- Thuộc tính mục đích (cơ bản, bổ sung, cụ thể)
1.2.2. Chức năng của quản trị chất lượng
Quản trị chất lượng là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý nói chung. Tuy nhiên, để đạt được những mục tiêu riêng của chất lượng,
57
các chức năng quản trị chất lượng được cụ thể hóa và được biểu diễn theo vòng tròn quản lý Deming hay vòng tròn PDCA, được biểu diễn trong hình 1.6 dưới đâỵ
Hình 1.6: Vịng trịn quản lý Deming (vòng tròn PDCA)
Vòng tròn PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có. Nhưng do hiệu quả mà nó đem lại, ngày nay nó được sử dụng như một công cụ hữu hiệu nhằm cải tiến không ngừng và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Việc diễn giải các chức năng quản trị chất lượng dựa theo Vòng tròn quản lý Deming hay vòng trịn PDCA được trình bày chi tiết dưới đâỵ
Chức năng hoạch định
Giống như hoạt động quản lý chung, trong quản trị chất lượng, hoạch định chính là chức năng quan trọng hàng đầu, chức năng tạo cơ sở tiền đề cho việc thực hiện một cách có hiệu quả các chức năng khác trong quản trị chất lượng. Đồng thời, chức năng hoạch định cần phải tiến hành trước khi thực hiện các chức năng khác nhằm xác định mục tiêu, nhiệm vụ, phương tiện, nguồn lực và các biện pháp để thực hiện các mục tiêu chất lượng đã đề rạ
Hoạch định là một phần của quản trị chất lượng. Mặt khác, hoạch định chất lượng còn là một bộ phận cấu thành, không thể tách rời của chức năng hoạch định chiến lược phát triển chung của tổ chức. Vì vậy, việc hoạch định chất lượng phải dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức và tập trung vào việc xác lập các mục tiêu chất lượng, đồng thời xác
A P
D C C
Ghi chú:
P (Plan): Hoạch định chất lượng D (Do): Tổ chức thực hiện C (Check): Kiểm tra, kiểm soát A (Act): Tác động quản lý
58
định các phương pháp, phương tiện, công cụ và nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu đã đề rạ Đúc kết kinh nghiệm thực tiễn hoạt động của các tổ chức, các chuyên gia quản lý đã rút ra kết luận rằng, khi thực hiện bất kỳ việc gì mà khơng có kế hoạch, cũng có nghĩa là chuẩn bị cho sự thất bạị Điều đó khẳng định vai trị quan trọng của việc hoạch định chất lượng trong toàn bộ chu trình quản lý và là điều kiện tiên quyết dẫn đến thành công. Như vậy, chức năng hoạch định gồm 2 nhiệm vụ chính, đó là: xác định mục tiêu và xác định phương pháp để đạt mục tiêụ Sẽ trình bày chi tiết các nhiệm vụ này trong chương 2.
Chức năng tổ chức
Tổ chức, triển khai hoạt động để đạt mục tiêu chất lượng đã hoạch định là một chức năng quan trọng của quản trị chất lượng, bao gồm việc đảm bảo cơ cấu tổ chức và nhân sự thực hiện nhiệm vụ quản trị chất lượng của tổ chức. Mục đích của việc thực hiện chức năng tổ chức là nhằm thiết lập một hệ thống trách nhiệm của các bộ phận và cá nhân sao cho các bộ phận và cá nhân có thể phối hợp làm việc một cách tối ưu để hoàn thành mục tiêu chất lượng của tổ chức.
