3.2. Khi khách đến và công việc tiếp theo sau khi chào hỏi
3.3. Khách nội bộ
Khách nội bộ gồm cấp phó và trưởng phó các đơn vị chức năng, những người cộng sự, những cán bộ công chức khác. Việc tiếp xúc và giải quyết các nhu cầu của cán bộ cơng chức trong cơ quan có thể giải quyết bằng những con đường khác nhau. Có nơi thủ trưởng tiếp cán bộ cơng chức bất cứ lúc nào; Có nơi dành riêng một thời gian nào đó trong tuần, trong tháng để tiếp; Có nơi tổ chức đăng ký để tiếp khách nội bộ một cách có kế họach. Tuy nhiên, những cách trên có những hạn chế nhất định, tốt nhất nên xử lý như sau:
- Đối với những người cộng tác thân cận nhất thì có thể đến gặp thủ trưởng bất kỳ lúc nào nhưng không để giám đốc lan man từ việc này sang việc khác.
- Đối với cán bộ muốn gặp thủ trưởng thì phải được sự đồng ý, sự sắp xếp của thư ký (chuẩn bị tài liệu, báo trước với thủ trưởng), trừ khi có công việc khẩn cấp hay đặc biệt quan trọng.
- Đối với công nhân viên, công chức phải tổ chức tiếp vào những giờ nhất định trong tuần gọi là giờ tiếp dân.
Trong cả ba trường hợp trên đều cần phải chú ý có khi có trường hợp ngoại lệ. Ví dụ khi có việc khẩn khơng thể chờ đến ngày hẹn mới giải quyết hay trong việc tiếp những cộng sự quan trọng, không để bỏ lỡ buổi hẹn hay những cuộc họp quan trọng của giám đốc. Việc tiếp xúc và giải quyết các nhu cầu của cán bộ và cơng nhân trong cơ quan, cơng ty có thể có những cách khác nhau, nhưng phải rất năng động và đúng các qui định.