CHƢƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
3. Tổ chức văn phòng
3.4. Hiện đại hố cơng tác văn phịng
Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Tổ chức khoa học công tác văn phịng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành tốt mục tiêu để tồn tại và phát triển. Hiện đại hố cơng tác văn phòng là một đòi hỏi bức xúc của các nhà quản trị.
- Hiện đại hố cơng tác văn phịng theo hướng:
+ Văn phòng điện tử: Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, cơng văn, báo cáo… để nhằm một mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
+ Văn phịng khơng giấy: Hiện nay nhờ có máy vi tính và qua việc nối mạng vi tính để xử lý thơng tin nội bộ và bên ngồi nên người ta không cần phải sao chép, nhân, in công văn và phân phát cho các bộ phận mà sẽ được xử lý và truyền trên mạng. Để lưu trữ văn bản, ngoài việc lưu trữ theo các truyền thống như các cặp hồ sơ, phim, micro phim, băng từ đĩa từ người ta đã tạo ra các đĩa mềm để sao chép các dữ liệu cần thiết. Đặc biệt với việc xuất hiện các đĩa cứng, công nghệ sử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ bằng bộ phận quang học đã làm cho các đĩa cứng CD ROM lưu trữ được một lượng thông tin tăng hàng triệu lần.
+ Văn phịng tự động hóa: việc ứng dụng kĩ thuật máy tính và truyền thơng vào cơng tác văn phịng nhằm thu thập, lưu trữ, xử lí, truyền và phổ biến thơng tin trong các cơng việc quản lí hành chính. Những việc chủ yếu của tự động hóa văn phịng hiện nay là xử lí văn bản, thư tín điện tử, in ấn điện tử, quản lí các tài liệu giấy tờ của cơ quan và của các nhân viên.
+ Văn phòng của thế kỷ 21: Văn phòng sẽ thay đổi theo xu hướng như sau: Không gian làm việc đang thay đổi nhanh chóng để bắt kịp sự tiên tiến của công nghệ; các cảm biến sẽ tối ưu hóa khơng gian; Robot sẽ dần thay thế lực lượng lao động; Cơng nghệ thực tế ảo và màn hình khơng gian ba chiều sẽ được áp dụng trong giao tiếp giữa các bộ phận ở những vị trí khác nhau.
28
+ Tổ chức bộ máy văn phòng tinh, gọn, đúng chức năng.
+ Từng bước tin học hố cơng tác văn phòng. Sử dụng các mạng nội bộ và mạng quốc tế internet.
+ Trang bị các thiết bị văn phịng phù hợp như: máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại...
+ Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính...
TĨM TẮT CHƢƠNG 1
Văn phòng là nơi diễn ra các họat động xử lý văn thư và điều hành các cơng việc hành chính, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thơng tin sao cho có hiệu quả. Cần bố trí, sắp xếp văn phịng cũng như trang thiết bị được sử dụng sao cho phù hợp với từng điều kiện cụ thể của từng cơ quan hay doanh nghiệp để cơng tác hành chính văn phịng khơng bị trùng lắp, chồng chéo mà ngược lại văn phòng phải ngày càng trở nên hiện đại hóa để mang lại hiệu quả cơng tác cao nhất.
BÀI TẬP
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Trình bày xu hướng hiện đại hóa cơng tác văn phòng hiện nay. Câu hỏi 2. Việc bố trí, sắp xếp các phịng làm việc như thế nào để đạt hiệu quả công việc cao.
Câu hỏi 3. Phân tích các chức năng của văn phòng của quản trị văn phòng.
Bài tập thực hành 1. Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp và
trình bày những ưu-nhược điểm về cơ cấu tổ chức đó?
Bài tập thực hành 2. Bạn hãy thiết kế một văn phòng theo xu hướng hiện
29