Thực trạng về cơ cấu và số lượng viên chức hành chính

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN ĐỘI NGŨ VIÊN CHỨC HÀNH

2.3. Thực trạng đội ngũ viên chức hành chính của Trường Đại học

2.3.1. Thực trạng về cơ cấu và số lượng viên chức hành chính

Bảng 2.2a. Thực trạng số lượng và cơ cấu trình độ đào tạo của viên chức hành chính

TT Trình độ Tổng Dưới 30 Từ 30 đến 45 Trên 45

Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ

1 Tiến sĩ 2 0 0 0 1 0 1

2 Thạc sĩ 39 1 4 14 9 7 4

3 Đại học 73 3 11 16 31 7 5

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính trường ĐHNT, 31/12/2018) Bảng 2.2b. Thực trạng số lượng và cơ cấu trình độ nghiệp vụ của viên chức hành chính

TT Chứng chỉ 2014 2015 2016 2017 2018

Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ

1 Chuyên viên chính 1 0 1 0 0 0 0 0 2 1

2 Ngoại ngữ 0 2 0 0 5 2 3 5 1 1

3 Tin học 0 0 0 0 0 0 0 1 3 6

4 Nghiệp vụ 2 1 1 3 2 2 3 5 2 3

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính trường ĐHNT, 31/12/2018)

Đề tài đã tiến hành đánh giá sự dịch chuyển của đội ngũ viên chức hành chính trong thời gian gần đây, đưa đến sự thay đổi về cơ cấu giới tính và trình độ của đội ngũ VCHC trong Nhà trường và cho thấy:

Biểu đồ 2.1: Thống kê về thu hút đội ngũ VCHC theo giới tính

Với vị trí địa lý là nằm tại khu vực Nam trung bộ, không gần hai trung tâm kinh tế xã hội là Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh nên việc thu hút VC về công tác tại trường là rất khó khăn, đặc biệt đối với các ngành đặc thù mà xã hội đang có nhu cầu lớn hoặc đối với những người có trình độ cao, năng lực chuyên môn và hiểu biết thực tế sâu rộng. Bên cạnh đó với đội ngũ VCHC cái khó khi tuyển dụng, thu hút lại nằm ở năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn… Với thực trạng hiện nay, khi đội ngũ VCHC chỉ được hưởng mức lượng theo hệ số ngạch bậc và phụ cấp phúc lợi theo quy chế chi tiêu nội bộ thì việc tuyển được đội ngũ VCHC có trình độ, năng lực, đúng chuyên môn nghiệp vụ và lại yêu cầu có kinh nghiệm thực tiễn là một việc rất khó khăn hiện nay, nếu không muốn nói là không thể. Cũng như việc cân đối giới tính trong đội ngũ VCHC cũng gặp nhiều khó khăn khi tỉ lệ nữ giới lúc nào cũng chiếm phần hơn và đối với đội ngũ VCHC là lực lượng đang sức trẻ thì có một hạn chế là thời gian lập gia đình, sinh con, chăm con đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hiệu quả công việc của đội ngũ VCHC cũng như hiệu quả

Người

Biểu đồ 2.2: Thống kê thu hút đội ngũ VCHC theo trình độ

Số liệu thống kê về thu hút đội ngũ VCHC trong 05 năm qua đã cho thấy cái nhìn toàn diện, phản ánh thực trạng về số lượng và chất lượng đội ngũ được tuyển dụng bổ sung cho các đơn vị. Những phân tích trong nghiên cứu đặt ra cho Nhà trường, đội ngũ lãnh đạo quản lý phải có chính sách, cơ chế thu hút bới với định hướng phát triển nguồn nhân lực trong đó xác định vai trò quan trọng của VCHC thì việc thu hỳt, tuyển dụng được những người cú năng lực thực sự sẽ tỏc động rất rừ n t về chủ trương cũng như công tác xây dựng đề án vị trí việc làm phù hợp với Nhà trường, với đội ngũ hiện có và đáp ứng được định hướng tương lai.

