CHƢƠNG 6 : CÔNG TÁC LƢU TRỮ
7. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ
7.2. Nội dung tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
* Thông báo về tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu thơng tin là một trong những hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách chủ động. Hình thức này giúp cho các cơ quan, đơn vị được thông báo nắm được nội dung, tài liệu và sử dụng chúng trong cơng tác của mình. Cơ quan lưu trữ có thể gửi cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu những thông báo, mục lục tài liệu theo chuyên đề, đồng thời có thể đề xuất việc sử dụng tài liệu.
* Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ. Việc tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc lưu trữ là một hình thức mang tính truyền thống và được áp dụng rộng rãi. Để hình thức này đạt được hiệu quả cao cần tổ chức hệ thống công cụ tra cứu khoa học: mục lục, các bộ thẻ; biên soạn các sách hướng dẫn...
119
+ Mục lục hồ sơ (hay mục lục thống kê hồ sơ) lưu trữ là một trong những lọai công cụ tra cứu khoa học phổ biến, tiện lợi và truyền thống. Đó là bản kê biên có hệ thống tên gọi các hồ sơ lưu trữ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định như một phông, một bộ phận của phông (các hồ sơ của một năm, của một đơn vị tổ chức...), một sưu tập lưu trữ. Mục lục hồ sơ thường có hai phần chính như sau:
+ Phần thống kê các tiêu đề hồ sơ bao gồm: các thông tin về từng hồ sơ cụ thể (đơn vị bảo quản), tức là những thông tin về thành phần và nội dung của hồ sơ.
+ Phần tra tìm bổ trợ bao gồm: tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng kê chữ viết tắt và tờ mục lục.
- Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ:
+ Bộ thẻ là các tấm thẻ dùng để giới thiệu nội dung tài liệu, trong đó các thông tin tài liệu được phân nhóm theo các đặc trưng chuyên đề, ngành hoạt động hay tác giả... và được sắp xếp theo khung phân loại thông tin tài liệu nhất định. Các bộ thẻ có thể là bao gồm các thẻ chuyên đề, thẻ sự vật chuyên đề, thẻ hệ thống.
- Sách chỉ dẫn tài liệu lưu trữ:
+ Sách chỉ dẫn tài liệu lưu trữ được biên soạn để thông báo và hướng dẫn nội dung tài liệu được bảo quản trong kho tài liệu lưu trữ. Đó có thể là các sách chỉ dẫn về thành phần và nội dung tài liệu các phông lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ, các sách chỉ dẫn phông lưu trữ cụ thể nhằm giới thiệu rõ thành phần và nội dung tài liệu của phông để người đọc biết được những yếu tố thuộc phông lưu trữ như: thời gian bắt đầu, kết thúc phơng; các nhóm tài liệu chủ yếu; nội dung của các nhóm tài liệu đó; số hiệu tra tìm..., hoặc là các sách chỉ dẫn tóm tắt các phông và các sưu tập với nội dung về tên phơng và số tra tìm về phơng lưu trữ đó.
- Sử dụng máy vi tính để tra tìm tài liệu lưu trữ
Ứng dụng các thành tựu của công nghệ tin học vào công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một tất yếu khách quan, ngày càng được quan tâm và phát triển nhanh chóng. Tuy nhiên, khơng được quan niệm rằng máy tính có thể thay thế cho bản thân các tài liệu lưu trữ.
* Triển lãm tài liệu lưu trữ. Đây là hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác giáo dục, tuyên truyền. Đề tài triển lãm có thể rất đa dạng
120
và phong phú. Việc này có thể được tổ chức thường xuyên hoặc không thường xuyên, cố định hoặc lưu động.
* Cung cấp các chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ.
- Giấy chứng nhận lưu trữ là một loại văn bản có giá trị pháp lý, trong đó cho biết những nội dung có trong tài liệu của kho lưu trữ và ghi rõ các dẫn liệu tra tìm chúng.
