Thiết kế cơ cấu mới là một quá trình bao gồm phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và xác định mơ hình cơ cấu tổ chức tổng quát; chun mơn hóa cơng việc; xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu và thể chế hóa cơ cấu tổ chức.
1) Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và xác định mơ hình cơ cấu tổ chức tổng quát
Trên cơ sở phân tích chiến lược, xác định được mục tiêu của tổ chức và phân tích các yếu tố bên trong và bên ngồi ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Từ đó sẽ xác định những đặc trưng cơ bản nhất của tổ chức. Quyết định về mức độ chun mơn hóa sẽ ảnh hưởng đến việc xác định và phân loại danh
mục hoạt động cần thiết trong tổ chức. Khi xác định mơ hình tổ chức tổng quát cần trả lời được các câu hỏi sau:
- Sẽ chọn mơ hình nào để phân chia hợp lý quyền hạn trong tổ chức? - Sẽ lựa chọn tầm hạn quản lý là bao nhiêủ Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến số lượng các cấp quản lý trong tổ chức;
- Thẩm quyền ra quyết định nằm ở đâủ Điều này sẽ ảnh hưởng đến mối quan hệ tập trung và phân quyền giữa các cấp trong quản lý;
- Sẽ sử dụng cơ chế phối hợp nàỏ Quyết định này sẽ ảnh hưởng đến mức độ phối hợp và lựa chọn công cụ đảm bảo phối hợp giữa các yếu tố bên trong tổ chức cũng như giữa tổ chức với môi trường.
2) Xác định các chức năng, nhiệm vụ, công việc
Khi xác định các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần trả lời các câu hỏi cơ bản sau:
- Để thực hiện được mục tiêu của tổ chức cần tiến hành những nhóm hoạt động (chức năng) mang tính độc lập tương đối nàỏ Các chức năng đó có quan hệ với nhau như thế nàỏ
- Mỗi chức năng có bao nhiêu nhiệm vụ? Các nhiệm vụ đó có quan hệ với nhau như thế nàỏ
- Mỗi công việc được tiến hành ở đâủ Thời gian tiến hành mỗi công việc trong chu kỳ hoạt đông?
- Những phẩm chất và năng lực cần thiết để tiến hành công việc?
3) Xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu tổ chức
Nếu như tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, công việc cần thực hiện trong tổ chức được hình thành thơng qua q trình chun mơn hóa, thì việc xây dựng các bộ phận và phân hệ của cơ cấu lại được thơng qua q trình hợp nhóm các cơng việc có những thuộc tính giống nhau theo tiêu chí hợp pháp nhất định được lựa chọn.
Trên cơ sở các quyết định mang tính nguyên tắc về tiêu chí hợp nhóm các hoạt động, các mối quan hệ quyền hạn, tầm hạn và mức độ phân quyền, cần tiến hành những công việc sau:
- Bộ phận hóa các cơng việc: Hợp nhóm các cơng việc theo tiêu chí nhất định một cách hợp lý nhất để tạo nên các bộ phận. Xác định số người cần thiết trong các bộ phận.
- Hình thành cấp bậc quản lý: Các cấp quản lý trung gian được hình thành căn cứ vào quyết định về tầm hạn quản lý và tiêu chí hợp nhóm các bộ phận.
- Giao quyền hạn: Xác định ai có quyền ra quyết định cho ai và ai sẽ phải báo cáo cho ai trong tổ chức. Giao quyền hạn cần thiết cho những người đứng đầu các nhóm để tiến hành quản lý các hoạt động.
4) Xây dựng cơ cấu phối hợp
Phối hợp là quá trình liên kết hoạt đơng của những người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có hiệu lực và hiệu quả các mục tiêu, kế hoạch chung của tổ chức.
Xác định các công cụ phối hợp sẽ được sử dụng như các kế hoạch, hệ thống tiêu chuẩn đảm bảo sự phối hợp, các công cụ truyền tin..., cách thức vận dụng các cơng cụ đó và cơ chế giám sát kết quả phối hợp.
5) Thế chế hóa cơ cấu tổ chức
Cho dù cơ cấu tổ chức được xây dựng có tốt đến đâu cũng vẫn cần được thể chế hóa một cách rõ ràng để mọi người đều có thể hiểu và làm cho nó trở nên có hiệu lực. Các cơng cụ như sơ đồ cơ cấu tổ chức, mơ tả vị trí cơng tác và sơ đồ giao quyền quyết định thường được sử dụng để thực hiện mục tiêu trên.
- Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Mỗi cơ cấu tổ chức đều được biểu diễn bằng sơ đồ, trong đó xác định các bộ phận, các vị trí quản lý quan trọng và mối quan hệ giữa các vị trí, các bộ phận đó theo các tuyến quyền hạn chủ yếụ Nó chỉ ra cho các nhà quản lý và nhân viên biết mình đang ở đâu trong tổ chức, gắn bó với những người khác, bộ phận khác và toàn tổ chức ra saọ Sơ đồ cũng cho thấy những điểm bất hợp lý cần hoàn thiện, đổi mới của cơ cấu tổ chức.
- Mơ tả vị trí cơng tác: là xác định các vị trí trong cơ cấu tổ chức với nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, mô tả các công việc phải thực hiện và những yêu cầu cơ bản về chuyên môn, phẩm chất, năng lực khác với nhân sự đảm nhiệm vị trí đó.
- Sơ đồ quyền hạn quyết định: Một biện pháp khác là đưa ra sơ đồ phân bổ quyền hạn quyết định trong đó xác định các nhiệm vụ và quyền ra quyết định của các nhà quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ.
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3
Câu 1. Chức năng tổ chức được hiểu như thế nàỏ Hãy hình dung hoạt
động quản lý nếu khơng có chức năng tổ chức sẽ ra saỏ
Câu 2. Cơ cấu tổ chức là gì? Một cơ cấu tổ chức gồm những bộ
phận nàỏ
Câu 3. Tầm hạn quản lý là gì? Vì sao cần phải xem xét tầm hạn quản lý
trong tổ chức?
Câu 4. Quyền hạn là gì? Có mấy loại quyền hạn trong tổ chức? Câu 5. Trách nhiệm là gì? Có mấy loại trách nhiệm trong tổ chức?
Câu 6. Trình bày các mơ hình cơ cấu tổ chức? Ưu nhược điểm của từng
mơ hình? Nêu những nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết lập một cơ cấu tổ chức mớị
Câu 8. Trình bày quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức? Khi thiết kế cơ cấu tổ
Chương 4