CHƢƠNG 6 : CÔNG TÁC LƢU TRỮ
1. Khái niệm, vai trị và tính chất của công tác lƣu trữ
1.1. Khái niệm
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản
109
gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Cơ quan sẽ gặp rất nhiều phiền toái xảy ra khi thiếu sự quản lý, lưu trữ các thông tin dưới dạng hồ sơ, văn bản. Tuy nhiên, cơ quan cũng sẽ không thể lưu trữ tất cả và lưu trữ mãi mãi vì khơng có người, khơng đủ chỗ, và cũng khơng cần thiết phải làm như vậy. Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang các tính chất phù hợp với yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp mình.
Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận hoặc phịng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan. Ở các cơ quan nhỏ ít hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thì việc này do một nhân viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm. Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan là:
- Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ; thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo quy định.
- Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định chung. - Thống kê hồ sơ nhận được và đề nghị quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ấy theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ.
- Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đoàn thể trong cơ quan.
- Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.
- Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo quy định của nhà nước.
1.2. Vai trị của cơng tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một bộ phận của công tác quản lý nhà nước, chịu trách nhiệm quản lý một bộ phận tài sản quan trọng của nhà nước.
Công tác lưu trữ là một công tác nghiệp vụ chun mơn có hệ thống lý luận nghiệp vụ riêng và có hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương.
Trong đời sống xã hội, công tác lưu trữ phục vụ cho mọi nhu cầu công tác của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang, các cán bộ nhân viên trên lĩnh vực; chính trị, kinh tế, văn hố, giáo dục, y tế, khoa học kỹ thuật.
Trong đời sống của mỗi cá nhân, gia đình tập thể, cơng tác lưu trữ tư nhân cũng có ý nghĩa rất lớn, cung cấp thông tin cần thiết cho các lĩnh vực hoạt động.
110 * Cơng tác lưu trữ phải đảm bảo:
Tính khoa học: Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả các tài liệu lưu trữ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cần phải tiến hành theo những phương pháp khoa học. Mặt khác, công tác lưu trữ phải thường xuyên nghiên cứu lý luận và thực tiễn, ứng dụng những thành quả của khoa học kỹ thuật vào hồn cảnh thực tế của đất nước.
Tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ chứa đựng những bí mật nhà nước, kẻ thù có thể dùng nhiều thủ đoạn để đánh cắp, đánh tráo, sao chụp khai thác những tài liệu này để phục vụ cho mưu đồ phá hoại của chúng. Vì vậy, cơng tác lưu trữ phải ln cảnh giác, giữ đúng nguyên tắc, nội quy để đảm bảo bí mật quốc gia. Thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ban hành.
1.3. Tính chất của cơng tác lưu trữ
- Tính chất cơ mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của nhà nước. Do đó địi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về bảo vệ tài liệu lưu trữ. - Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt. Để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả, địi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu... đều phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp tỷ mỷ.
- Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liền với từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi họat động kinh tế, xã hội đất nước. Ví dụ, quản lý công tác lưu trữ của bộ, các sở giáo dục và tào tạo liên quan chặt chẽ đến họat động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành giáo dục và đào tạo...