CHƢƠNG 5 : SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
3. Kĩ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính
3.3. Soạn thảo thông báo
3.3.1. Khái niệm: Là văn bản thông tin về hoạt động của cơ quan nhà
nước, tổ chức xã hội. Thơng báo có cấu trúc nội dung như sau:
- Thông báo một hoặc vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành.
- Thông báo một số hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xảy ra, ví dụ : mở lớp đào tạo, bồi dưỡng…
- Thông báo kế hoạch mới…, thông báo ý kiến kết luận buổi họp…
3.3.2. Bố cục của thông báo
- Phần mở đầu: Quốc hiệu, Tên cơ quan ban hành, Số và ký hiệu, địa danh, ngày tháng, tên loại VB: thơng báo, trích yếu nội dung thơng báo.
- Nội dung thông báo
+ Đặt vấn đề: Khơng trình bày lý do, mà giới thiệu trực tiếp vào những vấn đề cần thông báo.
+ Nội dung:
. Đối với thông báo truyền đạt chủ trương chính sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản được truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản đó và yêu cầu quán triệt, triển khai thực hiện.
96
. Đối với thông báo về kết quả các hội nghị, cuộc họp phải nêu ngày giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì, tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết nếu có của hội nghị, cuộc họp đó.
. Đối với thơng báo về nhiệm vụ được giao ghi rõ, ngắn gọn đầy đủ nhiệm vụ những yêu cầu khi thực hiện, các biện pháp cần áp dụng để triển khai thực hiện.
. Thông báo về thông tin hoạt động nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lý do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó.
Thơng báo phải được viết ngắn, gọn, cụ thể, dể hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết.
+ Kết thúc thơng báo: Nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc hoặc một nội dung xã giao, cảm ơn nếu thấy cần thiết.
+ Phần kết: Thẩm quyền ký, hình thức đề ký; Thủ trưởng ký hoặc Phó Thủ trưởng ký thay; Con dấu của cơ quan ban hành, nơi nhận.