CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
1. Quản trị thời gian
1.2. Các biện pháp quản trị thời gian
Với tư cách là cấp quản trị hay chuyên viên, nhân viên văn phòng phải biết tổ chức một ngày làm việc khoa học, biết lên lịch công tác trong tuần và trong tháng. Bạn phải biết tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm, bằng phương pháp đọc nhanh; khơng nên lãng phí thời gian cho việc tiếp khách; biết lọc lựa những cú điện thoại. Nhân viên văn phòng phải biết sử dụng thời gian trong các cuộc họp; cần phải sắp xếp hồ sơ, bàn giấy và khung cảnh làm việc sao cho không mất thời gian vào các việc vụn vặt. Để đạt được những mục tiêu đó, ta có các biện pháp quản trị thời gian sau:
1.2.1. Các công cụ hoạch định thời gian
1.2.1.1. Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày
Các hoạt động hàng ngày của cả cấp quản trị lẫn thư ký cần phải được đưa lên kế hoạch cụ thể, không để thời gian bị gián đoạn. Lịch thời gian biểu công tác là những phương tiện để lập kế hoạch và do đó giúp cho việc quản trị thời gian một cách có hiệu quả.
31
Theo nguồn tài liệu thì chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công việc tương đối không quan trọng hoặc khơng cần thiết, và chỉ có 20% cho các cơng việc thực sự là quan trọng hoặc có năng suất cao.
Theo Ray Panko đã rút ra các bài học giá trị khi nghiên cứu các cấp quản trị sử dụng thời gian như sau:
- 50% thời gian được sử dụng trong các cuộc họp đối mặt (đọc vào máy và làm việc với thư ký).
- 6% thời gian được sử dụng để gọi điện thoại. - 20% thời gian được sử dụng để đọc và viết.
- 24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời biểu, và làm các cơng việc hành chính văn phịng, các việc khác.
Trước khi thiết kế lịch, nên lưu ý đến hai điểm sau đây:
Lịch thời biểu công tác một khi đã được thiết kế cần phải tuân theo một cách chặt chẽ.
Lịch thời biểu công tác nên là các hoạt động thường nhật.
Giám đốc Thư ký
Đánh giá mục tiêu và đề ra mục tiêu mới, làm kế hoạch trong ngày.
07:15-07:45 Làm việc với phòng kế hoạch. Nhận công văn đến và phân loại.
07:45-09:00 Xem công văn đến, xem bản dự thảo họp đồng để chuẩn bị ký với đối tác.
soạn thảo văn bản đôn đốc các đơn vị trong việc hoàn thành kế hoạch nước rút cuối năm.
09:00-0930 Thơng tin điện thoại.
09:30-11:00 Xuống xí nghiệp A. Công việc hành chánh văn phịng.
11:00-13:00 Ăn trưa, nghỉ trưa. 13:00-14:00 Thư tín.
14:00-15:00 Thơng tin điện thoại.
32
trước. phòng.
16:30-17:00 Đánh giá sự hồn thành cơng việc trong ngày, rút kinh nghiệm những việc còn khiếm khuyết và soạn thảo danh sách các công việc cần phải làm cho ngày hơm sau.
Nhà quản trị nên có một bảng danh sách các việc phải làm ngày hôm nay kèm theo các ô kiểm tra xem đã thực hiện chưa.
1.2.1.2. Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký
Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký là các cơng cụ rất hữu ích cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngày trong tháng. Những việc này được ghi chép một cách vắn tắt trên một phiếu nhỏ. Các phiếu này được bỏ trong một hộp hồ sơ thẻ nhật ký. Các hồ sơ giải quyết theo từng ngày trong tháng được đựng trong các bìa có ghi từng ngày cụ thể trong tháng. Khi tiến hành thẻ hồ sơ nhật ký, cần lưu ý hai điểm sau:
- Khơng được sử dụng nó như một cuốn sổ ghi các cuộc hẹn. Nó là hồ sơ công việc đang tiến hành.
- Sử dụng thẻ hồ sơ nhật ký như một phương tiện nhắc nhở kỳ hạn sắp tới. 1.2.1.3. Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn
Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn là cơng cụ giúp ích cho chúng ta ghi nhớ các cơng việc phải làm. Có 4 lời khuyên:
- Phải cập nhật hóa kế hoạch làm việc của mình.
- Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó khơng phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất.
