CHƢƠNG 5 : SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
4. Giải quyết và quản lý văn bản
4.3. Công tác lập hồ sơ
4.3.1. Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ và sự cần thiết của công tác lập hồ sơ
103
nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong q trình giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ cụ thể của một cơ quan, một cá nhân.
Công tác lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu thành từng vấn đề, từng vụ việc hoặc thành từng tập văn kiện để phục vụ cho công việc trước mắt và nghiên cứu sau này.
Để lập hồ sơ người ta phải căn cứ vào một số đặc điểm giống nhau của văn bản như: đặc trưng về vấn đề, về tên gọi, tác giả, địa chỉ, thời gian…Các đặc điểm đó là căn cứ để hình thành các loại hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác giải quyết quản lý văn bản (Công tác văn thư) và là khâu then chốt của công tác lưu trữ. Đây là cơng việc cần thiết vì:
- Giúp cho mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp văn bản khoa học, thuận tiện cho việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu quả công việc.
- Quản lý chặt chẽ, giữ gìn cơng văn giấy tờ (tránh lập hồ sơ trùng lặp, tránh bỏ sót văn bản hoặc lưu giữ văn bản giấy tờ khơng cần thiết).
- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và của cơ quan. - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu.
4.3.2. Nội dung công tác lập hồ sơ
Công tác lập hồ sơ của cơ quan, đơn vị gồm các công việc chủ yếu sau: 4.3.2.1. Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm có kèm theo chỉ dẫn thời gian và được duyệt theo một chế độ nhất định. Việc lập danh mục hồ sơ nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan dơn vị lập hồ sơ đầy đủ thuận lợi và giúp cho việc quản lý lập hồ sơ được thống nhất khoa học.
Việc lập danh mục hồ sơ được tiến hành vào tháng cuối năm để thực hiện từ đầu năm mới. Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ giúp thủ trưởng cơ quan đơn vị lập bản danh mục hồ sơ.
Có hai loại danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ tổng hợp, là danh mục hồ sơ dùng chung cho cả cơ quan và danh mục hồ sơ theo đơn vị, tổ chức để dùng riêng cho từng đơn vị tổ chức.
104
- Bước 1: Xác định loại danh mục hồ sơ (tổng hợp hoặc theo đơn vị tổ chức)
- Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ
Đây là bước lập các đề mục lớn, các đề mục nhỏ của bản danh mục và sắp xếp chúng theo một trật tự khoa học bảo đảm các hồ sơ có vị trí hợp lý và sử dụng thuận tiện, phân loại hồ sơ có thể:
Theo vấn đề: Mỗi vấn đề là một đề mục lớn bao gồm các vấn đề nhỏ. Mỗi hồ sơ có thể là một vấn đề lớn hoặc từng vấn đề nhỏ. Cách phân loại này thường được dùng trong các cơ quan có cơ cấu tổ chức khơng ổn định.
Theo đơn vị, tổ chức: Mỗi đơn vị, tổ chức làm một đề mục lớn, các đề mục nhỏ là các hồ sơ hoặc đơn vị nhỏ hơn, cách phân loại này áp dụng với các cơ quan đơn vị có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ít thay đổi.
- Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ phải rõ ràng, ngắn gọn và phản ánh khái quát nội dung hồ sơ làm cơ sở cho việc chọn lựa tài liệu đưa vào hồ sơ.
- Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Các đề mục lớn nhỏ của từng hồ sơ trong danh mục đều phải có số, ký hiệu để xác định vụ trí của chúng nhằm thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng. Ký hiệu hồ sơ thường có hai phần:
Phần chữ: Gồm tên của đơn vị, tổ chức lập hồ sơ đó hoặc chữ cái của tên vấn đề mà hồ sơ đã phản ánh ghép lại.
Phân hồ sơ là số thứ tự của hồ sơ thuộc đơn vị tổ chức hoặc vấn đề mà hồ sơ phản ánh.
- Bước 5: Phân công người lập hồ sơ
- Bước 6: Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ
Mỗi hồ sơ phải ghi rõ thời hạn bảo quản hồ sơ trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan, thời hạn bảo quản hồ sơ gồm.
