Bao gồm các văn bản hiện hành nhằm thiết lập (hay cịn gọi là thể chế
hóa) các bộ phận, các hoạt động của tổ chức. Có thể gồm:
Số lượng, cơ cấu các bộ phận, các thành viên của từng bộ phận của tổ chức;
Quyền hạn và trách nhiệm của bộ phận, từng khâu, từng cấp và từng vị thế của cá nhân của mỗi nhà quản lý trong cơ cấu tổ chức;
Các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của từng chức danh trong tổ chức; quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động trong tổ chức;
Nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức...
3.3.3. Các yêu cầu và các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
3.3.3.1. Các yêu cầu của một cơ cấu tổ chức
Cơ cấu gắn với mục tiêu: Vì mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy quản
lý của tổ chức, phù hợp với cơ cấu hoạt động của tổ chức. Một cơ cấu tổ chức được coi là hiệu quả nếu thực sự trở thành công cụ tốt để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Tính tối ưu: Lựa chọn số khâu, số cấp quản lý, tầm hạn kiểm soát phù
hợp, không thừa nhưng không thiếu và thiết lập được những mối quan hệ hợp lý giữa các bộ phận với cơ cấu đối tượng quản lý và trình độ của cán bộ quản lý, với khối lượng thông tin để quản lý tốt nhất.
Thống nhất chỉ huy: Một người cấp dưới chỉ có một người cấp trên
Tính tin cậy cao: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức nhờ đó đảm bảo sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ các bộ phận của tổ chức.
Tính kinh tế: Chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Bằng cách so sánh
giữa chi phí quản lý dự định bỏ ra và kết quả thu về giữa kế hoạch và thực tế, giữa các năm quản lý, giữa các tổ chức cùng loạị
Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phù hợp với sự biến đổi của môi trường
bên ngoài và bên trong tổ chức.
3.3.3.2. Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một vị trí cơng tác hay bộ phận được định nghĩa càng rõ ràng, các hoạt động cần tiến hành, các quyền hạn được giao và mối liên hệ thông tin với các vị trí cơng tác hay bộ phận khác theo các kết quả mong đợi, thì những người chịu trách nhiệm càng có thể đóng góp xứng đáng hơn cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức.
Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Việc giao quyền nhằm
trang bị cho các nhà quản lý công cụ để thực hiện mục tiêu, và quyền được giao cho từng người cần phải tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng thực hiện kết quả mong muốn.
Nguyên tắc bậc thang: Tuyến quyền hạn từ người quản lý cao nhất trong tổ chức đến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng hơn thì vị trí chịu trách nhiệm ra quyết định càng rõ ràng và các q trình thơng tin trong tổ chức càng có kết quả. Việc nhận thức đầy đủ nguyên tắc bậc thang rất cần thiết cho việc phân định quyền hạn một cách đúng đắn, bởi vì, cấp dưới phải biết ai giao quyền cho họ và những vấn đề vượt quá quyền hạn họ phải giải quyết như thế nàỏ Trình cho aỉ Chịu trách nhiệm trực tiếp với aỉ
Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Quyền thì ai
cũng thích và mong muốn, cịn trách nhiệm thì khơng phải ai cũng mong muốn. Khi quyền hạn được giao kèm theo trách nhiệm tương xứng thì người đó làm việc hết mình. Ngược lại, nếu có quyền nhưng trách nhiệm không tương xứng thì họ khơng tích cực tìm tịi quyết định và không đôn đốc cấp dưới thực hiện quyết định đã giaọ
Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: Cấp dưới phải chịu trách
nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ trước cấp trên trực tiếp của mình một khi đã chấp nhận sự phân công và quyền hạn thực thi cơng việc, cịn cấp
trên phải chịu trách nhiệm về các hoạt động được thực hiện bởi cấp dưới của mình trước tổ chức.
Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: Mối quan hệ trình báo của từng cấp dưới lên cấp trên duy nhất càng hoàn hảo, mâu thuẫn trong các chỉ thị càng ít và ý thức trách nhiệm của cá nhân trong kết quả càng tốt hơn.
Nguyên tắc mệnh lệnh theo cấp bậc: Quyết định trong phạm vi quyền
hạn của ai thì chính người đó phải đưa ra khơng được đẩy lên cấp trên.
3.3.4. Nội dung xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý