CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
3. Quản trị hồ sơ
3.3 Công cụ và hệ thống lưu trữ hồ sơ
3.3.1. Các cơng cụ lưu trữ
Có rất nhiều cơng cụ lưu trữ hồ sơ hiện nay, và vì thế hồ sơ cũng được sắp xếp tùy theo loại. Hiện nay có các cơng cụ sau đây:
- Bìa hồ sơ, kẹp, còng, tủ đựng hồ sơ, .…
- Giá đựng hồ sơ để đứng, để nằm, để ở hai bên, …..
3.3.2. Hệ thống lưu trữ hồ sơ
Mặc dù có nhiều loại hướng dẫn và các thủ tục tiêu chuẩn để quản trị hồ sơ, tuy nhiên mỗi công ty thay đổi các tiêu chuẩn cho phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của tổ chức mình. Bởi vì tính đa dạng của mỗi doanh nghiệp, khơng có hệ thống nào là tối ưu cho mọi tổ chức cả. Thơng thường có các hệ thống cơ bản sau đây:
3.3.2.1. Hồ sơ lưu trữ theo thứ tự chữ cái
Dựa theo tên của hồ sơ. Tên tiếng Việt thì xếp theo tên vì rất hay trùng họ; Tên tiếng nước ngoài thường xếp theo họ. Trường hợp trùng tên thì có các quy ước dựa theo họ và chữ lót.
- Ưu điểm:
+ Khơng cần tạo thư mục con, có thể tham chiếu trực tiếp dựa vào tên hồ sơ.
+ Dễ hiểu, nhanh chóng và có thể phát hiện ngay tài liệu bị lưu sai. - Nhược điểm:
50
+ Có thể có rất nhiều hồ sơ mang cùng tên gây khó khăn cho việc lưu trữ. + Khi hệ thống được mở rộng quá lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ tốn nhiều thời gian và công sức.
3.3.2.2. Hồ sơ lưu trữ theo số
Thường áp dụng cho các hồ sơ cùng loại như hóa đơn, thơng báo..., hoặc xuất phát từ cùng một đơn vị, thì lưu theo thứ tự phát sinh giao dịch. Cần phải có một danh mục các mã số giúp cho việc lưu trữ và truy lục dễ dàng.
- Ưu điểm:
+ Cho phép mở rộng vô hạn
+ Cho phép sự bảo mật khi cần thiết. - Nhược điểm:
+ Tốn thời gian và công sức để tạo các mục con trong mỗi hồ sơ. 3.3.2.3. Hồ sơ lưu trữ kết hợp giữa chữ và số (mã số)
Phổ biến hơn hai cách trên vì nó cho phép nhận dạng hai tham số cùng lúc. Các thư viện, các cơng ty có nhiều hồ sơ thường hay dùng hệ thống chữ-số có các ký hiệu quy ước sẵn.
- Ưu điểm:
+ Phương pháp này thường dùng phổ biến ở các thư viện hoặc các cơ quan quản lý nhiều hồ sơ. Khắc phục nhược điểm của hai phương pháp trên.
- Nhược điểm:
+ Tốn nhiều thời gian và công sức khi hệ thống mở rộng quá lớn. 3.3.2.4. Hồ sơ lưu trữ theo đề tài (chủng loại)
Tài liệu được sắp xếp theo chủ đề định trước. Sau đó, từng chủ đề sẽ được phân thành nhóm nhỏ hơn. Cách này thường được dùng kết hợp với cách lưu tên chữ, hoặc số nêu trên, thuận tiện cho việc tham khảo chéo.
- Ưu điểm:
+ Thuận lợi cho việc mở rộng và hữu ích nếu các chủ đề được xác định rõ ràng.
+ Việc truy cập sẽ dễ dàng khi đã quen thuộc với các đề tài. - Nhược điểm:
+ Có những đề tài địi hỏi một thư mục con phức tạp, vì nó địi hỏi phải thiết lập đầy đủ những phân loại thích hợp, sự tham chiếu qua lại rất phức tạp.
51 quan.
3.3.2.5. Hồ sơ lưu trữ theo địa danh
Cách này thường dùng cho các loại bản đồ, hồ sơ liên quan đến bất động sản, hoặc khi lưu thông tin về các chi nhánh, các phân xưởng, nhà máy của công ty đặt tại những vùng khác nhau, hoặc hoạt động theo khu vực thị trường...
- Ưu điểm:
+ Đơn giản, dễ hiểu, phổ biến cho việc quản lý các chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở... trực thuộc tổ chức. Dễ truy lục nếu biết được địa điểm.
+ Người sử dụng dễ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan. + Cho phép nhiều người truy nhập một hồ sơ cùng một lúc mà khơng gây trở ngại,
- Nhược điểm:
+ Địi hỏi người sử dụng phải am hiểu nhất định về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt là khi có một số nơi chốn tương tự.
+ Cần một thư mục con hỗ trợ.
3.3.2.6. Hồ sơ lưu trữ theo trình tự thời gian
Thường dùng cho các loại hồ sơ địi hỏi có sự theo dõi về diễn biến và tiến độ, hoặc cho các báo cáo, kế hoạch tổng kết phục vụ mục đích so sánh và dự báo. Các hồ sơ có thể phân chia theo ngày, tuần, tháng, năm... tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ. Hệ thống này thường được dùng kết hợp với các phương pháp phân loại khác.
- Ưu điểm: Cho phép dễ dàng cập nhật tiến độ công việc.
- Nhược điểm: Chỉ có tác dụng tốt nếu phối hợp với các phương pháp phân loại khác.