Năm bảo quản: Thời hạn lưu giữ hồ sơ tại cơ quan để phục vụ cơng tác. Mốc thời hạn tính năm bảo quản là kể từ năm tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan. Khi năm bảo quản kết thúc, những hồ sơ có giá trị được thu thập và lưu trữ bảo quản ở kho lưu trữ nhà nước. Các tài liệu hết giá trị được tiêu hủy theo quy định của Nhà nước.
Thời hạn bảo quản: Thời hạn hồ sơ cần lưu lại ở kho lưu trữ nhà nước. Thời hạn chia thành ba loại: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời.
105 4.3.2.2. Công tác lập hồ sơ
Nội dung công việc lập hồ sơ tùy thuộc vào từng loại hồ sơ. Trong hoạt động của cơ quan, đơn vị thông thường phải lập các loại hồ sơ sau:
* Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao các văn bản quản lý (chủ yếu là văn bản quy phạm pháo luật) về một công tác nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết cơng việc hàng này. Hồ sơ này có thể là tập hợp văn bản của nhiều năm, khơng cần biên mục đóng quyển và nộp lưu cơ quan loại hồ sơ này.
Các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc cũng được sắp xếp theo các phương pháp như đối với hồ sơ công việc.
* Hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn bản phản ánh quá trình trưởng thành và cơng tác của mỗi cán bộ, công chức của cơ quan. Đây là bằng chứng lịch sử và pháp lý để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ, nhân viên. Hồ sơ nhân sự bao gồm các tài liệu sau:
Bản lý lịch tự thuật của cán bộ công chức theo mẫu quy định của Nhà nước.
Các quyết định tuyển dụng, thuyên chuyển, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ.
Các bản kiểm điểm, nhận xét cán bộ công chức hành năm cơ quan, tổ chức về các vấn đề chung và riêng.
Các đơn thư kiến nghị khiếu nại, tố cáo, các bản xác minh, điều tra về các vấn đề đối với cán bộ cơng chức đó.
Các loại giấy tờ khác liên quan đến cán bộ cơng chức đó. * Hồ sơ trình duyệt
Hồ sơ trình duyệt là tập các văn bản dự thảo và các văn bản có liên quan dùng để trình lãnh đạo nghiên cứu, xem xét và duyệt, phê chuẩn. Hồ sơ này thường có hai phần:
Phần I: Những văn bản nguyên tắc làm cơ sở cho việc dự thảo văn bản cần duyệt.
Phần II: Dự thảo văn bản cần duyệt và các văn bản có liên quan (Bản thuyết minh, các phụ lục)
Đối với hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự là 2 loại hồ sơ bắt buộc phải lập trong cơ quan.
106
4.3.3. Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ
Lập hồ sơ là một bộ phận trọng yếu của công tác văn thư nên thủ trưởng các cơ quan, các cấp có trách nhiệm chỉ đạo và thường xuyên đôn đốc, kiểm tra cán bộ công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện tốt công tác này.
* Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
* Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính
- Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.
- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
- Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức
- Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan.
- Trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào lưu trữ cơ quan.
- Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao tồn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong q trình cơng tác cho đơn vị, lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức.
107
Văn bản là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. Có hai cách phân loại văn bản: Phân loại theo mục tiêu; phân loại theo bản chất. Khi soạn thảo các văn bản có tính cách pháp lý, cần phải sử dụng hình thức cho phù hợp. Ngồi ra, cần phải chú ý đến tính chất của văn bản như mức độ khẩn, mật, bản thảo, bản chính, bản sao
BÀI TẬP
Câu hỏi và và bài tập thực hành Câu hỏi 1. Trình bày khái niệm và phân loại văn bản.
Câu hỏi 2 Phân cấp phát hành các văn bản quy phạm pháp luật. Câu hỏi 3. Trình bày tổ chức cơng tác văn thư tại một đơn vị.
Bài tập thực hành 1. Hãy soạn một biên bản họp lớp bình bầu thi đua? Bài tập thực hành 2. Hãy soạn thảo một báo cáo sơ kết học kỳ I của lớp
chúng ta?
Bài tập thực hành 3. Hãy soạn thảo một hợp đồng mua bán 10 bộ máy điều hòa giữa cơ quan bạn và Cty điện tử
Bài tập thực hành 4. Hãy soạn thảo một đơn đề nghị nhà trường miễn giảm học phí năm học ... cho bản thân?
108