CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
3. Quản trị hồ sơ
3.2 Tiến trình quản trị hồ sơ
Theo định nghĩa trên, muốn quản lý hồ sơ phải thực hiện các giai đoạn sau đây: Phân lọai hồ sơ cần lưu trữ, lên lịch trình lưu trữ, lưu chuyển hồ sơ, hủy bỏ hồ sơ và chụp vi phim hồ sơ.
46 3.2.1. Phân loại hồ sơ cần lưu trữ
Phân loại hồ sơ cần lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
- Hồ sơ tối cần thiết
Hồ sơ tối cần thiết là các hồ sơ cần thiết cho sự tồn tại của tổ chức. Đó là các hồ sơ khơng thể thay thế được, bao gồm: bản chính của các hợp đồng, bản quyền, công thức, hợp đồng thuê mướn, hợp đồng đại lý, nhãn hiệu đăng ký... Các hồ sơ này nên được lưu trữ trong các tủ chống lửa.
- Hồ sơ quan trọng
Hồ sơ quan trọng là các hồ sơ có thể thay thế hoặc có thể sao lại nhưng rất tốn kém. Đó là các hồ sơ quan trọng về tài chính như: hồ sơ về thuế, các tài khoản phải trả, tài khoản phải thu, hóa đơn và sổ lương... Các hồ sơ này cũng phải được lưu trữ trong các tủ chống lửa.
- Hồ sơ thường sử dụng
Hồ sơ thường sử dụng là các hồ sơ có thể thay thế được hoặc có thể tái bản được, bao gồm: các đơn đặt hàng, thỏa thuận kinh doanh, danh sách nhân viên, danh sách các nhà cung cấp, hợp đồng chuyên chở... Các hồ sơ này không cần phải đựng trong tủ chống lửa bởi vì việc nhân bản lại khơng khó khăn.
- Hồ sơ không cần thiết
Hồ sơ không cần thiết là các loại hồ sơ nên hủy bỏ sau khi kết thúc công việc sau khi lưu trữ một vài ngày, vài tuần, hoặc vài tháng. Nên hủy bỏ các loại thư từ giao dịch hàng ngày như: các thông báo nội bộ, thông báo các cuộc họp, lịch công tác...
3.2.2. Lên lịch nộp, lưu trữ hồ sơ
Lên lịch lưu trữ là làm bảng thời biểu cho biết cần thời gian bao nhiêu lâu giữ lại hồ sơ được lưu trữ vào lưu trữ cơ quan. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức
(1) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định như sau:
a. Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, hoặc:
b. Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình được quyết tốn đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
47
hạn nộp lưu quy định tại mục 1 để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
(3) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào lưu trữ cơ quan.
(4) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3.2.3. Chọn phương thức lưu trữ
Sau khi đã phân loại và biết chắc chắn rằng văn bản đã có thể (được phép) lưu trữ thì văn bản sẽ được ghi ký hiệu và lưu theo hệ thống đã được xác lập.
Một số phương thức lưu trữ thông dụng như: lưu theo thứ tự chữ cái, theo số, kết hợp giữa chữ và số (mã số), theo đề tài hoặc chủng loại, theo địa danh, theo trình tự thời gian... Tuy nhiên, mỗi phương thức đều có ưu nhược điểm riêng.
3.2.4. Lưu chuyển hồ sơ
Vì khoảng trống dành cho văn phịng có giới hạn, nên các hồ sơ khơng cịn hoạt động nên được lưu chuyển vào tủ hồ sơ khơng cịn hoạt động loại rẻ tiền. Nên kiểm tra lại thường xuyên xem hồ sơ nào nên thiêu hủy và hồ sơ nào nên lưu trữ vào kho hồ sơ khơng cịn hoạt động. Có hai phương pháp lưu chuyển hồ sơ: phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn và phương pháp lưu chuyển theo định kỳ.
- Phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn
Phương pháp lưu chuyển vĩnh viễn là phương pháp lưu chuyển các hồ sơ vào kho hồ sơ không sử dụng thường xuyên đối với các tài liệu hay hồ sơ đã hoàn tất xong.
- Phương pháp lưu chuyển theo định kỳ
Phương pháp lưu chuyển theo định kỳ là phương pháp lưu chuyển tài liệu vào bộ hồ sơ khơng cịn hoạt động theo khoảng cách nhất định theo ba kế hoạch
48
sau đây: Kế hoạch một giai đoạn, kế hoạch hai giai đoạn, và kế hoạch giai đoạn tối đa-tối thiểu.
+ Kế hoạch một giai đoạn: theo kế hoạch này, mọi tài liệu được lưu chuyển từ bộ hồ sơ đang sử dụng sang hồ sơ khơng cịn hoạt động theo định kỳ chẳng hạn như vào cuối năm. Nhược điểm của phương pháp này là có một số tài liệu mới hình thành một vài ngày cuối năm chưa thể chuyển qua hồ sơ khơng cịn hoạt động được.
+ Kế hoạch hai giai đoạn: kế hoạch này cũng được gọi là phương pháp nhân bản hay luân phiên. Theo kế hoạch này, cơng ty có bộ hồ sơ thứ hai. Như vậy cơng ty có một bộ hồ sơ bao gồm các văn bản đang sử dụng cho vào tủ hồ sơ đang sử dụng, và một bộ hồ sơ bao gồm các văn bản thuộc giai đoạn trước được lưu vào tủ hồ sơ khơng cịn hoạt động được để tại vị trí khó lấy hơn. Tới thời gian chuyển hồ sơ, các hồ sơ khơng cịn hoạt động được lưu chuyển vào kho, và ngăn hồ sơ trống này sẽ dành cho hồ sơ đang sử dụng.
+ Kế hoạch giai đoạn tối đa-tối thiểu: theo kế hoạch này thì tất cả các công văn giấy tờ được lưu trữ vào tủ hồ sơ đang sử dụng trong một giai đoạn tối thiểu nào đó, thường là 6 tháng, nhưng khơng được để ở đó lâu hơn thời gian tối đa, chẳng hạn là 18 tháng. Vào thời điểm lưu chuyển, tất cả các giấy tờ được ký vào ngày tháng sau thời gian quy định tối thiểu được lưu trữ vào hồ sơ đang hoạt động, và tất cả các giấy tờ khác được lưu chuyển vào kho hồ sơ khơng cịn hoạt động.
Phải lên kế hoạch trước, phải chuẩn bị các bìa đựng hồ sơ cịn mới để kẹp các hồ sơ đang sử dụng trước khi lưu chuyển hồ sơ. Ngồi ra, cịn phải chuẩn bị các nhãn hiệu dán vào hồ sơ, các ngăn kéo hoặc các hộp. Các nhãn này phải được ghi rõ tên bộ phận, nội dung, ngày tháng sử dụng, ngày tháng lưu chuyển, và bất cứ thông tin nào cần thiết để xác định nội dung của hồ sơ.
3.2.5. Số hóa tài liệu lưu trữ
Vì có rất nhiều tài liệu quan trọng khơng thể hủy bỏ được nhưng lại chiếm quá nhiều chỗ, nên lưu trữ tài liệu theo biện pháp số hóa dữ liệu bằng các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm nhận dạng tài liệu. Cách lưu trữ này giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thơng tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và khơng gian lưu trữ. Ngồi ra số hóa dữ liệu giúp cơng ty có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.
49
3.2.6. Kết thúc hồ sơ
- Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
- Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
- Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
- Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống các thơng tin cịn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.