- Mụi trường: Ngay từ những năm 1960, nhiều tỏc giả đó chỉ ra tổ chức là những hệ thống mở, luụn trong trạng thỏi cõn bằng động với mụ
R & D Mua Sản xuất Bỏn
7.3.4. Cấu trỳc ma trận
Khỏc với cỏc cấu trỳc đó giới thiệu ở trờn, cấu trỳc ma trận được xõy dựng trờn hai dạng phõn cụng chứ khụng phải chỉ cú một như trong cơ cấu chức năng. Trong mơ hỡnh ma trận, cỏc hoạt động trờn trục dọc được nhúm gộp và phõn cụng theo chức năng như: sản xuất, bỏn hàng và marketing, R&D. Chồng lờn mụ thức phõn cụng dọc này là một kiểu phõn cụng theo chiều ngang trờn cơ sở phõn biệt theo sản phẩm hay theo dự ỏn. Kết quả của hai cỏch phõn cụng đú là một mạng lưới phức tạp cỏc quan hệ bỏo cỏo theo cỏc dự ỏn và chức năng như trong hỡnh 7.9.
Hỡnh 7.9: Cấu trỳc ma trận Ban Giỏm Đốc Nhõn sự Tài chớnh – Kế toỏn Marketing Sản xuất Sản xuất 1 TC - KT 1 Dự ỏn A Marketing 1 Nhõn sự 1 Sản xuất 2 TC - KT 2 Dự ỏn B Marketing 2 Nhõn sự 2 Sản xuất 3 TC - KT 3 Dự ỏn C Marketing 3 Nhõn sự 3 Sản xuất 4 TC - KT 4 Dự ỏn D Marketing 4 Nhõn sự 4
Với cấu trỳc ma trận, người ta sử dụng một loại phõn cụng dọc đặc biệt - dự thường là rất thấp - với ớt cấp trực tuyến, song cỏc nhõn viờn trong ma trận lại cú tới hai nhà quản lý: một nhà quản lý chức năng và một người chịu trỏch nhiệm quản trị cỏc dự ỏn riờng. Cỏc nhõn viờn làm việc trong nhúm dự ỏn với cỏc chuyờn gia từ cỏc chức năng khỏc nhaụ Cỏc nhõn viờn này phải bỏo cỏo với nhà quản lý dự ỏn về cỏc vấn đề của dự ỏn và bỏo cỏo với nhà quản trị chức năng của mỡnh về cỏc vấn đề chức năng. Tất cả cỏc nhõn viờn làm việc trong nhúm dự ỏn chịu trỏch nhiệm truyền thụng và phối hợp giữa cỏc chức năng và cỏc dự ỏn. Cấu trỳc này ớt yờu cầu sự kiểm soỏt trực tuyến từ những người giỏm sỏt. Cỏc thành viờn nhúm tự kiểm soỏt hành vi của mỡnh, đồng thời sự tham gia trong nhúm dự ỏn cho phộp họ giỏm sỏt cỏc thành viờn khỏc trong nhúm và học tập lẫn nhaụ Hơn nữa, khi dự ỏn trải qua cỏc giai đoạn khỏc nhau cần cú cỏc chuyờn gia khỏc nhau đến từ cỏc chức năng khỏc. Vớ dụ, giai đoạn đầu dự ỏn cần đến cỏc chuyờn gia trong chức năng R&D; sau đú sang giai đoạn sau lại cần cỏc chuyờn gia từ chức năng thiết kế chế tạo và marketing để tớnh tốn chi phớ và cỏc dự ỏn marketing. Khi nhu cầu về cỏc loại chuyờn gia thay đổi, cỏc thành viờn nhúm cú thể chuyển đến cỏc dự ỏn khỏc cần đến sự phục vụ của họ. Do đú, cấu trỳc ma trận cú khả năng sử dụng cỏc kỹ năng của nhõn viờn nhiều nhất, khụng chỉ đến khi dự ỏn hiện hành kết thỳc mà cũn là khi dự ỏn mới xuất hiện.
Cuối cựng, mức độ tự do nhất định mà cấu trỳc ma trận tạo ra khụng chỉ tạo ra sự tự chủ để động viờn nhõn viờn mà cũn giỳp cho cỏc quản trị cấp cao thoải mỏi hơn trong việc tập trung vào cỏc vấn đề chiến lược bởi họ khụng bị vướng bận vào cỏc vấn đề điều hành. Trờn cỏc phương diện đú, cấu trỳc ma trận là một cụng cụ tốt để tạo ra tớnh linh hoạt giỳp phản ứng nhanh với cỏc điều kiện cạnh tranh. Tuy nhiờn, cấu trỳc ma trận cũng cú một vài bất lợị Thứ nhất, chi phớ quản lý điều
hành của cơ cấu này rất cao so với cơ cấu chức năng bởi cấu trỳc này cú khuynh hướng sử dụng cỏc nhõn viờn trỡnh độ cao nờn tiền lương và cỏc chi phớ liờn quan khỏc là rất caọ Thứ hai, cấu trỳc này thường dẫn đến tỡnh trạng dịch chuyển nhõn viờn liờn tục trong ma trận, nghĩa là cần phải cú thời gian và chi phớ để thiết lập cỏc mối liờn hệ nhúm mới và loại bỏ cỏc dự ỏn. Thứ ba, khú quản lý cỏc nhõn viờn, cú tới hai nhà
quản lý, rất dễ nảy sinh vấn đề khi họ phải cõn đối giữa sự quan tõm theo dự ỏn và theo chức năng, đồng thời phải cẩn thận để trỏnh cỏc xung đột giữa cỏc chức năng và dự ỏn về nguồn lực. Theo thời gian, cú thể cỏc nhà quản trị dự ỏn sẽ giữ vai trũ lónh đạo trong việc hoạch định và thiết lập mục tiờu, theo đú, cơ cấu ma trận sẽ gần giống như cấu trỳc sản phẩm hay cấu trỳc nhiều bộ phận. Nếu cỏc mối liờn hệ chức năng và dự ỏn khụng được kiểm soỏt tốt rất cú thể sẽ dẫn đến tỡnh trạng đấu tranh quyền lực giữa cỏc nhà quản trị, gõy ra sự đỡnh trệ và suy giảm chứ khụng tăng tớnh linh hoạt cho doanh nghiệp. Cuối cựng, tổ chức
càng lớn sẽ càng khú thực hiện cơ cấu ma trận bởi vỡ cỏc mối liờn hệ nhiệm vụ và vai trũ trở nờn vụ cựng phức tạp. Trong tỡnh huống đú, chỉ cú một lựa chọn đú là cấu trỳc nhiều bộ phận.
Vớ dụ điển hỡnh cho việc ỏp dụng thành cụng cấu trỳc ma trận là tập đoàn Boeing. Đõy là cụng ty đầu tiờn ỏp dụng cấu trỳc ma trận từ những năm 70 của thế kỷ 20. Cỏc đơn vị tỏc nghiệp sẽ đồng thời hoạt động tại bộ phận phụ trỏch chuyờn mụn (cỏc bộ phận này được chun mơn hố theo từng bộ phận của mỏy bay: cỏnh mỏy bay, động cơ, hệ thống dẫn đường,...) và tại dự ỏn (được chuyờn mơn hố theo serie mỏy bay: 727, 737, 767, 777,...), do đú cỏc đơn vị này sẽ đảm bảo một quy trỡnh khộp kớn từ khõu thiết kế đến sản xuất cụng nghiệp và cuối cựng là tiờu thụ.