CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
2. Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công tác
2.2. Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt
2.1.1. Trách nhỉệm của thư ký trước khi thủ trưởng đi công tác
- Thư ký làm công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi.
- Dự buổi họp bàn giao của thủ trưởng cho người được ủy nhiệm (thường là cấp phó).
- Nắm vững nội dung cơng việc của thủ trưởng giao lại cho cấp phó.
- Ghi lại những công việc thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ thẩm quyền giải quyết.
68
2.1.2. Trách nhiệm của thư ký trong khi thủ trưởng đi công tác
- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa.
- Đối với cơng tác thư tín, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn hoặc hồ sơ những việc cần phải làm để chung vào một hồ sơ; bìa “Để thơng báo” trong một hồ sơ; những việc mà thư ký hoặc người nào khác đã thực hiện để vào hồ sơ “Để đọc khi có thời gian”.
- Chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý. Cần phải xem qua các lọai thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư đó. Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết rằng thủ trưởng đã đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi thủ trưởng về.
- Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật ký các họat động cần lưu ý. Nhật ký các hoạt động nên bao gồm một bản tóm tắt các hoạt động hành chính tổng quát, nhằm giúp cho nhà quản trị cập nhật hóa thơng tin lúc trở về.