- Nhất quỏn với nhau Liờn kết với nhau
CẤU TRÚC TỔ CHỨC THỰC THI CHIẾN LƯỢC
THỰC THI CHIẾN LƯỢC
“Cấu trỳc tổ chức phải phự hợp với cỏc mục tiờu chiến lược” (Ạ Chandler). Chương này tập trung nghiờn cứu khỏi niệm, vai trũ, cỏc loại hỡnh cấu trỳc tổ chức và cỏc cụng cụ đũn bẩy trong việc xõy dựng và thớch ứng cấu trỳc tổ chức với yờu cầu của quỏ trỡnh thực thi chiến lược của doanh nghiệp.
7.1. BẢN CHẤT CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC THỰC THI CHIẾN LƯỢC
Trong tỏc phẩm “Stratộgies et structures de l’entreprise - 1972”, Alfred Chandler đó chỉ ra mối liờn hệ chặt chẽ giữa chiến lược và cấu trỳc tổ chức của một doanh nghiệp. Trong đú, sự cú mặt của cấu trỳc tổ chức được coi như là một nhõn tố quyết định đến việc thực thi chiến lược. Ứng với mỗi một thay đổi chiến lược là một thay đổi tương thớch của cấu trỳc tổ chức. Sự tương thớch này cú thể được thực hiện theo 3 cỏch:
Thứ nhất, sự thay đổi được tiến hành một cỏch từ từ, trong một khoảng thời gian khỏ dài bằng cỏch tớch tụ cỏc thay đổi nhỏ được thực hiện lần lượt để thoả món hiệu quả nhất những đũi hỏi về tổ chức do yờu cầu đặt ra của cỏc chiến lược mớị Trong trường hợp này, sự thay đổi rất khú theo dừi, chỳng ta chỉ cú thể thấy được sự thay đổi chớnh thức và hoàn toàn của cấu trỳc tổ chức khi tất cả cỏc sửa chữa, thay thế nhỏ đó lần lượt thay thế một cỏch căn bản cấu trỳc tổ chức cũ.
Thứ hai, sự thay đổi được tiến hành một cỏch cấp bỏch khi mà những đũi hỏi về mặt thời gian được đặt lờn hàng đầụ Trong trường hợp này, cấu trỳc cũ sẽ được thay thế bằng một sơ đồ tổ chức mới, phõn cụng trỏch nhiệm mới, cơ cấu cỏn bộ mớị Hay núi cỏch khỏc, cấu trỳc biểu hiện cho sự cần thiết của cỏc thay đổi chiến lược.
Cuối cựng, sự thay đổi cú thể được hoạch định trước khi mà sự cần
thiết phải chuyển đổi chiến lược đó cú từ sớm và đủ thời gian để cho phộp hoạch định sự thay đổi về cấu trỳc.
Khi một cụng ty đó quyết định theo đuổi một hay nhiều chiến lược, điều này khơng cú nghĩa là quỏ trỡnh Quản trị chiến lược đó kết thỳc. Giai đoạn thực thi chiến lược đồng nghĩa với sự chuyển dịch từ ý tưởng chiến lược thành cỏc hành động chiến lược cụ thể. Việc hoạch định một chiến lược thành cụng khụng đảm bảo việc thực thi chiến lược đú thành cơng.
Quỏ trỡnh thực thi chiến lược sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ cụng ty từ trờn xuống dưới khụng loại trừ một cỏ nhõn hay bộ phận nàọ Nú sẽ tỏc động đến tất cả cỏc lĩnh vực kinh doanh theo chức năng và theo bộ phận của cơng tỵ Chớnh vỡ vậy, thực thi chiến lược chỉ cú thể tiến hành hiệu quả khi mà tất cả cỏc thành viờn của cụng ty từ Ban Giỏm đốc, cỏc quản
trị viờn đến cỏc nhõn viờn đều hiểu và thấy được một cỏch cụ thể họ phải làm những nhiệm vụ gỡ, cú trong tay những cụng cụ gỡ để thực hiện nú để từ đú tham gia tớch cực và hiệu quả vào cỏc hoạt động thực thi chiến lược của cụng tỵ Tất cả cỏc vấn đề trờn chỉ cú thể thực hiện thụng qua cấu trỳc tổ chức của cơng tỵ Hay núi đơn giản là “Tổ chức để hành động” (Organising for Action).
Cấu trỳc tổ chức kiểm soỏt định hướng cỏch thức xử sự và xỏc định cỏch thức cỏc thành viờn, cỏc bộ phận trong tổ chức sẽ hành động trong việc thiết lập tổ chức. Nếu một CEO muốn biết tại sao họ phải cần nhiều thời gian và nhiều người ra quyết định trong cụng tỷ Tại sao lại thiếu sự hiệp tỏc giữa bộ phận bỏn hàng và chế tạỏ hay tại sao lại ớt cú cỏc cải tiến sản phẩm?... thỡ cõu trả lời họ cần phải tỡm nằm ở chớnh trong mơ hỡnh cấu trỳc tổ chức, hệ thống kiểm soỏt, và cỏch thức phối hợp, động viờn cỏc hành vi của tổ chức. Mơ hỡnh cấu trỳc tổ chức tốt cho phộp tổ chức cải thiện khả năng tạo lập giỏ trị và giành lợi thế cạnh tranh.