- Đừng lúc nào để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, đó là con đường đã dọn sẵn để đi đến thất vọng.
1.2.2. Tiết kiệm thời gian trong thư tín
Theo thống kê, các cán bộ cao cấp mỗi ngày đã bỏ ra từ 2-3 giờ để đọc và trả lời thư từ. Để tiết kiệm thời gian trong thư tín nên tập trung tồn bộ thư mang về nhà đọc hoặc tranh thủ trong lúc đi máy bay, ngồi trên xe lửa, trên ô tô để đọc thư
1.2.3. Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm
Dùng máy ghi âm thì lời nói ghi lại được chính xác hơn là bản tốc ký, thư ký có thể nghe lại và đánh máy lại vào lúc nào thuận tiện nhất. Cịn khi giám đốc đang nói vào máy, thì thư ký khơng cần ngồi đấy mà có thể làm nhiều việc
33 khác quan trọng hơn.
Một cuộc điều tra cho thấy có tới 40% cán bộ viết tay bản nháp những thư từ và chỉ thị cho cô thư ký đánh máy lại. Nếu bạn hiểu cho rằng viết tay chậm chạp thảm hại như thế nào (khá lắm là được từ 20-30 từ trong một phút) so với nói (150 từ trong một phút) thì ta sẽ thấy rõ giá trị sử dụng của máy ghi âm. Hơn nữa, một người có thể nói nhanh gấp đơi thời gian ghi tốc ký. Như vậy một giờ ngồi ghi âm bằng hai giờ của giám đốc cộng với hai giờ của thư ký ghi những điều ơng ta đã đọc. Ngồi ra, nghe máy ghi âm mà đánh máy thì thư ký có thể làm nhanh hơn 33% so với thời gian đọc bản viết tay của giám đốc hoặc bản ghi tốc ký của mình. Rõ ràng là khơng thể thiếu máy ghi âm để một cán bộ làm việc có hiệu suất cao. Nhưng việc sử dụng nó, cũng như mọi dụng cụ khác, có thể có đơi chút nguy hiểm, vì nói vào máy dễ dàng thoải mái như vậy thì người ta dễ dàng nói dài, cơng văn sẽ dài ra một cách vơ ích và đống hồ sơ sẽ dày lên. Như vậy, người thư ký đỡ bớt việc để có thể giúp làm những cơng tác hành chính quan trọng hơn, năng suất sẽ tăng lên một cách đáng kể, sai lầm sẽ giảm bớt và thời gian phúc đáp công văn sẽ ngắn hơn.
1.2.4. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh
Các nhà chuyên mơn đã thấy rằng hầu như người ta có thái độ cầu tồn trong lúc đọc. Họ đọc từng chữ một vì sợ qn. Nếu khơng đọc từng chữ mà đọc cả câu thì vừa nhanh hơn lại vừa hiểu tốt hơn. Cách tốt nhất là đọc trung bình. Trong lúc đọc, hãy tập trung tối đa để đạt kết quả mau chóng. Đừng bao giờ đọc chậm lại, đừng bao giờ đọc ngược trở lại đoạn trước vì sợ để sót. Lúc đầu, họ có thể thấy khó nắm được tồn bộ ý nghĩa của đoạn văn nhưng vấn đề quan trọng lúc này không phải là hiểu mà chính là tập cho chúng ta vứt bỏ thói quen cũ.
Qua điều tra, khoảng 83% giám đốc nói là họ khơng có thời gian đọc để nắm được tình hình. Biện pháp để khắc phục tình trạng này là:
- Phân công cho người khác đọc. - Đọc nhanh.
Nếu bạn áp dụng phương pháp đọc nhanh thì trong 3 năm, bạn sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian là 6 tháng (= 1/6 thời gian).
- Một số phương pháp đọc nhanh
+ Trong khi đọc một hàng chữ, đừng lắc đầu từ trái sang phải. + Đừng xướng âm trong khi đọc.
34
+ Mở rộng vùng đọc của mình bằng cách nhìn bao quát một nhóm chữ thay vì đọc từng chữ một.
+ Bắt đầu bằng chữ thứ hai hoặc chữ thứ ba của mỗi dòng để khỏi lãng phí vùng đọc vì nhìn ra ngồi lề.