- Bản sao lục lưu trữ là bản sao toàn văn của tài liệu lưu trữ, có chứng thực của cơ quan lưu trữ.
- Bản trích lục là bản sao một phần tài liệu lưu trữ liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc cá nhân, có chứng thực của cơ quan lưu trữ.
* Công bố tài liệu lưu trữ: Công bố tài liệu lưu trữ bao gồm những nội dung công tác sau: chọn đề tài, xác định thể loại và hình thức cơng bố, lựa chọn và truyền đạt nội dung tài liệu... Hình thức công bố tài liệu luu trữ rất phong phú như xuất bản các tập sách cơng bố tài liệu; đăng báo, tạp chí; xây dựng các bộ phim tài liệu
TĨM TẮT CHƢƠNG 6
Cơng tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong q trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước.
BÀI TẬP
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Trình bày vai trị, tính chất cơng tác lưu trữ. Câu hỏi 2. Phân tích các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu. Câu hỏi 3. Trình bày cơng tác thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ.
121
ĐÁP ÁN BÀI TẬP CHƢƠNG 1
Câu hỏi 1. Trình bày xu hướng hiện đại hóa cơng tác văn phòng hiện nay.
Hiện đại hố cơng tác văn phòng theo hướng: - Văn phòng điện tử
- Văn phịng khơng giấy - Văn phịng tự động hóa - Phương pháp hiện đại hố:
+ Tổ chức bộ máy văn phòng tinh, gọn, đúng chức năng. + Từng bước tin học hố cơng tác văn phịng.
+ Trang bị các thiết bị văn phòng phù hợp như:
+ Không ngừng phát triển kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính...
Câu hỏi 2. Việc bố trí, sắp xếp các phịng làm việc như thế nào để đạt hiệu quả công việc cao.
- Các yêu cầu của bố trí văn phịng - Các ngun tắc của bố trí văn phịng
+ Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban + Bố trí phịng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc + Hạn chế sử dụng phịng riêng (hệ thống văn phịng “đóng”) + Sử dụng vách ngăn (hệ thống văn phòng “mở”)
Câu hỏi 3. Phân tích các chức năng của văn phòng của quản trị văn phịng.
Phân tích làm rõ được các ý sau: - Người kiểm sốt văn phịng
- Quản lý con người trong văn phòng
- Kiểm sốt chất lượng của cơng việc văn phịng - Kiểm sốt tài chính trong văn phịng
- Tiền tiêu vặt trong văn phòng: - Bảo hiểm trong văn phòng - Điều tra cơng việc văn phịng
- Sắp xếp thời khóa biểu trong văn phòng - Kiểm sốt văn phịng
122
Câu hỏi 4. Tìm hiểu và trình bày cơ cấu tổ chức văn phịng của một công
ty - Bộ phận hành chính văn thư - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận quản trị - Bộ phận lưu trữ - Bộ phận tài vụ - Bộ phận tổ chức nhân sự - Bộ phận bảo vệ - Phụ trách văn phòng là chánh văn phòng
Bài tập thực hành 1. Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp và
trình bày những ưu-nhược điểm về cơ cấu tổ chức đó?
Gợi ý: Tùy cơ cấu tổ chức của mỗi daonh nghiệp, cơ cấu tổ chức có thể khác nhau.
Bài tập thực hành 2. Bạn hãy thiết kế một văn phòng theo xu hướng hiện đại.
Người học có thể sáng tạo bố trí một văn phịng hiện đại theo nhiều kiểu khác nhau.
CHƢƠNG 2
Câu hỏi 1. Nêu khái niệm quản trị thời gian. Tại sao cần phải quản trị
thời gian? Hãy trình bày các nguyên nhân làm mất thời gian, các biện pháp quản trị thời gian?
Người học trình bày được các ý sau:
- Khái niệm: Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức và kiểm sốt việc sử dụng quỹ thời gian vơ giá của mình một cách có hiệu quả.
