CHƢƠNG 5 : SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1. Tổ chức công tác văn thƣ
1.1. Phân loại văn bản
Văn bản hiểu theo nghĩa hẹp là các tài liệu, giấy tờ... được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, báo cáo, đơn từ... Ngày nay, khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, doanh nghiệp.
Theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng ngơn ngữ. Ví dụ như bia đá, câu đối ở đình chùa, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, cơng trình khoa học kỹ thuật, cơng văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng
84 ghi âm... ở các cơ quan, doanh nghiệp.
Có 2 tiêu chí phân loại văn bản:(1)
1.1.1. Phân loại theo mục tiêu
Có 3 loại
- Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động hành chính của doanh nghiệp. Ví dụ: thơng báo, thơng cáo, biên bản, cơng văn hành chính, điện báo, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép...
- Văn bản kỹ thuật
Văn bản kỹ thuật là những văn bản hình thành trong quá trình sản xuất, nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Ví dụ: bản vẽ, thiết kế, xây dựng...
- Văn bản chuyên môn
Văn bản chuyên môn là những văn bản của các ngành chuyên môn, phục vụ riêng cho công tác chuyên môn như: văn bản kế toán, thống kê, lao động tiền lương...
1.1.2. Phân loại theo bản chất
- Văn bản pháp luật
Văn bản pháp luật là hình thức thể hiện những quyết định quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một hình thức và trật tự do pháp luật qui định, thể hiện ý chí nhà nước, mang tính bắt buộc chung, buộc các đối tượng có liên quan phải thi hành và được nhà nước bảo đảm thực hiện bằng các biện pháp cưỡng chế.
Văn bản pháp luật được chia thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật.
- Văn bản hành chánh thơng thường là những văn bản mang tính thơng tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Văn bản hành chính thơng thường có hai loại chính: Cơng văn hành chính thơng thường và văn bản có tên loại.