CHƢƠNG 5 : SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
3. Kĩ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính
3.4. Soạn thảo báo cáo
Báo cáo là một hình thức văn bản nhằm phản ánh hoạt động quản lý trên các lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, dùng để đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào, một vấn đề, vụ việc… từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, vấn đề cần kiến nghị, bổ sung cho một chủ trương, chính sách nào đó.
- Yêu cầu khi soạn thảo báo cáo
Một báo cáo phải bảo đảm các yêu cầu sau:
+ Bảo đảm trung thực, chính xác: phản ánh đúng hiện thực nêu đúng ưu nhược điểm, thuận lợi khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng. Người soạn thảo báo cáo khơng được thêm bớt hiện tượng, bóp méo sự thật. nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa những nguồn tin không chính xác, khơng tồn diện, lãnh đạo sẽ đưa ra giải pháp không đúng, xử lý không kịp thời, khơng triệt để, điều đó gây hậu quả xấu đến cơng tác quản lý.
+ Bảo đảm tính kịp thời: nếu khơng kịp thời sẽ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp dưới dẫn đến hậu quả: khơng thể ứng phó kịp thời nhanh nhạy với tình hình để có những quyết định, mệnh lệnh chính xác kịp thời.
+ Báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm
97
vụ chính yếu của đơn vị mình để đưa vào báo cáo, khơng nên liệt kê tràn lan các sự việc hiện tượng trong báo cáo. Thơng qua các số liệu tình hình địi hỏi báo cáo phải lập luận để thấy được ưu khuyết điểm, tránh những sự kiện chung chung (hoặc số liệu ma) thuần thống kê sự việc mà không rút ra được những kinh nghiệm bài học gì thì sẽ là báo cáo kém chất lượng. Cần xuất phát từ mục đích yêu cầu của từng loại báo cáo và đối tượng đọc báo cáo mà lựa chọn đúng trọng tâm trọng điểm vấn đề để viết cho cụ thể, mạch lạc.
- Phương pháp viết một bản báo cáo
Để viết một bản báo cáo phải tuân theo quy trình soạn thảo đã nêu ở trên. Về nội dung phải xác định được mục đích, yêu cầu của bản báo cáo thường kỳ hay bất thường, báo cáo sơ kết, tổng kết hay chuyên đề để có cách viết cho phù hợp về bố cục và nội dung. Ngoài các phần như tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo…phần nội dung của báo cáo thường gồm.:
+ Phần mở đầu: Có thể nêu ra nhiệm vụ chức năng của cơ quan đơn vị. Đồng thời nêu những điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các nhiệm vụ đó.
+ Phần nội dung thường gồm: Đánh giá tình hình hoặc mơ tả sự việc hiện tượng xảy ra. Trong phần này, người viết báo cáo phải có số liệu, tình hình để mơ tả sự vật, hiện tượng; kiểm điểm đánh giá những công việc chủ yếu theo từng nội dung công việc về những việc đã làm và chưa làm được, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm ra nguyên nhân khách quan, chủ quan của kết quả và những tồn tại.
+ Phần kết luận: nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp trên về các vấn đề có liên quan.