7.1.1. Khỏi niệm và vai trũ
Cấu trỳc tổ chức của doanh nghiệp là tập hợp cỏc chức năng và quan hệ mang tớnh chớnh thức xỏc định cỏc nhiệm vụ mà mỗi một đơn vị của doanh nghiệp phải hoàn thành, đồng thời cả cỏc phương thức hợp tỏc giữa cỏc đơn vị nàỵMục đớch của cấu trỳc tổ chức là hướng đến cỏc nỗ lực hợp tỏc bằng cỏch xỏc định mối quan hệ giữa nhiệm vụ và quyền hạn. Thụng thường một cụng ty được tổ chức tốt sẽ thỳc đẩy cỏc nhà quản trị và cỏc nhõn viờn tớch cực, chủ động, nỗ lực hết sức tham gia vào cỏc hoạt động cựng hướng tới sự thành cụng.
Khi cỏc yếu tố của cấu trỳc được thiết kế phự hợp với cỏc yếu tố khỏc, nú sẽ thỳc đẩy việc thực hiện chiến lược một cỏch hữu hiệụ Do vậy, cấu trỳc tổ chức là một bộ phận quyết định của quỏ trỡnh thực thi chiến lược hữu hiệụ Cấu trỳc của cụng ty xỏc định cụng việc phải làm và làm thế nào đối với một hay nhiều chiến lược. Như vậy, cấu trỳc tổ chức ảnh hưởng đến cỏch thức làm việc và ra quyết định của cỏc nhà quản trị. Bằng việc hỗ trợ thực thi chiến lược, cấu trỳc tổ chức liờn quan đến cỏc quỏ trỡnh thực hiện cỏc nhiệm vụ của tổ chức. Cấu trỳc tổ chức hiệu quả tạo ra tớnh ổn định cho cụng ty để nú thực hiện thành cụng cỏc chiến lược và duy trỡ
lợi thế cạnh tranh hiện tại, đồng thời cũng cung cấp tớnh linh hoạt cần thiết để phỏt triển cỏc lợi thế cạnh tranh cho chiến lược tương laị Núi cỏch khỏc, tớnh ổn định của cấu trỳc cung cấp cho cụng ty khả năng quản trị cỏc cụng việc hàng ngày một cỏch kiờn định và cú thể dự đoỏn trước, trong khi tớnh linh hoạt của cấu trỳc cung cấp cỏc cơ hội khai thỏc cỏc khả năng cạnh tranh và phõn bổ nguồn lực cho cỏc hoạt động sẽ định dạng lợi thế cạnh tranh của cụng ty để nú thành cơng trong tương laị
Những thay đổi trong chiến lược hiện tại của cụng ty hay lựa chọn một chiến lược mới cần đến những thay đổi về cấu trỳc tổ chức. Tuy nhiờn, cỏc nghiờn cứu cho thấy tớnh ỡ của tổ chức thường cản trở cỏc nỗ lực thay đổi tổ chức, thậm chớ ngay cả khi mà hiệu suất tổ chức bỏo hiệu đó đến lỳc phải thay đổi cơ cấụ Ạ Chandler chỉ ra rằng cỏc tổ chức thay đổi cơ cấu chỉ khi sự kộm hiệu quả thỳc ộp phải làm như vậỵ Cỏc cụng ty dường như thớch cấu trỳc hiện tại và cỏc mối liờn hệ quen thuộc cho đến khi hiệu suất của nú giảm đến mức mà sự thay đổi là bắt buộc, cần thiết. Hơn nữa, cỏc nhà quản trị cấp cao sợ phải kết luận rằng cú vấn đề trong cấu trỳc tổ chức cụng ty (hay trong chiến lược), như thế cú nghĩa là cỏc lựa chọn trước đú của họ khụng phải là tốt nhất. Chớnh bởi vỡ cỏc khuynh hướng trỡ trệ này nờn thay đổi cấu trỳc tổ chức thường được diễn ra khi cỏc cổ đụng khụng muốn chấp nhận hiệu suất như vậy nữạ Mặc dự tớnh ỡ của tổ chức là cú thật, song cũng khơng ớt cụng ty đó thay đổi trước khi hiệu suất giảm đỏng kể. Thời hạn thớch hợp để thay đổi cấu trỳc là khi cỏc nhà quản trị cấp cao nhanh chúng nhận thức rằng cơ cấu hiện tại khụng tạo ra sự hợp tỏc và định hướng cần thiết để cụng ty thực hiện thành cụng cỏc chiến lược của mỡnh.
