CHƢƠNG 5 : SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1. Tổ chức công tác văn thƣ
1.3. Tổ chức công tác văn thư tại một đơn vị
Để tổ chức công tác văn thư (công tác công văn, giấy tờ) được tốt, các đơn vị cần có các bộ phận như sau:
1.3.1. Bộ phận chịu trách nhiệm về công văn “đi - đến”:
- Đối với cơ quan vừa và nhỏ: Tất cả công văn của đơn vị nên tập trung vào một sổ do một bộ phận hay một nhân viên chuyên trách đảm nhận.
- Đối với cơ quan lớn, có nhiều đơn vị trực trực thuộc, phân tán: Mỗi đơn vị phải tổ chức bộ phận công văn “đi - đến” riêng.
1.3.2. Bộ phận soạn thảo công văn:
Do các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, cán bộ nghiên cứu đảm nhận. Văn phòng hoặc phịng hành chính chịu trách nhiệm đóng dấu và gửi công văn đi.
Cán bộ phục vụ sao in công văn của cơ quan chịu trách nhiệm xem xét lại lần sau cùng trước khi trình lên người có thẩm quyền ký.
1.3.3. Bộ phận đánh máy, in ấn công văn: Công văn đã được duyệt mới
được đánh máy, nếu số lượng nhiều thì nhân bản. Cơng việc này do văn phịng hoặc phịng hành chính chịu trách nhiệm.
Những công việc cụ thể của công tác văn thư:(6)
- Nhận và vào sổ “Công văn đến”: công văn do các nơi gửi đến phải tập trung vào bộ phận văn thư (hay nhân viên chun trách) hay phịng hành chính quản trị vào sổ để tránh trường hợp mất mát, thất lạc.
- Xem phân phối theo dõi việc giải quyết công văn đến: phân phối công văn đến các bộ phận nhận cũng như trình cơng văn cho lãnh đạo xem xét, nghiên cứu.
- Nghiên cứu và khởi thảo văn bản: trả lời các công văn đến hoặc khởi thảo công văn gủi cho các đơn vị liên quan.
- Sửa chữa và duyệt bản dự thảo: thường sau khi soạn xong thì các trưởng phịng phải sơ bộ sửa chữa các cơng văn do phịng mình khởi thảo rồi sau đó mới trình lãnh đạo duyệt. Trước khi trình cơng văn, người trình ký phải sốt lại và chịu trách nhiệm về bản đánh máy.
89 - Đánh máy, ký tên, đóng dấu:
+ Đánh máy: Phải đúng hồn tồn với bản thảo đã duyệt, tuyệt đối khơng tự tiện thêm bớt, sửa chữa. Phải bảo quản chặt chẽ tài liệu bản đánh máy, bản thảo theo chế độ bảo vệ bí mật của Nhà nước.
+ Ký tên: Người ký công văn phải chịu trách nhiệm về công văn mình ký. Nếu có ủy quyền cho cấp dưới thì phải trong giới hạn nhất định. Người được ủy quyền khơng được ủy quyền lại.
+ Đóng dấu: Con dấu phải do người có trách nhiệm được giao bảo quản. - Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo qui định của Nhà nước. - Vào sổ “Công văn đi” và gửi đi: Công văn khi gửi đi ra khỏi cơ quan đều phải được bộ phận văn thư vào sổ để theo dõi.
- Làm sổ ghi chép tài liệu: Các tài liệu có liên quan đến cơng tác của cơ quan cần được ghi chép vào sổ cẩn thận để khi cần thiết có thể sử dụng thuận lợi.
- Lập hồ sơ: Là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.