Nhiệm vụ cụ thể khi thực hiện chức năng này được bắt đầu bằng việc phân tích chiến lược về chất lượng của tổ chức và cụ thể hóa chính sách, đồng thời quán triệt mục tiêu và chính sách để chúng được thấu hiểu trong tồn tổ chức. Sau đó thực hiện một loạt các công việc khác như: phân loại các hoạt động và xác định các quá trình cần thiết và mối tương tác giữa các q trình đó để thực hiện mục tiêu; phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, nhóm hoặc các bộ phận có liên quan; xác định trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong việc thực hiện mục tiêu chất lượng, bao gồm cả việc phân cấp, việc trao quyền và trách nhiệm của từng bộ phận; đào tạo, bồi dưỡng cho mọi thành viên trong tổ chức để nâng cao kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ được phân công; đảm bảo nguồn lực cho mọi hoạt động quản trị chất lượng trong tổ chức. Để đảm bảo nguồn lực và điều kiện để tổ chức triển khai hoạt động quản trị chất lượng trong tổ chức, ngoài việc xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bộ phận và nhân sự, việc thiết lập các yêu cầu đầu ra và các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác cũng như việc đào tạo nâng cao kiến thức và kỹ năng cho mọi thành viên trong tổ chức đóng vai trị rất quan trọng. Với việc thực hiện chức năng tạo khuôn khổ
59
cơ cấu tổ chức và nhân lực cho quá trình triển khai kế hoạch chất lượng, cơng tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng mang tính quyết định đến sự thành công các mục tiêu chiến lược về chất lượng của tổ chức.
Chức năng kiểm soát
Đây là chức năng rất quan trọng trong quản trị chất lượng. Thực hiện chức năng này nhằm phát hiện kịp thời những sai lệch trong quá trình thực hiện mục tiêụ Đồng thời phân tích, đánh giá để tìm ra những ngun nhân dẫn đến sai lệch đó và đề ra những biện pháp khắc phục. Kết quả quan trọng trong việc thực hiện chức năng kiểm soát chất lượng là tránh lặp lại các sai lầm trong các bước thực hiện tiếp theo của hệ thống.
Nhiệm vụ chính khi thực hiện chức năng kiểm sốt là: Kiểm sốt tình hình, thực trạng thơng qua việc sử dụng các phương pháp, công cụ kỹ thuật và quản lý một cách thường xuyên, liên tục; phân tích, đánh giá kết quả và dữ liệu kiểm tra nhằm xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả và mục tiêu chất lượng đã đặt ra; phân tích, đánh giá, so sánh kết quả thực hiện so với mục tiêu, kế hoạch đã đặt ra nhằm xác định và phát hiện những sai lệch. Để từ đó xác định nguyên nhân và có những điều chỉnh kịp thờị
Chức năng này phải được thực hiện trong cả quá trình, và trong mọi hoạt động trong suốt chu kỳ sống của sản phẩm.
Chức năng điều chỉnh, cải tiến
Là những hoạt động nhằm tạo ra sự phối hợp đồng bộ, có khả năng khắc phục những tồn tại về chất lượng và làm giảm khoảng cách giữa chất lượng mong muốn của khách hàng với chất lượng thực tế.
Khi thực hiện những tác động điều chỉnh, điều quan trọng nhất không phải chỉ là sửa chữa, khắc phục những sai sót đã xảy ra mà quan trọng hơn là cần loại bỏ những nguyên nhân đã gây nên những sai lệch để tránh lặp lại cũng như những nguyên nhân tiềm ẩn để phòng ngừa một cách hữu hiệu nhất. Đồng thời không ngừng đưa ra các ý tưởng cải tiến để nâng cao kết quả và hiệu quả hoạt động trong những chu trình tiếp theọ Tức là vừa khắc phục phòng ngừa và cải tiến.
Vòng tròn quản lý Deming trên thực tế là một cơng cụ rất hữu ích để giúp tổ chức hoạch định, thực hiện, kiểm sốt cơng việc tốt hơn. Sau
60
khi một chu trình P-D-C-A được thực hiện, nhờ những điều chỉnh và cải tiến công việc, tổ chức sẽ không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, chất lượng công việc, chất lượng quá trình, nâng cao chất lượng hệ thống quản trị. Nhờ đó, tổ chức có thể cung cấp những sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu và vượt quá sự mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm.