CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
2. Quản trị thông tin
2.5. Văn thư điện tử
Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, sự kiện, hình ảnh, tiếng nói... Việc truyền thơng được thực hiện truyền từ máy này qua máy khác. Các máy đó có thể là: máy điện báo, máy fax, máy vi tính hoặc kể cả màn hình phục vụ trong các hội nghị từ xa
Các thiết bị nêu trên có thể truyền qua đường dây điện thoại, qua vệ tinh, qua hệ thống viba...
2.5.1. Thư điện tử (E.mail)
Ngày nay người ta đồng hóa thư điện tử truyền qua computer là E.mail. Thư điện tử là một hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ một máy computer này sang máy computer khác. Các máy computer có thể nằm trong phạm vi một cơ quan, doanh nghiệp được gọi là hệ thống mạng nội bộ, hoặc có thể truyền đi khắp thế giới qua mạng internet.
Với hệ thống thư điện tử, máy computer nhận sẽ nhận và lưu trữ thơng tin tự động. Mỗi nhân viên có một hộp thư điện tử. Người gửi truyền trực tiếp thông tin cho hộp thư của người nhận và thông tin được lưu trữ tại đây. Người nhận sẽ
44
kiểm tra hệ thống thư điện tử thường xuyên để lấy thơng tin. Thơng tin này có thể đọc trực tiếp trên màn hình và trả lời ngay cho người gửi; có thể được in ra hoặc gửi chuyển tiếp cho một hộp thư điện tử khác. Hiển nhiên, nhân viên văn phòng cần được huấn luyện để sử dụng thành thạo các thao tác trên. Qui trình xử lý thư điện tử cũng cần được thống nhất gần giống như đối với thư gửi qua đường bưu điện.
Thư điện tử đã giúp cho các cơ quan trao đổi thư từ với nhau chỉ trong giây lát, ngày cũng như đêm. Việc truyền và nhận thư điện tử giúp cho cơ quan, doanh nghiệp tiết kiệm được hàng tấn giấy, chi phí rất thấp và nhanh gấp bội lần.
Với phương tiện truyền thông ngày càng đa dạng, và vì thế lượng thơng tin đầu vào và đầu ra bằng phương tiện điện tử ngày càng nhiều và nhanh vô kể, chúng ta cần phải xử lý kịp thời.
2.5.2. Xử lý văn thư điện tử
Khác với văn thư thường, bằng giấy tờ mỗi ngày phát 1 -2 lần. Văn thư điện tử phải lưu chuyển theo từng giờ. Cụ thể, trong quá trình làm việc, người nhận phải thường xuyên kiểm tra hệ thống thư điện tử để lấy thông tin. Thơng tin này có thể đọc được trong màn hình hoặc được in ra, hoặc gửi chuyển tiếp cho một hộp thư điện tử khác. Cụ thể như sau:
- Phân loại thư: Nếu là mail cho phòng hoặc cá nhân nào cụ thể thì chuyển vào địa chỉ nơi đó, người đó.
- Xử lý sơ bộ: Nếu có văn bản đính kèm thì lưu vào tập tin phù hợp và/ hoặc in ra để lưu và chuyển cho các bộ phận cần sử dụng.
- Trả lời thư: Tùy vào việc có sẳn thơng tin và được phép. Nếu chưa trả lời được thì:
+ Phải gửi một tin báo là đã nhận được mail và sẽ sớm trả lời kết quả. + Chuyển đến những nơi phù hợp.
+ Theo dõi.
Về hình thức văn phong, thư điện tử thường ít địi hỏi sự trịnh trọng như thư thường, khơng phải dùng format có tiêu đề hay ghi địa chỉ người gửi, người nhận... Nội dung cũng thường ngắn gọn, súc tích. Tuy nhiên, vẫn cần chú ý giữ gìn sự mạch lạc, rõ ràng, lịch sự và tơn trọng nhau trong giao dịch. Đừng vì nghĩ đây là thư điện tử mà tự cho phép mình dễ dãi, cẩu thả hoặc thân mật quá mức (như viết tắt quá nhiều, dùng tiếng lóng...). Thậm chí, với các giao dịch quan
45
trọng hoặc với khách hàng chưa quen biết nhiều thì nên soạn thư chính thức trên văn bản (winword) và scan để gửi qua thư điện tử, hoặc gửi như bản đính kèm (attachment) của thư điện tử.
Nên kiểm tra lại nội dung thư trước khi gửi. Dù thư điện tử sẽ báo người gửi, ở cuối thông điệp (thư) vẫn cần ghi rõ tên người viết thư, có thể đăng ký cả chữ ký để điền vào. Trước khi nhấn lệnh gửi (send), cũng cần chắc chắn là đã kèm các attachment nếu có nhắc tới trong thư.
Với tính chất truyền thơng nhanh của giao diện điện tử, sẽ mất nhiều cơ hội nếu chậm phản ứng với mỗi thơng điệp nhận được, trừ khi đó là các mẫu quảng cáo chào hàng mà ta có thể tránh phiền tối bằng cách thiết lập lệnh cản không cho các thư từ những địa chỉ ấy đổ về hộp thư của mình. Cần “dọn dẹp” hộp thư sau một thời gian, theo các nguyên tắc lưu trữ văn thư.
Lợi điểm của E.mail là người nhận thơng tin nhanh chóng và hồi âm vào hộp thư điện tử của người gửi. Điều này giúp các nhà quản trị đẩy nhanh tiến trình ra quyết định.