CHƢƠNG 2 : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG
3. Quản trị hồ sơ
1.1. Các cuộc họp không nghi thức
Các cuộc họp nội bộ bình thường khơng nghi thức như các cuộc họp nhân viên, các cuộc họp ủy ban, các cuộc họp thông báo, các cuộc họp đột xuất, các cuộc thảo luận và các cuộc họp bàn bạc giải quyết vấn đề... Hầu hết các cuộc họp này do các cấp quản trị trong cơ quan, doanh nghiệp triệu tập.
57
Sự thành công của hầu hết các cuộc họp phần lớn tùy thuộc vào công việc chuẩn bị. Thời gian chuẩn bị cho một cuộc họp khơng bao giờ là phí phạm, phải đảm bảo đúng người tham dự, đúng thời điểm và địa điểm. Do đó, nhà quản trị phải huấn luyện thư ký chịu trách nhiệm các việc sau đây: (5)
1.1.1. Đăng ký phòng họp
Việc chọn lựa chỗ họp rất quan trọng đối với sự thành cơng của cuộc họp. Đó khơng chỉ là vấn đề tiện nghi, mà người tham gia cũng phải có cảm giác nơi đó phù hợp với nội dung của cuộc họp. Điều này đúng với tất cả các cuộc họp lớn hay nhỏ, có nghi thức hay khơng có nghi thức.
Thơng thường các cuộc họp được tổ chức tại văn phòng của cấp quản trị hoặc tại phòng họp chung của cơ quan, doanh nghiệp. Thư ký phải đăng ký trước và chuẩn bị phòng họp cho sạch sẽ.
1.1.2. Thông báo cho người tham dự
Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, fax hoặc Email.
Thông báo cho các thành viên biết lịch trình cuộc họp và yêu cầu họ mang theo bản tường trình, hướng dẫn cuộc thảo luận, cung cấp thông tin... để cho họ chuẩn bị.
Nếu có một số người chỉ cần thiết có mặt một lúc trong cuộc họp thì hãy báo cho họ thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc về những mục có liên quan đến họ. Điều này sẽ tiết kiệm được thời gian của người tham gia và làm cho cuộc họp dễ điều khiển hơn.
Cũng cần phải nói một trong những phần khó khăn nhất trong việc tổ chức một cuộc họp là tìm ra thời gian phù hợp cho tất cả những người mà ta muốn mời. Đôi khi cách dễ nhất để xác định cuộc họp là thu xếp cuộc họp đó ngay sau cuộc họp mà những người đó vừa mới tham gia.
1.1.3. Chuẩn bị tài liệu
Đôi khi cuộc họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, cần phải chuẩn bị trước các tài liệu phát tại chỗ và các dụng cụ nghe nhìn như: phim Slides, máy chiếu, video, bảng viết, sơ đồ...
1.1.4. Chuẩn bị nước giải khát
Phục vụ nước trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn. Đối với các cuộc họp kéo dài, thư ký phải tùy nghi theo sự chỉ đạo của cấp trên, hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trên bàn sẵn cho người tham dự.
58
1.1.5. Ghi biên bản
Thường trong các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý chính và tóm tắt.
1.1.6. Theo dõi
Sau cuộc họp, thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo bản tóm tắt trích từ biên bản, đơi khi cịn gửi cho các thành viên tham dự. Thư ký lưu ý giữ lại bản chính để lưu.