- Duy trì và thực hiện các mục tiêu đã hoạch định đồng thời không
QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG TRONG TỔ CHỨC
2.1.1. Vai trò của hoạch định chất lượng trong tổ chức
Hoạch định chất lượng là một hoạt động mang tính nền tảng của công tác quản trị chất lượng. Theo ISO 9000:2005 (TCVN - ISO 9000:2007): "Hoạch định chất lượng là một phần của quản trị chất lượng tập trung vào việc lập mục tiêu chất lượng, quy định các quá trình tác
68
nghiệp cần thiết và các nguồn lực có liên quan để thực hiện các mục tiêu chất lượng".
Như vậy, hoạch định bao gồm việc xác định mục tiêu, hình thành chiến lược tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động để phối hợp các hoạt động trong tổ chức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và Heinz Weihrich thì, hoạch định là “quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó [96]”. Như vậy hoạch định chính là phương thức xử lý và giải quyết các vấn đề có kế hoạch cụ thể từ trước. Tuy nhiên khi tình huống xảy ra có thể làm đảo lộn cả kế hoạch. Nhưng dù sao người ta chỉ có thể đạt được mục tiêu trong hoạt động của tổ chức bằng việc vạch ra và thực hiện các kế hoạch mang tính khoa học và thực tiễn chứ không phải nhờ vào sự may rủị
Hoạch định chất lượng là hoạt động cơ bản mang tính nền tảng cho công tác quản trị chất lượng trong các tổ chức. Với nhiệm vụ lập mục tiêu chất lượng, hoạt động hoạch định đã khẳng định vai trị quan trọng mang tính chất quyết định sau đây:
Hoạch định chất lượng đóng vai trị to lớn trong việc xác định, quy định các quá trình tác nghiệp cần thiết cũng như các nguồn lực có liên quan để thực hiện các mục tiêu chất lượng. Như vậy, hoạch định chất lượng chính là một quy trình có cấu trúc phù hợp và chặt chẽ nhằm mục đích phát triển sản phẩm và dịch vụ nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, cải tiến quá trình, liên tục cải tiến hệ thống, đảm bảo liên tục cung cấp những sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu thị trường và phát triển lâu dài cũng như vươn tới sự thịnh vượng của tổ chức.
Hoạch định chất lượng là hoạt động bao hàm các phương pháp phịng ngừa những sai lỗi có thể xảy ra trong các quy trình bên trong hệ thống. Điều đó đảm bảo sự an tồn tuyệt đối trong sản xuất kinh doanh, hạn chế tối đa những sai lỗi có thể dẫn đến việc tăng các lãng phí, làm giảm hiệu quả kinh tế tổng hợp của các tổ chức. Xuất phát từ nội dung hoạch định là việc xác định mục tiêu, đồng thời với việc xác định phương pháp, phương tiện, công cụ, nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu chất lượng, trong đó bao gồm cả việc hoạch định những phương pháp, công cụ và kỹ thuật cần thiết để phịng tránh việc xảy ra những sai sót trong
69
quá trình thực thi nhiệm vụ, đồng thời chuẩn bị những biện pháp khắc phục, phịng ngừa những sai lỗi có thể tái diễn trong những q trình tiếp theọ Đó chính là hệ thống các biện pháp phòng ngừa liên tục để tránh những trục trặc có thể diễn ra trong q trình, tránh sai sót, giảm các lãng phí trong q trình vận hành và đạt được hiệu quả hoạt động tối ưụ
Hoạch định chất lượng cùng các phương pháp và công cụ sử dụng được tích hợp với các phương pháp kỹ thuật nhằm mục đích nâng cao chất lượng và phát triển sản phẩm. Quá trình hoạch định bao gồm cả việc dự kiến các kết quả đạt được của quá trình và hệ thống. Đồng thời đảm bảo các nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả công việc theo dự định, và đạt được mục tiêu chất lượng là thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng, của thị trường.
Ý nghĩa của hoạt động hoạch định chất lượng
Hoạch định chất lượng mang lại nhiều ý nghĩa cho các tổ chức trong tiến trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, đó là:
Nhờ hoạch định chất lượng, tổ chức có thể khẳng định một cách rõ ràng mục tiêu chất lượng cần thực hiện trong mục tiêu chung của tổ chức. Một trong những công việc đầu tiên của hoạch định chất lượng là phải xác định rõ ràng mục tiêu chất lượng. Mục tiêu chất lượng của tổ chức cần phải là mục tiêu bộ phận của chiến lược phát triển chung của tổ chức.
Hoạch định chất lượng cũng bao gồm cả việc định hướng đến việc thỏa mãn nhu cầu khách hàng và là cái đích nhất thiết phải đi tới của mỗi tổ chức. Do đó, tổ chức chủ động chuẩn bị mọi nguồn lực và phương thức đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, cũng như những cách thức và phương pháp xử lý những vấn đề phát sinh, các ý kiến phản hồi từ phía khách hàng. Như vậy, hoạch định chất lượng là thực hiện phương châm phịng ngừa, khơng chờ để khắc phục sự cố hay sai lỗi, nhờ đó mà hạn chế được các rủi ro trong thực hiện các quá trình tác nghiệp cần thiết, nâng cao được hiệu suất và hiệu quả của hoạt động quản trị chất lượng.
Hoạch định chất lượng, ngoài việc xác định mục tiêu chất lượng phù hợp, cần phải xác định rõ trách nhiệm quản lý, người thực hiện, đảm bảo mọi nguồn lực, bao gồm cả cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc, hệ thống trao đổi thông tin và các điều kiện khác. Chính vì vậy, hoạch định
70
chất lượng đảm bảo việc thực hiện mục tiêu nâng cao chất lượng và phát triển sản phẩm của các tổ chức.