CHƢƠNG 6 : CÔNG TÁC LƢU TRỮ
2. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lƣu trữ
2.1. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong. Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ.
Cán bộ, nhân viên làm các công tác công văn, giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm cơng việc liên quan đến công văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải
111
quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan. Khi giao nộp có thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
Phải chuẩn bị kho tàng và các phương tiện cần thiết để tiếp nhận tài liệu. Khi tiếp nhận và bàn giao tài liệu phải có biên bản. Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và biên bản được lập thành hai bản: một bản bên nộp lưu và một bản bên tiếp nhận giữ.
2.2. Công tác bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ là cơng tác sưu tầm, thu thập, hồn chỉnh thêm tài liệu vào các kho lưu trữ theo những phương pháp và nguyên tắc thống nhất. Công tác bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ đòi hỏi phải được tiến hành thường xuyên, thiết thực và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong thực tế.
Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ ngoài những ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử... có tầm quốc gia, cịn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh ra chúng. Nếu để tài liệu mất mát, thất lạc, không tổ chức được việc bổ sung kịp thời thì thành phần phơng lưu trữ sẽ ngày càng nghèo đi, khả năng phục vụ sẽ ngày càng bị hạn chế.
Các nguồn tài liệu bổ sung cho kho lưu trữ là:
- Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế.
- Tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại.
- Tài liệu đang được bảo quản trong thư viện, viện bảo tàng. - Tài liệu của cá nhân, gia đình, dịng họ.
- Tài liệu đang được bảo quản ở các viện lưu trữ nước ngoài. Bổ sung tài liệu lưu trữ được tiến hành với các nội dung sau:
+ Xác định nguồn bổ sung tài liệu.
+ Qui định thành phần và nội dung tài liệu cần bổ sung cho mỗi phòng, kho lưu trữ.
112 tài liệu.
Để thực hiện nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Bổ sung tài liệu phải tiến hành thường xun, có tính thiết thực, kịp thời, đặc biệt là khả năng sử dụng trong thực tế.
- Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.