- Mụi trường: Ngay từ những năm 1960, nhiều tỏc giả đó chỉ ra tổ chức là những hệ thống mở, luụn trong trạng thỏi cõn bằng động với mụ
VĂN HểA DOANH NGHIỆP VÀ LÃNH ĐẠO CHIẾN LƯỢC
8.1.2.3. Cỏc yếu tố cấu thành của văn hoỏ doanh nghiệp
Cú nhiều cỏch để phõn văn húa doanh nghiệp thành cỏc yếu tố khỏc nhau như vật thể, phi vật thể, giỏ trị,… Tuy nhiờn, chỳng tụi sử dụng tiếp cận phõn chia văn húa doanh nghiệp như quan điểm của Edgar H. Schein thành 3 cấp độ: Những quỏ trỡnh và cấu trỳc hữu hỡnh, những giỏ trị được chấp nhận và những quan niệm chung của DN. Thuật ngữ “cấp độ” dựng để chỉ mức độ cú thể cảm nhận được của cỏc giỏ trị văn hoỏ doanh nghiệp hay núi cỏch khỏc là tớnh hữu hỡnh của cỏc giỏ trị văn hoỏ đú. Đõy là cỏch tiếp cận độc đỏo, đi từ hiện tượng đến bản chất của một nền văn hoỏ, giỳp cho chỳng ta hiểu một cỏch đầy đủ và sõu sắc những bộ phận cấu thành của nền văn hoỏ đú. Việc phõn loại như vậy sẽ giỳp chỳng ta hiểu rừ bản chất cũng như cỏc biện phỏp để xõy dựng văn húa doanh nghiệp.
Một là, những quỏ trỡnh và cấu trỳc hữu hỡnh của doanh nghiệp:
Đú là những cỏi dễ nhỡn thấy, nghe thấy, cảm nhận được khi tiếp xỳc với doanh nghiệp, đõy là những biểu hiện bờn ngoài của hệ thống văn hoỏ doanh nghiệp. Những yếu tố này được phõn thành cỏc phần như:
Những quỏ trỡnh và cấu trỳc hữu hỡnh gồm: Cỏc vật thể hữu hỡnh và gồm cỏc giỏ trị hữu hỡnh. Cỏc vật thể hữu hỡnh (như văn phũng, bàn ghế, tài liệu,...) là mụi trường mà nhõn viờn làm việc. Chỳng cú ảnh hưởng trực tiếp lờn phong cỏch làm việc, cỏch ra quyết định, phong cỏch giao tiếp và đối xử với nhaụ Vớ dụ: Điều kiện làm việc tốt hơn thỡ việc giao tiếp cũng sẽ thuận lợi hơn, ... Cỏc giỏ trị hữu hỡnh như: Phong cỏch giao tiếp, ứng xử (những giỏ trị hữu hỡnh khỏc là do người bờn ngồi khơng nhỡn thấy được như phong cỏch lónh đạo, …).
Những quỏ trỡnh và cấu trỳc hữu hỡnh này bao gồm:
1. Kiến trỳc của doanh nghiệp bao gồm cỏc yếu tố như mặt bằng, cổng, cõy cối, quầy, bàn ghế, lối đi, nhà xưởng, cỏc bức tranh, bằng khen… tất cả được sử dụng tạo cảm giỏc thõn quen với khỏch hàng, nhõn viờn cũng như tạo mụi trường làm việc tốt nhất cho nhõn viờn. Kiến trỳc chứa đựng lịch sử về sự hỡnh thành và phỏt triển của tổ chức, trở thành
biểu tượng cho sự phỏt triển của tổ chức, ngụi nhà của toàn thể nhõn viờn cụng tỵ
2. Sản phẩm: Khi sản phẩm, dịch vụ phỏt triển đến mức cao, trở thành sản phẩm cú thương hiệu, nú sẽ là biểu tượng lớn nhất của doanh nghiệp, xột về mặt giỏ trị, nú cũng là một yếu tố của văn hoỏ doanh nghiệp.