Trong một nghiờn cứu năm 1962, dựa trờn cỏc phõn tớch của 4 cụng ty lớn nhất của nước Mỹ vào thời điểm đú là General Motors, Standard Oil, DuPont và Sears Roebuck, Ạ Chandler đó chỉ ra rằng những thay đổi trong chiến lược sẽ kộo theo những thay đổi trong cấu trỳc. Núi cỏch khỏc cấu trỳc đi theo sau chiến lược. Cõu hỏi đặt ra: Tại sao cấu trỳc lại phải đi theo chiến lược? Cú 2 lý do chớnh:
Thứ nhất, cấu trỳc tổ chức của một doanh nghiệp ràng buộc cỏch thức mà doanh nghiệp này thiết lập cỏc mục tiờu, cỏc chớnh sỏch.
Lý do thứ hai, đú là cấu trỳc ràng buộc cỏch thức và nguồn lực được phõn bổ trong doanh nghiệp.
Từ 2 lý do trờn, ẠChandler đó kết luận rằng cấu trỳc phải đi theo chiến lược. Nếu khơng cú chiến lược thỡ cấu trỳc sẽ khơng cịn quan trọng. Từ kết luận này, Chandler đó thiết lập mơ hỡnh (Hỡnh 7.1) gồm một chuỗi nối tiếp liờn hoàn cỏc cơ cấu thường được lặp lại khi một cụng ty phỏt triển và thay đổi chiến lược qua thời gian. Khi một cụng ty hoạch định và quyết định theo đuổi một chiến lược mới thỡ nú sẽ làm xuất hiện trong nội bộ cụng ty cỏc vấn đề quản trị mới như vấn đề về chuyển dịch nhõn sự, phõn bổ tài chớnh, thay đổi cỏc mục tiờu,... Tất cả cỏc vấn đề này sẽ làm tụt giảm thành tớch của cụng ty và làm nảy sinh nhu cầu phải xõy dựng một cấu trỳc tổ chức mới phự hợp với chiến lược mớị Cấu trỳc mới sẽ giỳp cho cụng ty cải thiện tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh.
Hỡnh 7.1 : Mối quan hệ Chiến lược - Cấu trỳc (Ạ Chandler)
Chiến lược chỉ cú thể thực thi thụng qua cấu trỳc tổ chức, vỡ thế, sau khi xõy dựng chiến lược cho cụng ty cỏc nhà quản trị chiến lược phải thực hiện ngay bước tiếp theo, đú là thiết kế cấu trỳc tổ chức phự hợp. Cỏc hoạt động tạo giỏ trị của mỗi thành viờn tổ chức sẽ ớt cú ý nghĩa trừ khi cú một cấu trỳc tổ chức để gắn con người với cỏc nhiệm vụ và kết nối cỏc hoạt động của những con người vào bộ phận khỏc nhaụ Mỗi một chức năng trong tổ chức cần phải phỏt triển một năng lực gõy khỏc biệt thụng qua một hoạt động tạo giỏ trị theo hướng tăng hiệu quả, chất lượng, cải tiến, và đỏp ứng khỏch hàng. Như vậy, mỗi chức năng cần cú trong một cấu trỳc phải được thiết kế rừ ràng, qua đú cú thể chuyờn mụn hoỏ, phỏt triển cỏc kỹ năng và đạt năng suất cao hơn. Tuy nhiờn, khi cỏc chức năng trở nờn chun mơn hố hơn, mỗi bộ phận lại thường theo
Chiến lược mới
được thiết lập Cỏc vấn đề quản trị mới xuất hiện Cụng ty sụt giảm Thành tớch của
Thành tớch của Cụng
đuổi cỏc mục tiờu riờng của mỡnh một cỏch mự quỏng, họ đỏnh mất khả năng nhỡn nhận yờu cầu truyền thụng và phối hợp với cỏc chức năng khỏc. Vớ dụ, cỏc mục tiờu của R&D là tập trung vào cải tiến và thiết kế sản phẩm, cỏc mục tiờu của chế tạo thường là hướng tới hiệu quả. Để mặc cho cỏc hoạt động tự thõn như vậy diễn ra, cỏc chức năng này sẽ ớt cú tiếng núi chung với cỏc chức năng khỏc và bỏ lỡ cỏc cơ hội tạo giỏ trị thụng qua cỏc hoạt động phối hợp.
Cấu trỳc tổ chức là phương tiện để cỏc nhà quản trị cú thể phối hợp cỏc hoạt động giữa những chức năng hay cỏc bộ phận khỏc nhau nhằm khai thỏc đầy đủ cỏc kỹ năng và năng lực của họ. Vớ dụ để theo đuổi một chiến lược dẫn đạo chi phớ cơng ty phải thiết kế một cấu trỳc để thỳc đẩy sự phối hợp chặt chẽ giữa cỏc hoạt động của bộ phận chế tạo với R&D, qua đú đảm bảo rằng cỏc sản phẩm cải tiến cú thể được sản xuất theo cỏch thức hiệu quả và tin cậỵ Để cú được lợi ớch từ sự cộng hưởng giữa cỏc bộ phận, người quản trị phải thiết kế cỏc cơ chế cho phộp mỗi bộ phận cú thể truyền thụng và chia sẻ cỏc kỹ năng và hiểu biết của mỡnh.
7.1.2. Ba đặc điểm chớnh của cấu trỳc tổ chức
Cấu trỳc tổ chức luụn bao gồm 3 chức năng được thực hiện đồng thời và liờn tục: