CHƢƠNG 6 : CÔNG TÁC LƢU TRỮ
4. Xác định giá trị tài liệu
4.1. Khái niệm xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan theo giá trị về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác của tài liệu từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho lưu trữ nhà nước.
Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản.
Đây là mục đích chủ yếu, xác định những tài liệu đã hết giá trị bảo quản để tiêu huỷ.
4.2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, tồn diện và tổng hợp
- Nguyên tắc lịch sử: Việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử sản sinh ra tài liệu đó, phải giữ được nhưng tài liệu phản ánh sự kiện lịch sử quan trọng của đất nước.
114
được bản chất giai cấp của tài liệu, nhất là tài liệu của kẻ địch cần xác định được giá trị của các tài liệu đó và sử dụng chúng để phục vụ cho đường lối chính sách của Đảng, nhà nước.
- Nguyên tắc tổng hợp và tồn diện: Ngun tắc này địi hỏi:
+ Xác định giá trị tài liệu trên các mặt: nội dung, hình thức, giá trị ngơn ngữ.
+ Phải căn cứ vào nhu cầu của các lĩnh vực: chính trị, qn sự, y tế, văn hố, giáo dục, xã hội, khoa học-kỹ thuật.
+ Phải dựa trên lợi ích của nhiều người, nhiều cơ quan, nhiều địa phương, nhiều ngành.
Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thơng tin và sử liệu học.
4.3. Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu
4.3.1. Nội dung của tài liệu
Nội dung là toàn bộ những vấn đề, sự kiện, hiện tượng, sự vật hoặc cá nhân được ghi trong tài liệu.
Tài liệu của các cơ quan thường bao gồm các loại:
- Loại thứ nhất: Phản ánh chức năng, nhiệm vụ hoạt động chủ yếu của cơ quan (tài liệu về việc thành lập, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch…) loại này bảo quản vĩnh viễn.
- Loại thứ hai: Các tài liệu có tính chất giao dịch thơng thường, các tài liệu về quản trị. Thời hạn bảo quản của tài liệu này khơng đều, có loại lâu, có loại nhanh.
- Loại thứ ba: Tài liệu về nhân sự: có giá trị tra cứu, các tài liệu nhân sự được bảo quản chủ yếu lưu trữ cơ quan.
4.3.2. Tiêu chuẩn cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu (đơn vị hình thành phơng)
Đơn vị hình thành phông là những cơ quan hoặc cá nhân mà trong hoạt động của nó, tài liệu được hình thành căn cứ vào tiêu chuẩn này nhằm:
- Xác định xem cơ quan ấy có phải là nguồn thu của lưu trữ hay không? - Là căn cứ để lập bảng kê danh sách những cơ quan có tài liệu quan trọng cần phải thu thập để nộp lưu trữ nhà nước.
115
Tác giả là tên cơ quan, đơn vị làm ra tài liệu. Trong phông của cơ quan có tài liệu của nhiều tác giả khác nhau. Dựa vào tiêu chuẩn này có thể nắm được danh sách cơ quan có ý nghĩa lịch sử quan trọng, phải thu thập tài liệu vào lưu trữ nhà nước.
Ví dụ: Uỷ ban quân quản, danh sách các nhà hoạt động xã hội, khoa học, kỹ thuật.
4.3.4. Tiêu chuẩn lặp lại của thơng tin
Tính lặp lại của thơng tin thể hiện ở sự lặp lại nội dung của tài liệu này trong tài liệu khác (ở các mức độ khác nhau). Tài liệu có thơng tin lặp lại có thể có ở một cơ quan hoặc tất cả các cơ quan thuộc một ngành hoặc một hệ thống chủ quản.
Đối với các trường hợp trùng lặp thơng tin thì xử lý như sau:
- Trường hợp văn bản có cả bản chính, bản sao: hồ sơ có thể loại bỏ bản sao.
- Trường hợp văn bản quản lý trùng (nhất là văn bản pháp quy): trong một đơn vị bảo quản chỉ cần giữ lại một bản tốt nhất. Trường hợp bảo quản trùng, có trong tất cả các phơng thì tài liệu chủ yếu được lưu trữ ở 2 cơ quan: cơ quan ban hành và cơ quan thi hành văn bản.
- Trường hợp báo cáo tổng kết năm thì thơng thường cần giữ lại báo cáo quý, sáu tháng, năm (nếu báo cáo năm bao hàm đầy đủ nội dung của báo cáo tháng, quý). Trừ trường hợp báo cáo quan trọng. Cách xử lý cũng tương tự đối với báo cáo của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan, của cơ quan chủ quản và các cơ quan trực thuộc.
4.3.5. Các tiêu chuẩn khác
Ngoài các tiêu chuẩn trên còn căn cứ vào các tiêu chuẩn khác như: ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ tồn vẹn tài liệu của phơng lưu trữ; tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý của tài liệu; Hình thức của tài liệu; đặc điểm về chữ viết, ngôn ngữ, nghệ thuật…