3. Mỏy múc, cơng nghệ.
4. Cỏc nghi lễ: Đõy là cỏc hoạt động từ trước và được chuẩn bị kỹ lưỡng gồm cỏc hoạt động, sự kiện văn hố - chớnh trị,… được thực hiện chớnh thức hay bất thường nhằm thắt chặt mối quan hệ tổ chức… Cỏc nghi lễ bao gồm:
+ Nghi lễ chuyển giao: Mục đớch chớnh là để giới thiệu cỏc thành viờn mới, bổ nhiệm, ra mắt, … Tỏc dụng của chỳng là tạo thuận lợi cho cương vị mới, vai trũ mớị
+ Nghi lễ củng cố: Là cỏc lễ phỏt phần thưởng, mục đớch là củng cố hỡnh thành bản sắc văn hoỏ doanh nghiệp và tụn thờm vị thế của cỏc thành viờn.
+ Nghi lễ nhắc nhở: Gồm cỏc hoạt động sinh hoạt văn hoỏ, chuyờn mụn, khoa học. Mục đớch của nghi lễ này là duy trỡ cơ cấu xó hội và làm tăng thờm năng lực tỏc nghiệp của tổ chức. Cỏc cuộc hội họp thường kỳ của cụng ty cũng mang tớnh chất nàỵ
+ Nghi lễ liờn kết: Gồm lễ, tết, liờn hoan, dó ngoại, cỏc cuộc thi đấu thể thao, … mục đớch là khơi phục và khớch lệ, chia sẻ tỡnh cảm và sự cảm thụng gắn bú giữa cỏc thành viờn trong tổ chức.
5. Giai thoại: Giai thoại thường được thờu dệt từ cỏc sự kiện cú thực của tổ chức, được mọi thành viờn chia sẻ và nhắc lại với cỏc thành viờn mới, … Những cõu chuyện, truyền thuyết, giai thoại về cỏc năm thỏng gian khổ và vinh quang của doanh nghiệp, về nhõn vật điển hỡnh của doanh nghiệp (nhất là hỡnh tượng người thủ lĩnh khởi nghiệp).
6. Biểu tượng: Gồm logo, kiểu chữ, đồng phục, thẻ nhõn viờn,… Bản thõn cỏc yếu tố khỏc như lễ nghi, kiến trỳc cũng truyền đạt cỏc giỏ trị, ý nghĩa tiềm ẩn bờn trong về tổ chức.
7. Ngụn ngữ, khẩu hiệu: Nhiều tổ chức sử dụng cỏc cõu chữ đặc biệt, khẩu hiệu hay một ngụn từ để truyền tải một ý nghĩa cụ thể của nhõn viờn mỡnh và những người hữu quan.
8. Phong cỏch giao tiếp ngụn ngữ của nhõn viờn với nhau, với khỏch hàng, cấp trờn, … Mỗi cỏ nhõn cú phong cỏch giao tiếp khỏc nhau, chớnh vỡ vậy sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hỡnh ảnh và cỏch nhỡn nhận của khỏch hàng, nhà cung cấp, … đối với cụng tỵ Xõy dựng một phong cỏch giao tiếp chuẩn cho toàn thể nhõn viờn là một tiờu chớ vơ cựng quan trọng trong việc xõy dựng văn hoỏ và thương hiệu cho doanh nghiệp.
