CHƢƠNG 5 : SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
3. Kĩ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính
3.2. Soạn thảo công văn
3.2.1. Khái niệm cơng văn hành chính
Văn thư hành chính thường được gọi tắt là cơng văn, là một loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan nhà nước với nhau, cơ quan nhà nước với các tổ chức, đơn vị hoặc với công dân.
Cơng văn có nội dung bao qt rộng rãi, bao gồm tất cả các vấn đề hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước. Khác với văn bản quy phạm pháp luật, nội dung của công văn không chứa đựng quy phạm pháp luật và những quyết định pháp luật. Bố cục của công văn đa dạng, tùy thuộc vào vấn đề được trình bày.
Các loại cơng văn hành chính
Căn cứ vào nội dung, chúng ta có thể chia cơng văn thành các loại sau đây:
- Công văn mời họp. - Công văn chất vấn. - Công văn yêu cầu. - Công văn kiến nghị. - Công văn đề nghị. - Công văn trả lời. - Công văn hướng dẫn. - Cơng văn giải thích.
95 - Cơng văn đôn đốc.
- Công văn chỉ đạo. - Công văn cám ơn.
3.2.2. Bố cục của cơng văn hành chính
Bố cục của cơng văn hành chính thơng thường gồm ba phần: Phần mở đầu; phần nội dung và phần kết thúc.
- Phần mở đầu nêu rõ lý do, mục đích của việc ban hành công văn.
- Phần nội dung được diễn đạt bằng văn xi với mục đích thơng báo, truyền tin. Tùy theo vấn đề công văn đề cập đến mà người soạn thảo có thể viết thành một đoạn văn hay một câu dài. Tất cả các chi tiết được trình bày cần rõ ràng, mạch lạc, liên quan lơgíc với nhau nhằm đạt được một mục đích duy nhất là thể hiện được mục tiêu của công văn.
- Khi soạn thảo công văn cần chú ý đến đặc tính lịch sự, lễ độ cũng như các đặc tính khác của cơng văn nhằm giải quyết được vấn đề công văn đề cập đến.