CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
2. Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công tác
2.1. Sắp xếp, chuẩn bị
Trong đời sống của một doanh nghiệp hay của bất cứ tổ chức nào, các cán bộ, chuyên viên thường có các chuyến đi cơng tác xa lâu ngày, kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngoài. Là cấp quản trị, bạn phải đào tạo cho thư ký biết hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác của bạn sao cho thành công. Là một trợ lý hay thư ký của cấp quản trị, phải biết hoạch định các chuyến đi công tác của thủ trưởng. Khi tổ chức một cuộc họp cần xác định.
Kế hoạch chuyến đi công tác bao gồm các hoạt động sau đây:(2)
2.1.1. Xây dựng chương trình cho chuyến đi cơng tác
- Xác định mục đích chuyến đi - Nội dung chuyến đi
65 - Số lượng người tham gia
- Các địa điểm đến
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc - Phương tiện đi lại
- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm... - Chuẩn bị lịch trình cơng tác, có hai lọai: + Lịch trình sắp xếp di chuyển
+ Lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn.
2.1.2. Giải quyết các thủ tục giấy tờ
- Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm: - Giấy giới thiệu đi công tác
- Giấy đi đường
- Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu (nếu đi cơng tác nước ngồi) - Chứng minh nhân dân
- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...
2.1.3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
- Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm.
- Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thơng tin, các phương tiện giao thông nơi đồn đến cơng tác như:
+ Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện + Giá vé
+ Độ dài quãng đường
+ Chế độ, tiêu chuẩn thủ trưởng được sử dụng.
2.1.4. Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ và làm việc cho đoàn
- Thư ký phải điện thoại đến các nơi đồn đến cơng tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng ký nơi ăn, nơi ở.
- Đối với các đợt đi cơng tác nước ngồi:
+ Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến hoặc gửi cơng hàm cho nước đó.
+ Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tại Việt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba.
66
phải thông báo cụ thể cho cơ quan tiếp nhận về thời điểm đến, danh sách người đến và đăng ký chỗ ở bằng fax hoặc Email, có xin xác nhận.
2.1.5. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
Các tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn. Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan.
Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD-ROM và mang theo máy vi tính xách tay.
Nếu có thể được, nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi fax, Email, truy cập internet, chat, hội thoại với các bộ phận cần liên hệ, hoặc nhận và xử lý thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến.
2.1.6. Chuẩn bị kinh phí
Dựa vào kế hoạch cơng tác của đồn, thư ký lập dự trù kinh phí. Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ bản sau đây:(5)
- Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ôtô...
- Tiền ăn, nghỉ tại khách sạn trong suốt chuyến đi - Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chánh
- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)
- Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phịng...
2.1.7. Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.
- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà. Những việc khác cần phải thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong suốt thời gian thủ trưởng vắng mặt...
2.1.8. Kiểm tra chuyến đi phút chót
- Vé máy bay, tàu thủy.
- Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ. - Passport, Visa (nếu đi cơng tác nước ngồi).
- Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng.
- Xác nhận phòng ngừa y tế (nếu đi cơng tác nước ngồi). - Giấy giới thiệu.
- Tính cách những người quan trọng cần gặp. - Các loại bảo hiểm.
67
- Sổ tay địa chỉ. Danh sách các nhà cung cấp.
- Giấy phép lái xe quốc tế (nếu đi công tác nước ngồi). - Thơng tin chuyến bay thay thế hoặc các chuyên chở khác. - Toa thuốc.
- Mắt kính, mắt kính sơ cua và toa trịng kính. - Phong bì có địa chỉ.
- Bản sao bài diễn văn, báo cáo, các tài liệu cần thiết. - Lộ trình chuyến đi. Bản đồ đi đường.
- Các hướng dẫn của khách sạn. - Các tài liệu để đọc.
- Lộ trình chuyến đi.
2.1.9. An tồn cho chuyến đi
- Đừng mang nhiều tiền mặt, khoản nào thanh tốn được trước hoặc sau thì nên thực hiện.
- Chú ý đầy đủ về vấn đề bảo hiểm.
- Chú ý hành lý, đừng gây sự chú ý cho người khác khi sử dụng các vật đựng đắt tiền, tránh phơ bày các vật nhỏ như ví, đồ trang sức đắt tiền, dễ 'giựt', đặc biệt những nơi vắng, những lúc lên, xuống xe.
- Cẩn thận về an ninh nơi khách sạn cư trú.
- Photo những tài liệu quan trọng trước khi mang đi để đề phòng bị mất cắp.
- Nếu bị cướp, liên lạc ngay với cảnh sát. Lấy giấy xác nhận của cảnh sát để được bảo hiểm.
- Chọn phương tiện đi lại an toàn tùy nơi, tùy lúc cũng rất quan trọng nhằm đảm bảo an toàn.