- Các nguyên tắc trong phương pháp đọc nhanh
+ Hãy xem đồng hồ bạn đọc được bao nhiêu từ trong 10 phút chẳng hạn. Ngày hôm sau cũng đọc lâu như vậy nhưng hãy cố đọc nhiều hơn.
+ Trong lúc đọc, hãy tập trung tối đa để đạt kết quả mau chóng. Đừng bao giờ đọc chậm lại. Đừng bao giờ đọc ngược trở lại đoạn trước vì sợ để sót.
1.2.5. Tiết kiệm thời gian tiếp khách
Thường thì trong các văn phịng, việc dùng máy điện thoại được hạn chế nghiêm ngặt hơn là việc tiếp khách. Người ta thường quen dành nhiều thời gian cho việc tiếp khách nhiều hơn bất kỳ hoạt động nào khác trong ngày. Để tiết kiệm thời gian tiếp khách ta có các biện pháp sau:
* Làm chủ việc tiếp khách
Nhà quản trị hãy cho phép thư ký hẹn với khách để lọc bớt những người khách muốn đến và hãy định giờ cho việc tiếp khách. Muốn vậy, nhà quản trị cần:
- Đến chỗ làm việc của cấp dưới: phương pháp này có mấy cái lợi:
+ Không làm gián đoạn công tác vì có thể làm xong việc rồi mới đến gặp cấp dưới.
+ Khơng cho khách tới phịng làm việc thì ta đỡ bị động hơn. + Ta sẽ chủ động hơn vì muốn rút lui lúc nào cũng được.
+ Ta sẽ đến gần nơi xảy ra vấn đề hơn nghĩa là gần nơi giữ hồ sơ, bản vẽ và mọi thứ liên hệ khác đến vấn đề đang giải quyết.
+ Cán bộ cấp dưới sẽ phấn khởi hơn khi được thủ trưởng tới nơi làm việc của mình.
- Tiếp khách ngồi phịng làm việc: nếu một người khách khơng nói rõ anh ta đến có việc gì thì tốt nhất nên tiếp anh ta ngồi phịng làm việc như vậy sẽ làm chủ tình thế hơn. Tiếp khách theo kiểu này tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
- Đứng để tiếp khách: nếu ta đã đứng thì khách không thể ngồi, và như vậy ta đã chiếm được ưu thế về phương diện tâm lý.
35
thể hoặc là gọi điện thoại hoặc là mở cửa bước vào để nhắc lãnh đạo về một cuộc hẹn nào đó mà lãnh đạo cần phải đi, như vậy có cơ hội để kết thúc câu chuyện.
- Qui định thời gian tiếp khách: cần phải nói rõ ngay từ đầu là dành bao nhiêu thời gian để tiếp khách.
- Đừng cho gián đoạn công tác: trong lúc đang tập trung làm việc, đừng cho phép bất cứ ai đến thăm hoặc quấy rầy bằng bất cứ lý do gì, trừ trường hợp hết sức khẩn cấp. Chỉ có một người được phép, đó là thư ký.
- Hãy tiếp xúc tại phòng ăn: để nắm được tình hình và thảo luận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm. Làm như vậy, sẽ giảm thiểu rất nhiều việc tiếp khách tại phòng làm việc, thậm chí cịn giảm thiểu được nhiều cuộc hội nghị nữa.
* Đừng qn đóng cửa phịng làm việc
Nhằm tạo được sự yên tĩnh, riêng tư và có thời gian liên tục để suy nghĩ. * Quan hệ xã hội
Chúng ta là những sinh vật xã hội và tất yếu có xu hướng muốn mở rộng quan hệ xã hội của mình. Người lãnh đạo hiệu quả phải luôn luôn tỉnh táo mà đề phòng tác động của xu hướng này; “Phải học cách kết thúc một cuộc nói chuyện”.
1.2.6. Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại
Những nguyên nhân gây mất thời gian trong các cuộc điện thoại là: - Người quản lý muốn làm tất cả mọi việc.
- Kỷ luật bản thân lơi lỏng.
- Bất lực không thể kết thúc cuộc nói chuyện đã q dài hoặc vì nể nang. - Khơng biết sử dụng có hiệu quả nhân viên thư ký của mình. Những biện pháp khắc phục:
- Thư ký phải biết cách can thiệp những cuộc điện thoại gọi từ bên ngoài. - Sử dụng phương pháp gọi lại.