- Sự cần thiết của việc quản trị thời gian. - Các nguyên nhân làm mất thời gian. - Các biện pháp quản trị thời gian.
Câu hỏi 2. Thế nào là quản trị hệ thống thông tin?
- Quản trị hệ thống thông tin là việc hoạch định, tổ chức-phối hợp, điều hành và kiểm soát các hệ thống thơng tin sao cho có hiệu quả.
- Người học có thể nhìn vào sơ đồ để trình bày về hệ thống thơng tin trong các cơ quan, doanh nghiệp:
123
Câu hỏi 3. Thế nào là quản trị hồ sơ? Trình bày tiến trình quản trị hồ sơ.
- Trình bày khái niệm hồ sơ
- Trình bày khái niệm quản trị hồ sơ
- Nhìn vào sơ đồ và trình bày tiến trình quản trị hồ sơ
Câu hỏi 4. Trình bày cơng cụ và hệ thống lưu trữ hồ sơ.
* Các cơng cụ lưu trữ
Có rất nhiều công cụ lưu trữ hồ sơ hiện nay, và vì thế hồ sơ cũng được sắp xếp tùy theo loại. Hiện nay có các cơng cụ sau đây:
- Bìa hồ sơ, kẹp, cịng, tủ đựng hồ sơ, .…
- Giá đựng hồ sơ để đứng, để nằm, để ở hai bên, …..
* Hệ thống lưu trữ hồ sơ
- Hồ sơ lưu trữ theo thứ tự chữ cái
- Hồ sơ lưu trữ theo số
- Hồ sơ lưu trữ kết hợp giữa chữ và số (mã số) - Hồ sơ lưu trữ theo đề tài (chủng loại)
- Hồ sơ lưu trữ theo địa danh
- Hồ sơ lưu trữ theo trình tự thời gian
Bài tập thực hành 1. Có bao giờ bạn bị quấy rầy, làm gián đoạn công việc chưa? Bạn sẽ xử lý như thế nào nếu:
- Đang làm một việc quan trọng, nhưng cũng không thể bỏ mặc việc khác quá lâu.
Trả lời: Phải cập nhật hóa kế hoạch làm việc của mình; xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó khơng phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất.
Bài tập thực hành 2. Bạn đang bận với việc soạn thảo các văn bản chuẩn
bị phục vụ hội nghị, một nhân viên trong cơ quan cũng có một vấn đề bức xúc cần thảo luận với bạn. Bạn xử lý tình huống này như thế nào cho ổn?
Gợi ý: Xem lại kế hoạch làm việc; cập nhật các kế hoạch công việc tiếp theo; hẹn một thời gian phù hợp với nhân viên hoặc yêu cầu nhân viên trình bày bằng văn bản để giải quyết sau.
CHƢƠNG 3
Câu hỏi 1. Hãy trình bày trách nhiệm của thư ký trong việc hoạch định,
124
- Tham mưu và giúp lãnh đạo lập kế hoạch và nội dung cuộc họp - Đề cử chủ tịch đoàn và thư ký đồn
- Chuẩn bị chương trình nghị sự - Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu - Chuẩn bị nghe nhìn
- Chuẩn bị kinh phí, các điều kiện vật chất khác như: quà tặng, tiệc chiêu đãi
- Đón và bố trí khách. Theo dõi hội nghị
Câu hỏi 2. Trình bày cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị.
Có nhiều cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị. Sau đây là một gợi ý cho việc sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp.
Câu hỏi 3. Trách nhiệm của thư ký trong việc sắp xếp chuẩn bị chuyến đi
công tác của thủ trưởng là như thế nào?
