quản lý vật liệu ngoài trời.
-Kinh tế: Tình hình kinh tế những năm gần đây không ổn định khiến cho
không những công ty mà ngành xây dựng nói chung gặp nhiều khó khăn.Chỉ số giá cả thay đổi, lạm phát cao, đồng tiền rớt giá…cũng ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động tài chính của công ty.Yêu cầu công ty phải theo dõi, phân tích dự báo biến động để có những biện pháp, chính sách phù hợp với từng thời điểm cụ thể nhằm tận dụng, khai thác những cơ hội và né tránh, giảm thiểu những rủi ro.
-Kỹ thuật _công nghệ : Máy móc hiện đại hỗ trợ sản xuất và quản lý giúp
công ty phần nào đẩy nhanh tiến độ công trình bàn giao. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật_công nghệ khiến cho tuổi thọ máy móc thiết bị của công ty càng rút ngắn do không đáp ứng được đòi hỏi của thị trường và thời đại.Vì