CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
2. Hoạch định sắp xếp các chuyến đi công tác
2.3. Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về
- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong doanh nghiệp.
- Trình bày những cơng văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng. Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các họat động hành chính.
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục thanh toán.
- Soạn thảo các thư cám ơn những người đã tiếp và giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi trong chuyến đi.
- Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi.
TÓM TẮT CHƢƠNG 3
Đối với các cuộc họp nội bộ bình thường, khơng theo nghi thức, nhiệm vụ của thư ký là phải chuẩn bị chu đáo các đều kiện về phòng ốc, thành phần tham dự, tài liệu, trang thiết bị, nước giải khát, ghi biên bản và theo dõi. Cịn với các cuộc họp có nghi thức, thư ký phải thực hiện các nhiệm vụ như: lựa chọn ngày tháng, chuẩn bị hồ sơ cuộc họp, soạn thảo lịch trình kế hoạch, đặt phịng, sắp xếp các dịch vụ ăn uống, thông báo cho các thành viên, soạn thảo lịch trình nghị sự, sắp xếp và phân phối tài liệu, chuẩn bị các trang thiết bị, xử lý các tình huống làm gián đọan, bảo đảm thủ tục theo đúng nghi thức, ghi biên bản, soạn thảo lại biên bản và theo dõi...Một thư ký chuyên nghiệp còn phải biết chuẩn bị,
69
sắp xếp và hoạch định cho các chuyến đi công tác của thủ trưởng. Sau khi thủ trưởng trở về còn phải báo cáo tình hình các hoạt động trong thời gian thủ trưởng vắng mặt.
BÀI TẬP
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Hãy trình bày trách nhiệm của thư ký trong việc hoạch định,
tổ chức các cuộc họp có theo nghi thức.
Câu hỏi 2. Trình bày cách sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị. Câu hỏi 3. Trách nhiệm của thư ký trong việc sắp xếp chuẩn bị chuyến đi
công tác của thủ trưởng là như thế nào?
Bài tập thực hành 1. Lập kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác tại Hà nội
để dự hội nghị tổng kết ngành. Nơi đến là văn phịng Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt nam, từ ngày 25/12/2022 đến 30/12/2022, bao gồm giám đốc bưu điện tỉnh và các trưởng đơn vị của bưu điện tỉnh, có chuẩn bị một báo cáo về phương án chia tách bưu chính viễn thơng tại bưu điện tỉnh.
Bài tập thực hành 2. Thảo một kế hoạch cho thủ trưởng đi công tác ở Phú Yên và Bình Định để hợp đồng đào tạo.
Bài tập thực hành 3. Lập kế hoạch cụ thể cho một chuyến đi tham quan
70