- Thuộc tính mục đích (cơ bản, bổ sung, cụ thể)
1.1.5. Chi phí chất lượng
Ý nghĩa, tầm quan trọng của việc đo lường chi phí chất lượng
Chất lượng là một khía cạnh của hoạt động kinh tế nói chung. Do đó, làm chất lượng cũng cần phải quan tâm đến vấn đề chi phí. Mỗi tổ chức có những chuẩn cứ riêng để phân loại các chi phí chất lượng. Một số thiệt hại có thể khó định lượng nhưng lại rất có ý nghĩa, chẳng hạn việc để mất khách hàng. Vì vậy, việc phân tích, theo dõi, đánh giá và dự trù chính xác các loại chi phí chất lượng là rất cần thiết đối với một tổ chức, một doanh nghiệp nhằm:
47
Thứ nhất, giúp xác định hiệu quả kinh tế tổng hợp của tổ chức. Xác
định hiệu quả kinh tế, hiệu quả hoạt động của một tổ chức là một hoạt động không thể thiếu của tổ chức. Nó sẽ cung cấp cho tổ chức những thông tin cần thiết về thực trạng hoạt động của tổ chức, giúp tổ chức có những điều chỉnh kịp thời, hợp lý và là cơ sở để đề ra các chính sách, chiến lược và mục tiêu trong thời gian tiếp theọ Hiệu quả kinh tế được xác định trên cơ sở tính tỷ lệ giữa tổng kết quả đạt được so với tổng chi phí mà tổ chức phải bỏ ra để đạt được kết quả đó. Trong đó, chi phí chất lượng cũng là một phần trong tổng chi phí của tổ chức. Chính vì vậy, việc tính tốn, đo lường chi phí chất lượng sẽ giúp cho tổ chức xác định một cách chính xác tổng chi phí đã bỏ ra để từ đó xác định hiệu quả kinh tế tổng hợp của hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Thứ hai, cho thấy sự liên quan giữa chi phí chất lượng và hiệu quả kinh tế nói chung. Chi phí chất lượng sẽ thể hiện mức độ đầu tư của tổ
chức cho vấn đề chất lượng. Nó ảnh hưởng gián tiếp đến hiệu quả kinh tế của tổ chức. Đánh giá, đo lường chi phí chất lượng khơng những giúp tổ chức xác định và đo lường hiệu quả kinh tế nói chung mà còn giúp tổ chức đánh giá được mối quan hệ giữa việc đầu tư cho chất lượng (được thể hiện qua chi phí chất lượng) và hiệu quả kinh tế thu được, để từ đó có những điều chỉnh và cân đối với các khoản chi phí khác nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Thứ ba, giúp thu hút sự quan tâm của lãnh đạo tới việc đầu tư cho chất lượng. Những số liệu thống kê, đo lường về chi phí chất lượng, về
hiệu quả kinh tế mà tổ chức đạt được nhờ đầu tư cho chất lượng sẽ cung cấp thông tin cho lãnh đạo của tổ chức, giúp cho lãnh đạo nhận biết về thực trạng chất lượng cũng như hiệu quả của hoạt động chất lượng trong tổ chức của mình. Từ đó, giúp đưa ra những quyết định đúng đắn về chất lượng và hoạt động quản lý chất lượng.
Thứ tư, giúp xác định khu vực có vấn đề để đưa ra quyết định điều
chỉnh. Trong cơ cấu chi phí chất lượng có xác định rõ từng khoản chi phí. Đây là cơ sở để tổ chức tìm ra những khu vực, những bộ phận có vấn đề, từ đó tìm ra ngun nhân và biện pháp giải quyết, điều chỉnh kịp thời, tránh lặp lại những sai hỏng, tổn thất.
48
Thứ năm, cơng khai hóa các khoản chi phí để mọi thành viên nhận thức cũng như có ý thức hơn trong việc đảm bảo và nâng cao chất lượng cơng việc của mình. Những chi phí phát sinh do sai hỏng, do lỗi ở bộ
phận nào sẽ giúp cho bộ phận đó nhận thức được trách nhiệm của mình trong đó đồng thời giúp tìm ra được những nguyên nhân để sửa chữa, khắc phục. Chẳng hạn, chi phí khơng cần thiết (chi phí cần tránh) sẽ tăng thêm nếu công nhân đi muộn hay để thời gian chết, từ đó cơng nhân sẽ nhận thức được ảnh hưởng và vai trị của mình đối với chất lượng cơng việc nói riêng và hoạt động của tổ chức nói riêng. Vậy chi phí chất lượng là gì? Cấu trúc thành phần chi phí chất lượng gồm những loại nào sẽ được tiếp tục làm rõ sau đâỵ
Khái niệm chi phí chất lượng
Thuật ngữ "chi phí chất lượng" được đề cập lần đầu tiên vào năm 1956 bởi V.Feigenbaum. Sau đó khái niệm này cịn được đưa ra bàn luận trong nhiều cuộc nghiên cứu của các chuyên gia chất lượng hàng đầu khác như Philip Crosby, Joseph Juran hay Edward Deming. Năm 1994, lần đầu tiên tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế đề cập đến khái niệm chi phí chất lượng trong tiêu chuẩn ISO 8402-1994: "Chi phí liên quan đến chất
lượng là chi phí nảy sinh để tin chắc và đảm bảo rằng chất lượng sẽ
được thỏa mãn cũng như những thiệt hại phát sinh khi chất lượng không
thỏa mãn".[55]
Qua khái niệm trên, ta thấy cấu thành của chi phí chất lượng gồm hai nhóm cơ bản là những chí phí phát sinh nhằm đảm bảo chất lượng và những chi phí nảy sinh khi chất lượng khơng được thỏa mãn. Do đó, ta có thể phân chia chi phí chất lượng gồm hai loại: Chi phí cần thiết (cịn gọi là chi phí đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm/ dịch vụ với nhu cầu) và Chi phí cần tránh (cịn gọi là các lãng phí). Các loại chi phí chất lượng được trình bày chi tiết dưới đâỵ
Phân loại chi phí chất lượng
Theo định nghĩa về chi phí chất lượng như trên, có thể cơ cấu thành phần các loại chi phí chất lượng qua Hình 1.3 dưới đây:
49
Hình 1.3: Các loại chi phí chất lượng
Chi phí cần thiết: Là những chi phí phải bỏ ra để tạo thành và đảm
bảo chất lượng so với yêu cầu đã đề rạ Chi phí cần thiết nảy sinh ở mọi khâu trong tồn bộ q trình sản xuất, kinh doanh của một tổ chức.
