CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
3. Quản trị hồ sơ
3.5 Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính
Khơng thể nói lưu trữ hồ sơ bằng computer là ưu việt hơn cả, bởi vì có những văn bản, giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng... cần phải lưu hồ sơ theo kiểu cổ điển. Mặt khác, đơi khi virus máy tính cũng gây khơng ít khó khăn vất vả khi làm mất hết dữ liệu của hồ sơ lưu. Tuy nhiên, việc lưu trữ những hồ sơ, văn bản bằng computer hết sức đơn giản, nhanh chóng, khoa học và nói chung là rất thuận tiện.
Cần phải có các chương trình lưu trữ hồ sơ một cách khoa học.
Do đó, việc sao lưu dữ liệu là cực kỳ thiết yếu, giúp lưu giữ bản sao của những thứ quan trọng phịng những trường hợp khơng mong muốn xảy ra. Lý tưởng nhất là thực hiện sao lưu trên 2 vị trí khác nhau: một là trên bộ nhớ đám mây và một là trên bộ nhớ ngồi.
TĨM TẮT CHƢƠNG 2
Cơng tác quản trị văn phịng bao gồm quản trị ba vấn đề lớn đó là: quản trị thời gian, quản trị thông tin và quản trị hồ sơ. Quản trị thời gian là một tiến
55
trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả. Quản trị hệ thống tin là việc họach định, tổ chức, phối hợp, điều hành và kiểm soát các hệ thống thơng tin sao cho nó có hiệu quả. Quản trị hồ sơ là việc hoạch định (lên kế hoạch), tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng nơi, đúng lúc, và đồng thời kiểm tra sao cho hệ thống thông tin đạt được hiệu quả tốt nhất.
BÀI TẬP
Câu hỏi và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Nêu khái niệm quản trị thời gian. Tại sao cần phải quản trị
thời gian? Hãy trình bày các nguyên nhân làm mất thời gian, các biện pháp quản trị thời gian?
Câu hỏi 2. Thế nào là quản trị hệ thống thông tin?
Câu hỏi 3. Thế nào là quản trị hồ sơ? Trình bày tiến trình quản trị hồ sơ. Câu hỏi 4. Trình bày công cụ và hệ thống lưu trữ hồ sơ.
Bài tập thực hành 1. Có bao giờ bạn bị quấy rầy, làm gián đoạn công việc chưa? Bạn sẽ xử lý như thế nào nếu:
- Đang làm một việc quan trọng, nhưng cũng không thể bỏ mặc việc khác quá lâu.
Bài tập thực hành 2. Bạn đang bận với việc soạn thảo các văn bản chuẩn
bị phục vụ hội nghị, một nhân viên trong cơ quan cũng có một vấn đề bức xúc cần thảo luận với bạn. Bạn xử lý tình huống này như thế nào cho ổn?
56
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÕNG Mã chƣơng: 61033064-03
GIỚI THIỆU
Các cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp. Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự các tiến trình làm quyết định. Cũng như các cuộc họp, các chuyến đi công tác của thủ trưởng là một phần tất yếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Các chuyến đi công tác nhằm giải quyết những công việc cụ thể đã được hoạch định trong chương trình kế hoạch cơng tác của cơ quan, thủ trưởng.
Để cuộc họp dù không theo nghi thức hay theo nghi thức được thành công, mang lại hiệu quả cao; Cũng như làm thế nào để các chuyến đi công tác của thủ trưởng được sắp xếp, hoạch định một cách kỹ lưỡng, phân công trách nhiệm rõ ràng, các công việc vẫn được tiến hành trôi chảy khi thủ trưởng vắng mặt... Đó là một phần cơng việc và là trách nhiệm của thư ký. Vậy, nhiệm vụ cụ thể của thư ký là như thế nào, trong chương 3 này sẽ giải quyết hai vấn đề nêu trên.
MỤC TIÊU
Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:
- Diễn đạt được các nội dung, nhiệm vụ và các cách thức để hoạch định tổ chức các cuộc họp, tổ chức các hội nghị từ xa.
- Lập được kế hoạch hoàn chỉnh để tổ chức các cuộc họp; sắp xếp một cách chu tồn, khơng có sai sót các chuyến đi cơng tác.
- Ln ln có ý thức rèn luyện bồi dưỡng thêm các kiến thức thực tiễn về một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng.
NỘI DUNG
1. Hoạch định tổ chức các cuộc họp