2.3.2. Thực trạng chất lượng viên chức hành chính

Bảng 2.3. Thống kê số lượng VCHC phát triển nâng cao trình độ

TT Trình độ 2014 2015 2016 2017 2018

Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam Nữ

1 Tiến sĩ 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0

2 Thạc sĩ 2 1 3 0 0 1 5 1 0 1

3 Đại học 2 0 0 0 1 3 1 1 1 0

4 CCCT 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0

(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính trường ĐHNT, 31/12/2019)

Bảng 2.4. Thực trạng năng lực chuyên môn của VCHC trường ĐHNT (n=60)

TT Năng lực chuyên môn

Mức độ thực hiện Yếu TB Khá Tốt Rất

tốt

Điểm TB

Thứ bậc

1 Kiến thức chung đáp ứng khung

năng lực vị trí việc làm của cá nhân 14 24 10 11 1 2.35 5 2 Khả năng thực thi công việc 7 18 19 14 2 2.77 2 3 Khả năng độc lập và chủ động

trong xử lý công việc 10 23 19 7 1 2.43 4

4 Khả năng sáng tạo trong thực thi

công việc 0 23 24 12 1 2.85 1

5 Khả năng phối hợp giữa cá nhân với

cá nhân và giữa cá nhân với đơn vị 11 21 15 11 2 2.53 3

ĐIỂM TRUNG BÌNH CHUNG 2.59

Qua số liệu bảng 2.4, có thể nhận thấy:

Thực trạng năng lực chuyên môn của đội ngũ VCHC Nhà trường có điểm trung bình chung ở mức trung bình (TBC: 2,59) nhưng ở cận trên của thứ hạng trung bình và tiệm cận với mức khá, điều này phản ánh đội ngũ VCHC có trình độ chuyên môn và năng lực nghiệp vụ về cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc và có nền tảng kiến thức đáp ứng yêu cầu công việc.

Trong năm tiêu chí về năng lực chuyên môn của đội ngũ VCHC Nhà trường, tiêu chí Khả năng sáng tạo trong thực thi công việc có thứ bậc cao nhất, được đánh giá với mức khá (TB: 2,65) điều này phản ánh đội ngũ VCHC được đào tạo chính quy và biết vận dụng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và đúc rút kinh nghiệm trong thực tế công việc, đồng thời phản ánh đội ngũ đang ở giai đoạn sức trẻ với nhiều sáng tạo, năng động trong thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, tiêu chí Năng lực chuyên môn Kiến thức chung đáp ứng khung năng lực vị trí việc làm của cá nhân chỉ được đánh giá với ở mức trung bình (TB: 2,35) điều này đã phản ánh đúng thực trạng về số lượng VCHC được đào tạo đúng chuyên ngành còn hạn chế như chuyên ngành hợp tác quốc tế tại phòng Hợp tác đối ngoại, như chuyên ngành quản trị nguồn nhân lực tại phòng Tổ chức Hành chính, như chuyên ngành thông tin lưu trữ tại Thư viện…

Qua kết quả đánh giá đặt ra cho Lãnh đạo Nhà trường cần phải có kế hoạch cụ thể, phù hợp hơn nữa trong công tác quy hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên cho đội ngũ VCHC, đặc biệt trong công tác tuyển dụng cần phải xõy dựng khung năng lực vị trớ việc làm rừ ràng, cụ thể, chi tiết để đỏp ứng thụng tin đầy đủ trong tiêu chí tuyển dụng của kế hoạch tuyển dụng định kỳ, đôi khi với các lĩnh vực khó tuyển phải áp dụng chính sách cử tuyển để đào tạo nhân lực phù hợp nhất đáp ứng yêu cầu đối với vị trí việc làm tương ứng.