Hai là, những giỏ trị được chấp nhận: Những giỏ trị chấp nhận là
cỏc chiến lược, mục tiờu, triết lý, “phỏp luật” của doanh nghiệp. Những giỏ trị chấp nhận phần nhiều được mang tớnh luật phỏp, tức là nú yờu cầu cỏc thành viờn tuõn theo một cỏch triệt để. Cỏc giỏ trị thể hiện được chia thành 2 thành phần. Thành phần thứ nhất là cỏc giỏ trị tồn tại một cỏch tự phỏt. Một số trong cỏc giỏ trị đú được coi là đương nhiờn chỳng ta gọi đú là cỏc ngầm định. Thành phần thứ hai là cỏc giỏ trị chưa được coi là đương nhiờn và cỏc giỏ trị mà lónh đạo mong muốn đưa vào doanh nghiệp mỡnh. Những giỏ trị được cỏc thành viờn chấp nhận thỡ sẽ tiếp tục được duy trỡ theo thời gian và dần dần được coi là đương nhiờn. Cỏc giỏ trị được chấp nhận gồm cỏc loại sau:
1. Sứ mạng của tổ chức, triết lý kinh doanh như triết lý về sản phẩm, dịch vụ, cạnh tranh, trỏch nhiệm xó hội, nguồn nhõn lực, khỏch hàng, phương phỏp làm việc,… Những người lónh đạo cơng ty cịn phải nờu ra nhiệm vụ, chiến lược và những tuyờn bố về mục tiờu của cụng ty và cũng nờn được chỳ trọng trong cỏc chương trỡnh đào tạo cũng như cỏc hoạt động ngoại giao của cụng tỵ Những tuyờn bố đú nờn bao gồm:
- Kinh doanh cú hiệu quả kinh tế (ai cũng muốn làm việc ở cỏc cụng ty ăn nờn làm ra như vậy).
- Chấp nhận sự đa dạng trong văn húa cơng tỵ
- Khuyến khớch nhõn viờn cú thời gian nghỉ ngơi sau những giờ làm việc (trợ cấp vừa đủ cho cỏc hoạt động nghỉ ngơi và khuyến khớch họ tận dụng thời gian đú)…
2. Tri thức của doanh nghiệp gồm cú tri thức hiện hữu liờn quan đến trỡnh độ nhõn viờn, tri thức được kế thừa: Tri thức, sự chia sẻ tri thức, cỏc giỏ trị văn hoỏ học hỏi được: Những kinh nghiệm của tập thể của doanh nghiệp cú được khi xử lý cỏc vấn đề chung; Những giỏ trị học hỏi được từ cỏc doanh nghiệp khỏc; Những giỏ trị văn hoỏ được tiếp cận khi giao lưu nền văn hoỏ khỏc; Những giỏ trị do một hay nhiều thành viờn mới đem lại; Những xu hướng hay trào lưu xó hộị
3. Quy trỡnh, thủ tục, hướng dẫn, cỏc biểu mẫu của doanh nghiệp liờn quan đến quỏ trỡnh tỏc nghiệp, hướng dẫn thực hiện cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh.
4. Phong cỏch lónh đạọ 5. Sự phõn chia quyền lực.
Cỏc tài liệu thể hiện cỏc giỏ trị được chấp nhận như: Tài liệu quảng cỏo, ấn phẩm, trang web,… biển hiệu, khẩu hiệu, hướng dẫn, sổ tay, cỏc quy trỡnh và hướng dẫn cụng việc. Một số giỏ trị chấp nhận khỏc được cụng nhận do ban lónh đạo tổ chức tuyờn bố, nhưng khụng ghi thành văn bản.
Ba là, những quan niệm chung: Những quan niệm chung là
những niềm tin, nhận thức và tỡnh cảm cú tớnh vơ thức, được mặc nhiờn cụng nhận trong doanh nghiệp. Trong bất kỳ xó hội nào, cấp bậc văn hoỏ nào cũng đều tồn tại quan niệm chung, được hỡnh thành và tồn tại trong thời gian dài, trở thành những điều mặc nhiờn được cụng nhận. Chỳng ta cú thể gọi đõy là cỏc “tập quỏn”. Sự khỏc biệt giữa cỏc giỏ trị được chấp nhận và những quan niệm chung thể hiện ngay ở bản thõn hai từ giỏ trị và quan niệm. Giỏ trị thể hiện những tài sản của một doanh nghiệp cũn
quan niệm lại thể hiện xu hướng chung về nhận thức, ý thức, về cỏch hành xử trong doanh nghiệp.