- Giao cho thư ký việc gọi điện thoại ra ngoài: thư ký sẽ dồn nhiều cuộc điện thoại lại để gọi cùng một lúc và trong một thời điểm thuận tiện. Chuẩn bị sẵn mọi tài liệu có liên quan đến những vấn đề sẽ thảo luận qua điện thoại với từng đối tượng để khỏi quên, khỏi sót.
- Tìm cách để kết thúc một cuộc nói chuyện.
36
Hội họp là một trong những nguyên nhân làm mất nhiều thời gian nhất, các nhà quản trị thường mất khá nhiều thời gian cho các buổi họp. Để buổi họp có hiệu quả phải:
- Có mục đích rõ ràng. - Có sự chuẩn bị trước.
- Có sự phối hợp với các bộ phận liên quan.
- Có đầy đủ các thành phần liên quan để tham gia giải quyết vấn đề và ra quyết định.
1.2.8. Sắp xếp chỗ làm việc khoa học
Để tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc, tâm hồn thoải mái, không bị căng thẳng mệt mỏi, ta cần phải biết:
- Tổ chức nơi làm việc.
Nếu bạn sắp xếp chỗ ngồi làm việc mà người qua lại có thể nhìn thấy bạn là cớ để cho bạn lo ra, ngẩng đầu lên mỉm cười với người qua lại, chưa kể có các cuộc viếng thăm xã giao làm mất thời gian. Còn một giải pháp khác tốt hơn rất nhiều, là đặt thư ký của mình ở ngay cửa ra vào, sao cho bất cứ người khách nào cũng phải gặp mặt thư ký. Sự khôn khéo và tài ngoại giao của thư ký trong việc làm giảm bớt những gián đoạn công tác của thủ trưởng mình là hết sức quan trọng.
Sự gần gũi là một nhân tố rất thực tế để quy định tần số của giao dịch. Ngồi khác phòng hay khác lầu gây trở ngại rất lớn cho tiếp xúc. Có một tổng giám đốc đã cân nhắc dời chỗ hai giám đốc dưới quyền của mình sang một tầng lầu khác để khuyến khích họ độc lập cơng tác hơn. Cũng trong lúc đó ơng lại đưa hai người khác đến bên cạnh, vì cần tiếp xúc thường xuyên hơn.
- Trang trí nơi làm việc.
Cịn có một đề nghị nữa, là đề nghị biến một gian phịng ít dùng đến thành một nơi yên tĩnh để nghiên cứu và đọc tài liệu. Một việc quan trọng là phải cung cấp đầy đủ máy móc và trang bị cần thiết khác cho giám đốc cũng như cơ thư ký.
Việc trang trí lại văn phịng sẽ thay đổi hẳn môi trường làm việc. Những ngắt quãng trong công tác giảm bớt rõ rệt, người ta dễ tập trung tư tưởng để có thể suy nghĩ và nâng cao nhiệt tình làm việc của mình. Để cho một cán bộ làm việc có hiệu quả, sự tập trung tư tưởng cũng cần thiết như việc dập tắt tiếng ồn chung quanh. Trong vòng nhiều năm qua các doanh nghiệp đã bắt đầu đưa
37
những bộ phận nghiên cứu và phát triển của họ đến những vùng ngoại ô tương đối yên tĩnh, môi trường êm ả là điều kiện cần có cho cơng việc nghiên cứu.
Nhiều doanh nghiệp đã đưa ra các biện pháp để khắc phục tiếng ồn, thí dụ quy định rằng khi cần gọi thì phải chọn đúng người chứ khơng được đụng đâu gọi đó, hay tìm cách lắp đặt những thiết bị âm thanh êm hơn, và hạn chế nghiêm ngặt việc gọi nhau.
Nói chung, cần phải trang thiết bị cho toàn thể cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, ở tất cả các cấp, những máy móc tốt nhất mà cơ quan mua sắm được.
- Hãy để bàn giấy trống trải:
+ Các giấy tờ khơng liên quan đến vấn đề đang giải quyết thì hãy loại nó ra khỏi bàn giấy.
+ Văn kiện nào chưa có điều kiện giải quyết thì đừng để trên bàn.
+ Đừng bao giờ gác đề án đang làm lại mà chạy theo những công việc hấp dẫn hơn.
+ Giải quyết xong một hồ sơ thì chuyển nó đi ngay.
+ Phải giữ cho bàn giấy ln luôn sạch sẽ, ngăn nắp, đầy đủ những dụng