CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
3. Quản trị hồ sơ
1.3 Các hội nghị từ xa
1.3.1. Khái niệm hội nghị từ xa
Trong nền kinh tế tri thức hiện nay, nhu cầu trao đổi thông tin liên lạc một cách nhanh chóng và hữu hiệu trong nội bộ doanh nghiệp hay giữa các doanh nghiệp với nhau trở nên cấp thiết, đặc biệt là với các đơn vị mà khoảng cách địa lý giữa các văn phịng khơng cho phép các cuộc gặp gỡ thường xuyên theo nhu cầu công việc. Để đáp ứng nhu cầu đó, giải pháp hội nghị truyền hình ra đời và đang nhận được sự quan tâm rất lớn từ các tổ chức, các doanh nghiệp. Hội nghị truyền hình với tên gọi eMeeting.
1.3.2. Ứng dụng của eMeeting
- Họp giữa các văn phòng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở cách xa
- Hội nghị truyền hình đa điểm trên nền internet (chất lượng băng thơng hiện tại VN)
- Trình diễn, khai trương sản phẩm mới từ xa.
- Quản lý, điều khiển trong các khu trường sở bị phân tách về không gian. - Đào tạo nội bộ, liên kết giáo dục, đào tạo từ xa.
- Không giới hạn khoảng cách về địa lý (thoại truyền hình tồn cầu)
- Chất lượng và đồng bộ âm thanh hình ảnh cao (khơng nhiễu, không tạp âm, không echo)
64
- Hội thảo truyền hình di động + USB 3G.
- Khả năng mở rộng các điểm đàm thoại nhanh chóng tiện lợi - Đơn giản, không cần đầu tư nhiều (sử dụng Laptop + Webcam) - Tương thích với nhiều chủng loại thiết bị hiện tại.
1.3.3. Lợi ích của eMeeting
- Tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại. - Đơn giản, dễ sử dụng mọi lúc, mọi nơi.
- Giảm thiểu nguồn nhân lực quản trị hệ thống.
- Hoạt động với mọi loại đường truyền Internet hiện tại từ (USB3G, ADSL,...)
- Tiết kiệm chi phí.
- Khả năng tích hợp với nhiều hệ thống thiết bị khác nhau như (Webcam,... Camera chuyên dụng).
- Kiểm sốt các cơng việc của cơng ty, gọn nhẹ, linh hoạt. - Tiết kiệm vốn đầu tư ban đầu
- Ưu điểm: Giảm bớt chi phí di chuyển, thời gian di chuyển, tiết kiệm công sức.
- Nhược điểm: Người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở trong phịng của mình, nghĩa là người này khơng nhìn thấy những người đang tham dự ở nơi khác. Cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn hình và những người ở chung quanh mình.