Đặc điểm của những quan niệm chung là rất khú thay đổi, bởi vỡ nú đó là một phần trong tớnh cỏch, lối sống của cả một tập thể. Thay đổi văn húa doanh nghiệp bằng cỏch thay đổi cỏc quan niệm chung là việc rất khú khăn, gõy tõm lý hoang mang, bất an cho nhõn viờn. Đối với những giỏ trị chấp nhận được, nếu một thành viờn mới khụng chấp nhận, cú nghĩa anh ta loại mỡnh ra khỏi đời sống doanh nghiệp, vỡ anh ta khơng
chấp nhận luật chơị Cũn nếu anh ta chấp nhận luật chơi, nhưng đi ngược lại những quan niệm chung thỡ thật khú mà hồ nhập với tập thể. Đú là những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và xỳc cảm được coi là đương nhiờn ăn sõu trong tiềm thức mỗi cỏ nhõn trong doanh nghiệp. Cỏc ngầm định này là nền tảng cho cỏc giỏ trị và hành động của mỗi thành viờn. Những quan niệm chung thể hiện gồm cỏc yếu tố sau:
1. Tớnh cỏch của doanh nghiệp:
- Tớnh cỏch ưa mạo hiểm: Trong tớnh cỏch này, nhõn viờn được
huấn luyện, khuyến khớch việc chấp nhận rủi ro, sẵn sàng mạo hiểm. Họ được học hỏi sẵn sàng đương đầu với những bất chắc, thử nghiệm những cỏch làm mớị Tớnh cỏch này thường xuất hiện trong cỏc tổ chức mà cỏc hoạt động kinh doanh thay đổi thường xuyờn. Nhõn viờn là người được giao nhiều quyền quyết định hơn, bởi nếu sự phõn quyền thấp, người chủ sẽ ụm đồm quỏ nhiều cụng việc.
- Tớch cỏch chỳ trọng chi tiết: Đối với một số tổ chức, người ta quan tõm đến từng khớa cạnh chi tiết. Những tổ chức này thường là những tổ chức sản xuất. Đặc thự của cỏc tổ chức này là thời gian khấu hao mỏy múc cao, sản phẩm gồm nhiều chi tiết và thường phải đảm bảo một “mức chất lượng” nhất định.
- Tớnh cỏch chỳ trọng kết quả: Một số tổ chức lại chỳ trọng vào kết quả cụng việc. Tớnh cỏch này cú thể phự hợp đặc biệt với cỏc tổ chức nhỏ, tại đú nhõn viờn phải làm nhiều việc và chịu trỏch nhiệm về kết quả cuối cựng của cụng việc. Cỏc tổ chức lớn hơn ớt ỏp dụng phương thức này hơn. Do nhiều cụng việc khụng thể đo lường được kết quả cụng việc (chỉ đo lường đầu vào - đầu ra), nờn cỏc tổ chức cú xu hướng quản lý cụng việc của nhõn viờn theo phương phỏp quản trị theo quỏ trỡnh.
- Tớnh cỏch chỳ trọng con người: Nhiều tổ chức cho rằng con người là nhõn tố quan trọng nhất của doanh nghiệp và tin rằng tri thức, kinh nghiệm và sự sỏng tạo của nhõn viờn là nhõn tố quyết định sự thành cụng của họ. Đối với cỏc tổ chức này, con người được đặt vào trung tõm trong quỏ trỡnh hoạch định và thực hiện chiến lược của doanh nghiệp.