Bảng 2.5. Thực trạng kỹ năng nghề nghiệp của VCHC trường ĐHNT (n=60)

TT Kỹ năng nghề nghiệp

Mức độ thực hiện Yếu TB Khá Tốt Rất

tốt

Điểm TB

Thứ bậc 1 Kỹ năng soạn thảo văn bản 17 18 16 8 1 2.30 4 2 Kỹ năng phân tích và xử lý vấn đề 17 18 19 6 0 2.23 5 3 Kỹ năng tổ chức, khảo sát và đặt

vấn đề 20 18 15 6 1 2.17 6

4 Kỹ năng lắng nghe và tiếp đón đối

tượng làm việc 8 20 20 11 1 2.62 2

5 Kỹ năng thuyết trình, giải trình và

báo cáo 15 18 19 7 1 2.35 3

6 Kỹ năng phối hợp, làm việc nhóm 2 20 20 17 1 2.92 1

ĐIỂM TRUNG BÌNH CHUNG 2.43

Qua số liệu bảng 2.5, có thể nhận thấy:

Thực trạng kỹ năng nghề nghiệp của VCHC Nhà trường được đánh giá ở mức trung bình (TBC: 2,43) và nằm ở cận trên của thang điểm trung bình, phản ánh kỹ năng nghề nghiệp của VCHC cần phải được quan tâm bồi dưỡng nhiều.

Trong sáu tiêu chí về kỹ năng nghề nghiệp có tiêu chí Kỹ năng phối hợp làm việc nhóm có điểm đánh giá mức khá (TB: 2,92) trong khi tiêu chí Kỹ năng tổ chức, khảo sát và đặt vấn đề được đánh giá ở mức trung bình (TB: 2,17) nhưng ở thang điểm tiệm cận với yếu. Kết quả này cho thấy, có sự bất cập khi so sánh hai tiêu chí này, nhưng đây là một thực tế diễn ra đối với đội ngũ VCHC Nhà trường, đó là đa phần còn trẻ tuổi luôn có tinh thần cầu thị và học hỏi lại được làm việc trong môi

trường đào tạo có truyền thống đoàn kết và dân chủ; tuy nhiên, đối tượng VCHC này sẽ bộc lộ các hạn chế khi triển khai các nhiệm vụ đòi hỏi tính độc lập cao như lập kế hoạch tổ chức một sự kiện hoặc chuẩn bị, tìm kiếm thông tin giải quyết các thắc mắc, kiện tụng của VC và người lao động… Điều này đã đặt ra cho lãnh đạo cần phải quan tâm nâng cao và hoàn thiện các bộ quy chuẩn và các quy trình xử lý công việc cũng như hệ thống lưu trữ thông tin và tường minh thông tin trong Nhà trường.

Trong số liệu bảng 2.5, kỹ năng nghề nghiệp của VCHC có điểm đạt trung bình (TBC: 2,43), trong đó chỉ có hai tiêu chí điểm được đánh giá ở mức khá là Kỹ năng lắng nghe và tiếp đón đối tượng làm việc (TB: 2,62) và Kỹ năng phối hợp, làm việc nhóm (TB: 2,92), phản ánh các kỹ năng của VCHC còn chưa đạt yêu cầu đáp ứng công việc, viên chức phải có kế hoạch tự bồi dưỡng và đặc biệt phòng chức năng phải tham mưu xây dựng kế hoạch bồi dưỡng kịp thời nhằm nâng cao năng lực đội ngũ VCHC đáp ứng nhu cầu nâng cao chất lượng đào tạo mà trong đó VCHC giữ vai trò không thể thiếu.