Các loại chi phí cần thiết bao gồm:
- Chi phí phịng ngừa: Là chi phí được đưa vào kế hoạch trước khi tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh. Chí phí này gắn liền với mọi khâu nhằm ngăn ngừa những nguyên nhân gây ra khuyết tật, sai lỗi và chất lượng khơng đảm bảọ Ví dụ một số loại chi phí chất lượng cần thiết thường gặp như:
+ Chi phí đào tạo, tuyên truyền cho mọi cấp trong tổ chức về mọi vấn đề có liên quan đến chất lượng;
+ Chi phí xây dựng, soạn thảo những yêu cầu với mỗi sản phẩm, mỗi quyết định cơng việc trong cả q trình;
+ Chi phí hoạch định các chương trình, các hoạt động chất lượng, các phương pháp thử;
+ Chi phí thiết lập và duy trì hệ thống hồ sơ chất lượng (thu thập, xử lý, xây dựng, lưu giữ,…);
+ Chi phí tìm hiểu nhà cung ứng, đối tác để đảm bảo lựa chọn nhà cung ứng đáng tin cậy, cung cấp đầu vào có chất lượng tốt, đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra;
Các lãng phí
Chi phí chất lượng (COQ)
Chi phí cần thiết Chi phí cần tránh
Chi phí
50
+ Chi phí thu thập thơng tin phản hồi bên trong và bên ngoài để giảm sự phàn nàn của khách hàng;
- Chi phí kiểm tra, thẩm định: Là chi phí gắn liền với việc kiểm tra, đánh giá các yếu tố vật chất và các yếu tố thuộc hệ thống quản lý. Đây là chi phí rất cần thiết để đảm bảo, ổn định và duy trì chất lượng.
+ Các yếu tố vật chất như: Kiểm tra, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu đầu vào, chất lượng thành phẩm, bán thành phẩm, hàng hóa trước khi xuất bán, hệ thống máy móc, thiết bị sản xuất, thiết bị, dụng cụ đo lường, thử nghiệm, đánh giá,…
+ Các yếu tố hệ thống như: Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng xem có được vận hành tốt khơng, mục tiêu, chính sách chất lượng có phù hợp khơng, các quy trình đã được thiết lập và thực hiện đúng chưa, đánh giá hệ thống hồ sơ, tài liệu của tổ chức,…
Chi phí cần tránh: Là các lãng phí, thất thốt phát sinh khi chất
lượng khơng thỏa mãn nhu cầụ Hay cịn là cái giá phải trả khi các yêu cầu chất lượng không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng và khách hàng. Chi phí cần tránh được phân loại thành chi phí hữu hình và chi phí vơ hình. Thực tế, chi phí vơ hình cịn được gọi là chi phí ẩn trong sản xuất (Shadow Cost of Production). Đồng thời những kết luận nghiên cứu cũng cho thấy, các loại chi phí vơ hình chiếm một tỷ lệ rất lớn so với phần chi phí hữu hình. Nhiều nhà nghiên cứu đã dùng lý thuyết "tảng băng trôi" để diễn tả các loại chi phí này như thể hiện trong Hình 1.4 dưới đây:
51
Hình 1.4: Chi phí ẩn trong sản xuất, kinh doanh (Lý thuyết tảng băng trôi)
Nguồn: [115]Joseph Prokopenko, Training of trainers and consultants,1999
Việc tìm hiểu và nghiên cứu về chi phí chất lượng, cấu thành của chi phí chất lượng cũng như việc tính tốn, đo lường chi phí chất lượng có ý nghĩa quan trọng với tổ chức. Tuy nhiên, theo Hình 1.4 trên ta thấy, các chi phí nằm ở phần dưới “mặt nước” của "tảng băng trôi" chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng chi phí liên quan đến chất lượng. Điều này cũng khuyến cáo các nhà sản xuất, kinh doanh phải chú trọng việc tránh các lãng phí, nhất là các lãng phí ẩn trong sản xuất, kinh doanh nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm đồng thời nâng cao hiệu quả quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp giá trị cho khách hàng và phát triển kinh doanh.