CHƢƠNG 5 : SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
4. Giải quyết và quản lý văn bản
4.2. Tổ chức giải quyết quản lý văn bản mật
Các văn bản “đến”, “đi”, “nội bộ” có thể có các mức độ mật theo quy định của pháp luật. Nhà nước đã có các văn bản mật theo quy đinh của pháp luật. Nhà nước đã có các văn bản quy định việc giải quyết, quản lý văn bản mật, các văn bản đó là:
- Pháp lệnh Bảo về bí mật Nhà nước ban hành ngày 28/10/1991.
- Nghị định số 84/HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước
- Chỉ thị số 267 – TTg ngày 24/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh Bảo về bí mật Nhà nước.
102 được thực hiện theo những nội dung sau.
* Xác định đúng đắn mức độ mật của tài liệu
- Văn vản có 3 mức độ mật: Tuyệt mật, tối mật, và mật. (Điều 6,7,8 pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước
* Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành tìm hiểu và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu hủy văn bản mật
+ Chỉ được phổ biến văn bản mật trong phạm vi đối tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành.
+ Đối với văn bản “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý.
+ Chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký văn bản này. Văn thư có thể được thủ trưởng giao cho nhiệm vụ quản lý văn bản “mật” hoặc không. Nếu không được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản mật thì chỉ ghi vào sổ phần ghi ngồi bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận.
+ Sổ ghi văn bản mật “đến” và “đi” tương tự như sổ ghi văn bản thường, chỉ khác nhau cột “trích yếu nội dung văn bản” có thêm cột “mức độ mật”.
+ Đóng dấu chỉ mức độ mật vào văn bản, khơng đóng ra ngồi bì. Người chịu trách nhiệm làm bì trong phải ghi đầy đủ: số, ký hiệu nơi nhận và đóng dấu độ mật lên bì trong sau đó chuyển cho văn thư làm phiếu gửi và làm bì ngồi như đối với văn bản thường. Dấu chỉ độ mật ghi trên bao bì trong được ghi bằng các ký hiệu: A (tuyệt mật), B (tối mật), C (mật).
+ Văn bản mật phải được chuyển đến tận tay người nhận.
+ Không được mang văn bản mật về nhà riêng. Khi đi công tác xa không đem theo văn bản mật khơng có liên quan đến công tác được giao.
+ Trong khi chưa giải quyết cơng việc khơng được ghi chép những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay khi chưa được cơ quan quản lý vào sổ, đánh số. Sổ tay trong đó có ghi những điều bí mật cũng được xem như văn bản, giấy tờ mật và được bảo quản như tài liệu mật
+ Phải có đầy đủ các phương tiện bảo mật để bảo quản các tài liệu mật.