Bảng 2.6. Thực trạng thái độ nghề nghiệp của VCHC trường ĐHNT (n=60)

TT Thái độ nghề nghiệp

Mức độ thực hiện Yếu TB Khá Tốt Rất

tốt

Điểm TB

Thứ bậc

1 Chấp hành nghiêm túc giờ giấc làm việc,

sinh hoạt tập thể 3 22 19 15 1 2.82 3

2 Tinh thần trách nhiệm trước công việc 1 23 21 10 5 2.91 1 3 Ý thức vận dụng kiến thức chuyên môn

nghiệp vụ trong giải quyết công việc 3 25 20 11 1 2.70 4 4 Sự nỗ lực hoàn thành công việc đúng thời hạn 7 27 15 10 1 2.52 8 5 Tính năng động, tinh thần dám nghĩ,

dám làm 3 27 18 11 1 2.67 5

6 Tinh thần không ngừng học tập, tự đào

tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ 12 18 17 10 3 2.57 6 7 Ứng xử, giao tiếp lịch thiệp trong công việc 2 22 19 15 2 2.88 2 8 Tạo dựng uy tín cá nhân trong đơn vị 7 25 19 7 2 2.53 7

ĐIỂM TRUNG BÌNH CHUNG

Qua số liệu bảng 2.6, có thể nhận thấy:

Thực trạng thái độ nghề nghiệp của VCHC Nhà trường có điểm trung bình ở mức khá (TBC: 2,70), với 5/8 tiêu chí có điểm khá và 3/8 tiêu chí ở mức trung bình nhưng tiệm cận với mức khá; trong đó tiêu chí Tinh thần trách nhiệm trước công việc được giao được đánh giá cao nhất (TB: 2,91), đã khẳng định ý thức trong công việc của các VCHC Nhà trường rất cao và đã được huấn luyện, đào tạo để có được ý thức nghề nghiệp tốt. Tuy nhiên bên cạnh đó, tiêu chí Sự nỗ lực hoàn thành công việc đúng hạn chí ở mức trung bình tiệm cận đến mức khá (TB: 2,52), điều này xem ra là khập khiễng, nhưng đòi hỏi các lãnh đạo Nhà trường phải phân tích một cách khoa học và đưa ra giải pháp quản lý sâu sát, phù hợp hơn để thúc đẩy các thái độ làm việc ngày càng tốt hơn nhằm đạt được hiệu quả công việc. Bởi theo Tháp nhu cầu của A.Maslow, việc thể hiện cái tôi của bản thân là một nhu cầu chính đáng đạt đến ở tầng cao nhất; tính hiếu thắng, tính tự cao đôi khi dẫn đến ảnh hưởng công việc không hoàn thành theo đúng kế hoạch, mặc dù với tinh thần trách nhiệm nhưng trong tư tưởng vẫn muốn thể hiện cái tôi của mỗi cá nhân, bản thân sẽ quyết định sự thành công của công việc. Đây là biểu hiện của hiện tượng tâm lý đúng quy luật.

Khi phân tích các số liệu thu được, điều cần phải suy nghĩ, đó là tiêu chí Tạo dựng uy tín cá nhân trong đơn vị được đánh giá ở điểm số trung bình (TB: 2,53), hơn điểm của tiêu chí có điểm thấp nhất là 0,01 điểm. Đây là vấn đề cần quan tâm, bởi cũng dựa trên tháp nhu cầu của A.Maslow, ở tầng cao nhất con người muốn thể hiện cái tôi của bản thân, muốn được công nhận “giá trị” của bản thân, nhưng hiện nay lại không chịu tạo dựng uy tín cá nhân, nghĩa là không cố gắng nỗ lực, sẽ hình thành những con người “vỗ ngực xưng oai” về bằng cấp cao, chủ quan về tuổi đời, về kinh nghiệm của bản thân, dẫn đến thực tế trong công việc lại không hoàn thành một cách có hiệu quả nhất, không có tinh thần phấn đấu để đáp ứng tiêu chuẩn ngày càng cao đối với VCHC trong Nhà trường. Kết quả thái độ nghề nghiệp của VCHC là điều kiện để phát huy tinh thần học tập theo đúng tinh thần đổi mới giáo dục, đó là học tập suốt đời.

