CHƢƠNG 6 : CÔNG TÁC LƢU TRỮ
3. Công tác chỉnh lý tài liệu lƣu trữ
3.1. Khái niệm công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hồn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các cơng cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Mục đích của cơng tác chỉnh lý là:
- Tổ chức, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu.
- Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Nguyên tắc chỉnh lý:
+ Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phơng phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.
+ Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.
+ Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ảnh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành tài liệu; sự liên hệ lơgíc và lịch sử của tài liệu.
3.2. Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
* Cơng tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có nội dung như sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng.
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra các hồ sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ.
113 án đã chọn.
* Trình tự chỉnh lý tài liệu lưu trữ được tiến hành như sau:
- Khảo sát tài liệu, nghiên cứu và xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ.
- Lập các bảng hướng dẫn đối với một số loại cơng việc cụ thể, ví dụ hướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ...
- Chọn và xây dựng phương án phân lọai.
- Dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định, hoàn thành việc hệ thống hóa tài liệu.
- Tổng kết, chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy được ưu-khuyết điểm của quá trình chỉnh lý để làm tốt công tác chỉnh lý cho các đợt tiếp theo.