Những tiêu chuẩn được chọn ở trên không quan trọng như nhau, nên chúng ta phải có tỉ trọng khác nhau để đạt được những ưu tiên phù hợp khi chọn phương án. Về mặt phương pháp: có nhiều phương pháp khác nhau:
- Phân bổ theo thang điểm: Thông thường chọn tiêu chuẩn quan trọng nhất cho 10 điểm (hoặc100, 1000); tiêu chuẩn ít quan trọng nhất cho 1 điểm (hoặc 10,100) các tiêu chuẩn còn lại nằm ở khoảng giữa điểm tối đa và điểm tối thiểụ
- Hoặc sử dụng phương pháp ma trận vuông hoặc ma trận chéo hoặc phương pháp tính tốn trọng số AHP (Analytie Hierarchy Process).
6.2.6.3. Thu thập thông tin
Nếu vấn đề chưa rõ thì cần thu thập thơng tin làm rõ, nếu rõ rồi thì bỏ qua bước nàỵ Lượng thông tin cần thiết phụ thuộc vào tính phức tạp của nhiệm vụ và trình độ thành thạo, kinh nghiệm của người (nhóm) làm quyết định. Nếu thông tin chưa đủ để quyết định vấn đề một cách chắn chắn, cần phải có biện pháp bổ sung thông tin. Các tin tức nhận được cần được xử lý để loại trừ những sai lệch vơ thức và có ý thức của nguồn tin.
6.2.6.4. Chính thức đề ra nhiệm vụ
Sau khi thực hiện các bước trên, thấy vấn đề của tổ chức cần được giải quyết bằng một quyết định và có đủ phương tiện hành động thì chuyển sang bước 4.
Hình 6.3: Một vấn đề trở thành một nhiệm vụ chính thức
6.2.6.5. Xây dựng các phương án (Tìm kiếm các phương án để giải quyết vấn đề) quyết vấn đề)
Lập ra danh mục các phương án khả thi để giải quyết vấn đề. Có thể lúc đầu lập ra tất cả các phương án có thể có sau đó bằng kinh nghiệm và trực
Một nhiệm vụ chính thức
Có đủ phương tiện hành động
Có áp lực phải hành động Một vấn đề
giác chọn ra một số phương án khả thi nhất (thông thường chọn 2-3 phương án) để so sánh lựa chọn phương án tốt nhất.
6.2.6.6. Phân tích, đánh giá và lựa chọn phương án tốt nhất
Người (nhóm) làm quyết định tiến hành phân tích kỹ mỗi phương án. Ưu điểm và nhược điểm của mỗi phương án trở nên rõ rệt hơn khi ta so sánh các tiêu chí của chúng với các tiêu chuẩn và trọng số đã chọn ở bước 2.
Việc xếp hạng hoàn toàn phụ thuộc vào sự thẩm định cá nhân (hoặc nhóm) nhà quản lý.
+ Chọn phương án:
Chọn phương án có đánh giá là phương án tốt nhất theo các tiêu chuẩn và trọng số đã chọn.
6.2.6.7. Thực hiện quyết định
Thực hiện bao gồm việc truyền đạt quyết định đến người thi hành và làm cho họ cam kết thực hiện nó. Sau đó, họ vạch chương trình, kế hoạch thực hiện quyết định nàỵ
Kế hoạch thực hiện xuất phát từ việc quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định. Trong kế hoạch phải nêu rõ ai làm gì, bao giờ bắt đầu, lúc nào kết thúc, thực hiện bằng phương pháp, phương tiện nàọ
6.2.6.8. Kiểm tra việc thực hiện quyết định
Người ra quyết định cần và có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện quyết định. Đồng thời việc kiểm tra có các tác dụng sau:
- Kiểm tra sẽ tác động tốt tới hành vi con người, nâng cao trách nhiệm, động viên họ thực hiện nhiệm vụ.
- Thúc đẩy sự thực hiện có trình tự. - Kịp thời điều chỉnh nhiệm vụ.
Việc kiểm tra sẽ tạo mối liên hệ ngược nhằm điều chỉnh kịp thời các vấn đề dạng xuất hiện…
6.2.6.9. Điều chỉnh quyết định
+ Khi kiểm tra việc thực hiện quyết định, nếu phát hiện một trong các nguyên nhân sau, thì phải điều chỉnh quyết định:
- Tổ chức thực hiện không tốt việc thực hiện quyết định; - Có những nguyên nhân khách quan biến động mạnh;
- Có sai lầm nghiêm trong trong quyết định.
+ Phương pháp điều chỉnh: tăng lên hoặc giảm đi tùy thuộc kết quả thực hiện hoặc biến động mơi trường.
Ví dụ: Tập đoàn Xi măng Chinfong của Đài Loan (Trung Quốc) năm 2000 xin điều chỉnh công suất nhà máy xi măng tại Việt Nam từ 1,2 lên 3,6 triệu tấn năm.
6.2.6.10. Tổng kết việc thực hiện quyết định
Tác dụng của tổng kết: Biết được kết quả ra sao; đúc rút kinh nghiệm cho q trình saụ Phân tích rõ các ngun nhân thành cơng, thất bại, thiếu sót. Phát hiện những tiềm năng mới để lập kế hoạch saụ
Sơ đồ khối mối liên hệ các bước ra và thực hiên quyết định có thể tóm tắt theo sơ đồ hình 6.4.
CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG 6
Câu 1. Khái niệm thông tin quản lý và vai trị của nó trong hoạt động
quản lý một tổ chức?
Câu 2. Tại sao có thể nói: “Internet là bãi rác của thơng tin”?
Câu 3. Hãy cho biết khái niệm và vai trò của quyết định trong quản lý. Câu 4. Nêu và phân tích các yêu cầu đối với quyết định trong quản lý. Câu 5. Nêu và phân tích các kiểu ra quyết định do một cá nhân nhà
quản lý?
Câu 6. Hãy cho biết ưu, nhước điểm cách làm quyết định theo nhóm? Câu 7. Nêu và phân tích các kỹ thuật cải tiến làm quyết định theo nhóm? Câu 8. Trình bày các bước của quá trình ra quyết định.
Câu 9. Tại sao nói “nhận diện vấn đề” là bước khởi đầu quan trọng nhất
Chương 7