2.1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CHỨC NĂNG ĐỊNH HƯỚNG VÀ KẾ HOẠCH HÓA HOẠCH HÓA
2.1.1. Khái niệm chức năng định hướng và kế hoạch hóa
Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản lý bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu đó và thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp hoạt động [1,3,5,12].
Là một hoạt động quản lý nhằm xác định mục tiêu của tổ chức, thiết lập một chiến lược tổng thể và phát triển một hệ thống kế hoạch cụ thể để đạt được mục tiêu đó đề rạ
Có thể hình dung khái niệm về chức năng định hướng và kế hoạch hóa theo sơ đồ ở hình 2.1.
Hình 2.1. Sơ đồ mơ tả chức năng định hướng, kế hoạch hóa
2.1.2. Vai trị của chức năng định hướng và kế hoạch hóa
Chức năng định hướng và kế hoạch hóa là chức năng đầu tiên và là chức năng quan trọng nhất của quản lý. Người ta có thể ví một tổ chức mà khơng có chức năng định hướng và kế hoạch hóa giống như người mù khơng có gậy đi trên đường mớị Vai trò của chức năng này được cụ thể hóa như sau:
Chỉ cho nhà quản lý và nhân viên biết hướng đi của tổ chức: Định
hướng và kế hóa (gọi chung là Hoạch định) là sự hình thành các nỗ lực có phối hợp. Nó chỉ ra con đường đi cho cả nhà quản lý và cho cả nhân viên. Khi mọi người biết được hướng đi của tổ chức và mình phải đóng góp cái gì để đạt được mục tiêu, họ bắt đầu phối hợp các hoạt động, hợp tác vì nhau và hoạt động theo nhóm. Thiếu hoạch định, mạnh ai lấy làm thì tổ chức khơng đạt được mục tiêụ
Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, làm giảm sự bất trắc
và tiên liệu sự thay đổi. Hoạch định bắt buộc nhà quản lý phải nhìn về phía
trước, tiên liệu sự thay đổi, cân nhắc các tác động của sự thay đổi, tìm và triển khai các biện pháp thích nghị
Thống nhất được các hoạt động tương tác giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức: Lập kế hoạch nhằm nâng cao cơ chế phối hợp và kiểm soát. Hoạch định là chất keo gắn kết các thành viên trong tổ chức, là cơ sở hành động của các thành viên, khuyến khích tinh thần, trách nhiệm của mỗi thành viên.
Hình thành các mục tiêu và các chuẩn mực để phấn đấu và kiểm soát.
2.1.3. Nội dung của chức năng định hướng và kế hoạch hóa
Chức năng định hướng và kế hoạch hóa có nhiều nội dung cần thực hiện, lần lượt theo thứ tự sau:
Xác định mục tiêu tổng thể: Mục tiêu tổng thể là trạng thái mong đợi của tổ chức ở một thời điểm nào đó trong tương lai; Mỗi tổ chức cần xác định mục tiêu tổng thể trong thời gian lập kế hoạch chiến lược của mình.
Xây dựng các mục tiêu cụ thể: Từ thời gian và mục tiêu chiến lược sẽ
chia nhỏ thành từng đoạn, mỗi đoạn cần đạt được mục tiêu cụ thể để cuối cùng đạt được mục tiêu tổng thể.
Xây dựng các chiến lược (các con đường đi): Chiến lược là phương thức mà tổ chức sử dụng để định hướng các hoạt động trong tương lai nhằm đạt được và duy trì những thành công của tổ chức; hoặc chiến lược là một kế hoạch quy mô lớn, xác định các mục tiêu tổng thể và các giải pháp cơ bản, định hướng dài hạn hoạt động của tổ chức.
Xây dựng các chính sách: Chính sách là các quan điểm, phương hướng
những vấn đề lặp đi lặp lạị Chính sách là những quy định chung để hướng dẫn tư duy và hành động khi ra quyết định, thể hiện các quan điểm và giá trị của tổ chức;
Các thủ tục: là các quy định chỉ ra một cách chính xác và chi tiết chuỗi các hành động cần thiết phải thực hiện theo trình tự thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt mục tiêu nhất định.
Các quy tắc: là những quy định những hành động nào được làm, những
hành động nào không được làm.
Chương trình: Một tổ hợp các chính sách, các thủ tục, các quy tắc, các
nguyên tắc và các nguồn lực cần thiết có thể huy động nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định mang tính độc lập tương đối (ví dụ: Chương trình Phát triển kinh tế xã hội các xã đặc biệt khó khăn vùng dân tộc thiểu số và miền núi, chương trình được biết đến rộng rãi dưới tên gọi Chương trình 135 do Quyết định của Thủ tướng Chính phủ Việt Nam phê duyệt có số hiệu văn bản là 135/1998/QĐ-TTg là một trong các chương trình xóa đói giảm nghèo ở Việt Nam do Nhà nước Việt Nam triển khai từ năm 1998 được các tổ chức quốc tế đánh giá cao).
Dự án: là một phần và nhỏ hơn chương trình, bị giới hạn về khơng gian
và thường có mục tiêu cụ thể, mang tính độc lập tương đốị
Xây dựng ngân sách: là xác định các nguồn lực cần có để đạt được kế
hoạch, dự án, chương trình.
2.2. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC 2.2.1. Khái niệm mục tiêu 2.2.1. Khái niệm mục tiêu
Mục tiêu của tổ chức là trạng thái mong đợi có thể có ở một thời điểm nào đó trong tương lai của tổ chức [2].
2.2.2. Các căn cứ và yêu cầu khi xác định mục tiêu
Tùy theo loại hình tổ chức, khi xác định mục tiêu được dựa trên các căn cứ sau:
Đường lối phát triển của tổ chức;
Khả năng thực hiện mục tiêu của tổ chức: (1) khả năng trực tiếp, bao gồm các nguồn lực tác động trực tiếp tới việc thực hiện mục tiêu; (2) Khả năng chín muồi; (3) Khả năng tiềm tàng;
Những điều kiện thực hiện mục tiêu: (1) Điều kiện hiện có; (2) Điều kiện bên trong và điều kiện bên ngoài; (3) Điều kiện trực tiếp và điều kiện gián tiếp; (4) Nguyện vọng của tập thể lao động và sự đồng tình ủng hộ mục tiêu đề ra; (5) Số lượng và chất lượng của các thông tin liên quan đến việc hình thành mục tiêụ [tr 52,2].
2.2.3. Phân loại mục tiêu
Theo tầm quan trọng của mục tiêu có thể phân ra: (1) Mục tiêu chiến lược thể hiện nhiệm vụ, động cơ và bản chất hoạt động lâu dài và thường xuyên của tổ chức; (2) Mục tiêu chiến thuật thể hiện các nhiệm vụ các bộ phận và mục tiêu trung gian theo từng mốc thời điểm để đạt đến mục tiêu cuối cùng.
Theo phạm vi tác động có thể phân ra mục tiêu có phạm vi tồn cục và mục tiêu của các các cấp dướị
Theo thời gian có thể là dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.
2.3.4. Quy trình xác định mục tiêu
Để xác định mục tiêu của một tổ chức, thông thường phải thực hiện các bước sau: