CHƢƠNG 6 : CÔNG TÁC LƢU TRỮ
5. Thống kê và kiểm tra tài liệu
5.1. Khái niệm thống kê và kiểm tra tài liệu
Thống kê kiểm tra tài liệu là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản... để có kế hoạch và phương án lưu trữ tốt hơn.
116
Thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ là một khâu nghiệp vụ chun mơn của cơng tác lưu trữ, có vị trí quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ. Bởi lẽ, những số liệu thống kê tài liệu là cơ sở để các kho lưu trữ xây dựng kế hoạch bổ sung thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Đồng thời, căn cứ vào số liệu thống kê tài liệu lưu trữ, cơ quan quản lý lưu trữ lập các kế hoạch hàng nhằm quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ trong phạm vi cả nước.
Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức lưu trữ.
Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
Công tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
- Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng có hiệu quả. - Đảm bảo thống kê tài liệu lưu trữ tồn diện, kịp thời, chính xác và triệt để.
- Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.
5.2. Nội dung thống kê và kiểm tra tài liệu
Công tác thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan và thống kê tài liệu lưu trữ trên phạm vi cả nước với những nội dung như sau:
- Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ. - Thống kê hệ thống cơng cụ tra cứu, phương tiện bảo quản, tình hình tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu và đội ngũ cán bộ lưu trữ. Cơng cụ thống kê thích hợp có thể là:
+ Mục lục hồ sơ.
+ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ. + Phiếu phông.
+ Danh sách phông.
+ Sổ nhập, sổ xuất tài liệu lưu trữ.
+ Thẻ phông, bộ thẻ phông, số đăng ký các loại tài liệu đặc thù... Các loại sổ sách thống kê phải lập theo mẫu được nhà nước qui định.
117
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải ln ln được sắp xếp gọn gàng để có thể di chuyển nhanh chóng khi cần thiết.