CHƢƠNG 6 : CÔNG TÁC LƢU TRỮ
6. Bảo quản tài liệu lƣu trữ
6.1. Khái niệm bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là tồn bộ những cơng việc được thực hiện nhằm bảo đảm giữ gìn nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử phải được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng.
Tài liệu lưu trữ đặc biệt qúi, hiếm phải được bảo quản theo chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm:
- Ngăn chặn những hư hại do thời tiết, khí hậu hoặc do tác động của con người.
- Bảo quản tài liệu để sử dụng hiện tại và lưu lại cho đời sau.
6.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ
- Nội dung công việc bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: + Tạo điều kiện tối ưu nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
+ Bảo đảm giữ gìn tịan vẹn trạng thái vật lý, hóa học của tài liệu.
+ Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, quản lý việc xuất-nhập tài liệu theo các qui định chặt chẽ.
+ Kiểm tra thường xuyên kho lưu trữ, tình trạng tài liệu, lập phơng bảo hiểm đối với các tài liệu có giá trị đặc biệt, chuẩn bị các tài liệu đưa đi tu bổ, phục chế, sao chụp.
- Để công tác bảo quản được tốt, yêu cầu về cơ sở vật chất phải có như: + Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn qui định, đảm bảo các yêu cầu về thiết kế và kiến trúc nhằm tạo ra điều kiện về khí hậu
+ Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
+ Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, các phương tiện dụng cụ chữa cháy.
+ Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.
118
các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu. Phòng lưu trữ phải là nơi cao ráo, thống khí và có cửa khóa chắc chắn.
+ Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng. + Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.