Bảng 2.7. Thực trạng phẩm chất chính trị của VCHC trường ĐHNT (n=60)

TT Phẩm chất chính trị

Mức độ thực hiện Yếu TB Khá Tốt Rất

tốt

Điểm TB

Thứ bậc 1 Đạo đức, lối sống trong sáng 0 1 20 32 7 3.75 1 2 Tuân thủ các nội qui, qui định do

Trường đề ra 1 12 26 17 4 3.18 3

3 Có ý thức tự đào tạo bồi dưỡng 3 18 25 11 3 2.88 4 4 Có tinh thần hợp tác trong quan hệ

đông nghiệp 1 10 18 26 5 3.40 2

5 Có tinh thần xây dựng môi trường

dân chủ và đoàn kết 9 22 17 11 1 2.55 5

ĐIỂM TRUNG BÌNH CHUNG 3.15

Qua số liệu bảng 2.7, có thể nhận thấy:

Thực trạng phẩm chất chính trị của VCHC được các đại diện của Nhà trường đánh giá đạt cận trên của mức khá, tiệm cận với mức tốt (TBC: 3,15).

Trong năm tiêu chí đánh giá phẩm chất chính trị của VCHC thì tiêu chí Đạo đức, lối sống trong sáng được xếp hạng cao nhất, đạt mức tốt (TB: 3,75), đây là một tiền đề thuận lợi cho bất cứ tổ chức nào trong quá trình xây dựng, tổ chức triển khai và đánh giá hiệu quả nhiệm vụ chính trị của đơn vị mình. Tuy nhiên tiêu chí Có tinh thần xây dựng môi trường dân chủ và đoàn kết lại được đánh giá ở mức độ trung bình, tiệm cận mức khá (TB: 2,55). Đây là một bất hợp lý nếu chỉ nhìn vào các con số thống kê, tuy nhiên về bản chất và nguyên nhân của kết quả này có thể giải thích trên phương diện tâm lý học là đội ngũ VCHC Nhà trường đang “ngủ quên trên chiến thắng”; với một Nhà trường có truyền thống đoàn kết và năng động sáng tạo cựng với giỏ trị cốt lừi là Đoàn kết - Hội nhập - Năng động - Trỏch nhiệm thỡ việc để đội ngũ VCHC có biểu hiện thiếu tinh thần xây dựng môi trường dân chủ và đoàn kết sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp cũng như gián tiếp đến các hoạt động của Nhà trường và lãnh đạo Nhà trường cần có các giải pháp thiết thực để tăng cường tình thần xây dựng môi trường dân chủ và đoàn kết.

Biểu đồ 2.3. So sánh kết quả đánh giá thực trạng chất lượng đội ngũ viên chức hành chính Trường đại học Nha Trang

Sau khi đánh giá thực trạng chất lượng đội ngũ VCHC thông qua bốn năng lực: Chuyên môn nghề nghiệp, Kỹ năng nghề nghiệp, Thái độ nghề nghiệp và Phẩm chất chính trị, kết quả nghiên cứu cho thấy đội ngũ VCHC nhà trường có Phẩm chất chính trị đạt mức độ khá (TBC: 3,15) và đang hướng đến mức độ tốt, cùng với Năng lực chuyên môn nghề nghiệp và Thái độ nghề nghiệp của mỗi VCHC, vấn đề quan tâm nhất lúc này là kỹ năng nghề nghiệp đang được đánh giá ở điểm trung bình (TBC: 2,43) mặc dù ở phần trên của thang điểm trung bình nhưng chưa tiệm cận được với mức độ khá. Đây là vấn đề mà tự bản thân mỗi cá nhân trong đội ngũ VCHC nhà trường và cả hệ thống chính trị của Nhà trường cần cùng quan tâm và đưa ra các giải pháp phù hợp, kịp thời và thường xuyên để nâng cao nhanh nhất, đầy đủ nhất về kỹ năng nghề nghiệp của mỗi VCHC. Kết quả đánh giá này cung cấp bức tranh tổng thể về thực trạng năng lực đội ngũ VCHC của Nhà trường và xác lập cơ sở thực tiễn cho việc đưa ra giải pháp quản lý nhằm phát triển đội ngũ VCHC trường ĐHNT trong thời gian tới.