Phân cấp trong quản lý là việc ủy nhiệm quyền hạn của nhà quản lý cấp
trên xuống nhà quản lý cấp dưới. Là vấn đề phân quyền hay phi tập trung
trong quản lý. Mục đích của việc phân cấp là nhằm đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với tình hình thay đổi của mơi trường. Nếu không phân cấp, mọi thay đổi sẽ được báo cáo lên người quản lý cao nhất và mọi việc chỉ được thực hiện sau khi có quyết định của người quản lý cao nhất đó. Việc phân cấp càng trở nên cần thiết khi tổ chức có nhiều đơn vị nằm khắp nơi, mỗi đơn vị hoạt động riêng như các doanh nghiệp, tổng công ty xây dựng.
Phân cấp cũng nhằm giải phóng khối lượng cho các nhà quản lý cấp cao (nhất là những công việc sự vụ), đồng thời cũng tạo điều kiện để đào tạo các nhà quản lý cấp trung gian, chuẩn bị thay thế các nhà quản lý cấp cao khi cần thiết.
Tuy nhiên, dù cho sự phân cấp là cần thiết, nhưng mức độ phân cấp còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu phải quyết định nhanh chóng, cấp dưới có đủ trình độ để làm quyết định chính xác hay khơng,…
Ngày nay, trong các tổ chức, các nhà quản lý cần chọn tỷ lệ tập trung- phân quyền như thế nào để cho phép đạt được mục tiêu và chiến lược tốt nhất.
Một khía cạnh của phân quyền được lưu ý nhiều là quan niệm trao quyền. Nhiều tổ chức đang trao quyền cho các nhân viên và nhóm nhân viên để tự họ làm quyết định trong công tác của họ. Việc trao quyền cho nhân viên có nghĩa là ủy nhiệm quyền hạn và trách nhiệm cho họ.
b) Ủy quyền