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi cơng tác - Giải quyết các thủ tục giấy tờ
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
- Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghĩ và làm việc - Chuẩn bị tài liệu chun mơn và phương tiện nghe nhìn
- Chuẩn bị kinh phí
- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà - Kiểm tra chuyến đi phút chót
- An toàn cho chuyến đi
Bài tập thực hành 1. Lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác tại Hà nội
để dự hội nghị tổng kết ngành. Nơi đến là văn phịng Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt nam, từ ngày 25/12/2022 đến 30/12/2022, bao gồm giám đốc bưu điện tỉnh và các trưởng đơn vị của bưu điện tỉnh, có chuẩn bị một báo cáo về phương án chia tách bưu chính viễn thơng tại bưu điện tỉnh.
125
Người học lập kế hoạch dựa theo các ý sau: - Xác định mục đích chuyến đi
- Nội dung chuyến đi - Số lượng người tham gia - Các địa điểm đến
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc - Phương tiện đi lại
- Chuẩn bị lịch trình cơng tác
Bài tập thực hành 2. Thảo một kế hoạch cho thủ trưởng đi cơng tác ở Phú n và Bình Định để hợp đồng đào tạo.
Người học lập kế hoạch dựa theo các ý sau: - Xác định mục đích chuyến đi
- Nội dung chuyến đi - Số lượng người tham gia - Các địa điểm đến
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc - Phương tiện đi lại
- Chuẩn bị lịch trình cơng tác
Bài tập thực hành 3. Lập kế hoạch cụ thể cho một chuyến đi tham quan
đền Hùng của lớp chúng ta.
Người học lập kế hoạch dựa theo các ý sau: - Xác định mục đích chuyến đi
- Nội dung chuyến đi - Số lượng người tham gia - Các địa điểm đến
- Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc - Phương tiện đi lại
- Chuẩn bị lịch trình chuyến đi
CHƢƠNG 4
Câu hỏi 1. Hãy trình bày khái niệm lễ tân và vai trị của cơng tác lễ tân.
- Khái niệm: Lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội bộ một nước hoặc giữa các nước.
126 - Vai trò:
+ Tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho người lãnh đạo giải quyết các công việc quan trọng khác.
+ Tạo ra ấn tượng tốt đẹp, gây cảm tình với khách.
+ Ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động đối ngoại
Câu hỏi 2. Phân tích các phương thức giao tiếp trong hoạt động lễ tân.
Người học phân tích các phương thức giao tiếp trong hoạt động lễ tân sau: - Giao tiếp bằng ngôn ngữ
- Giao tiếp cận ngôn ngữ - Giao tiếp phi ngơn ngữ
Câu hỏi 3. Trình bày nghệ thuật ứng xử khi nghe và gọi điện thoại?
Nghệ thuật ứng xử khi nghe điện thoại: Chủ động chào hỏi và xưng danh; ghi lại số điện thoại và tên khách hàng; lắng nghe khi nhận điện thoại để tránh nhầm lẫn, có thể yêu cầu bên kia nói to hơn; khơng gắt gỏng.
- Nghệ thuật ứng xử khi gọi điện thoại: Chuẩn bị trước nội dung; tự xưng danh; trình bày rõ mục đích cuộc gọi; kết thúc cuộc gọi không đột ngột cúp máy mà phải có tín hiệu báo trước.
Bài tập thực hành 1. Thư ký xử lý như thế nào khi đang giải quyết một
vấn đề trên điện thoại thì có một người khách bên ngồi bước vào xin được gặp giám đốc?
(Lễ phép lịch sự ra tín hiệu chào, ra tín hiệu khách chờ một chút và tỏ thái độ sẽ tiếp khách ngay sau khi xong việc).
Bài tập thực hành 2. Thư ký xử lý như thế nào khi khi có một người khách đến xin được gặp giám đốc nhưng không chịu cho biết tên và cũng không cho biết mục đích gặp để làm gì mà chỉ nói là người quen?
- Tỏ sự chú ý đối với khách.
- Tỏ ra quan tâm tới công việc của khách
- Ghi tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm của khách - Mời khách đến phòng chờ, và đi báo cáo thủ trưởng.
Bài tập thực hành 3. Xử lý tình huống như thế nào nếu khách đến xin