- Tớnh cỏch chỳ trọng tập thể: Ngày nay cỏc tổ chức càng ngày càng chỳ trọng vào xõy dựng phong cỏch quản lý theo nhúm, độị Tớnh chất
tương đồng trong cụng việc giỳp cỏc thành viờn trong tổ chức dễ gần với nhau hơn, cỏc thành viờn luụn cố gắng duy trỡ tinh thần đồng đội và hiệu quả làm việc của nhúm. Những tổ chức nhỏ hay cỏc bộ phận của cỏc cụng ty lớn cú xu hướng xõy dựng thành cỏc nhúm làm việc.
- Tớnh cỏch chỳ trọng sự nhiệt tỡnh của người lao động: Nhiều tổ chức cho rằng, sự nhiệt tỡnh của nhõn viờn chớnh là yếu tố quan trọng nhất của sự sỏng tạo và nõng cao năng suất lao động. Những tổ chức như vậy thường cú tớnh tự lực, tự cường cao, luụn kiờn quyết trong cạnh tranh, tự lực tự cường trong việc bảo vệ thương hiệu của mỡnh.
- Tớnh cỏch chỳ trọng sự ổn định: Một trong những mục đớch của
cỏc tổ chức là sự ổn định và phỏt triển. Nhiều tổ chức cho rằng sự tăng trưởng ổn định là chỡa khố cho sự phỏt triển bền vững của tổ chức. Phỏt triển chậm, khụng phỏt triển hay phỏt triển núng được coi là dấu hiệu của sự suy thoỏị
2. Lý tưởng: Là những động lực, giỏ trị, ý nghĩa cao cả, sõu sắc, giỳp con người cảm thụng, chia sẻ và dẫn dắt họ trong nhận thức, cảm nhận và xỳc động trước sự vật và hiện tượng. Lý tưởng của tổ chức cú thể là sứ mạng, là lợi nhuận, là đỉnh cao cụng nghệ,… trong khi lý tưởng của nhõn viờn là kiếm nhiều tiền, là danh phận,… Do vậy, nhiều tổ chức đó cố kết hợp lý tưởng của tổ chức và của nhõn viờn làm một qua đú thỏa món cỏc nhu cầu của nhõn viờn.
3. Niềm tin: Là khỏi niệm đề cập đến mọi người cho rằng thế nào là đỳng, là saị Niềm tin khỏc lý tưởng ở chỗ, nú hỡnh thành một cỏch cú ý thức, được xột đoỏn và rừ ràng, trong khi lý tưởng thỡ khú giải thớch hơn, lý tưởng cú thể đến từ sõu trong tiềm thức,… Niềm tin được hỡnh thành từ ở mức độ nhận thức đơn giản trong khi lý tưởng được hỡnh thành khơng chỉ ở niềm tin mà cũn bao gồm cả cỏc giỏ trị về cảm xỳc và đạo đức của họ. Xõy dựng niềm tin trong doanh nghiệp đũi hỏi cỏc nhà quản lý phải cú trỡnh độ kiến thức và kinh nghiệm.
4. Chuẩn mực đạo đức: Đõy là quan niệm của mỗi nhõn viờn về cỏc giỏ trị đạo đức. Đú là quan niệm về nhõn, nghĩa, lễ, trớ, tớn về sự bỡnh đẳng, sự thương yờu đựm bọc lẫn nhaụ Cỏc yếu tố này thuộc văn hoỏ dõn tộc, khi hành xử cỏc yếu tố này được coi như yếu tố đương nhiờn
trong cỏc mối quan hệ trong doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, cũng như trong xó hội luụn tồn tại cỏc hành động tốt - xấu, vấn đề là doanh nghiệp sẽ thể chế hoỏ, xõy dựng quan điểm chớnh thức như thế nào để xõy dựng cỏc chuẩn mực đạo đức chớnh thức của mỡnh.
5. Thỏi độ: Là chất gắn kết niềm tin và chuẩn mực đạo đức thụng qua tỡnh cảm, thỏi độ phản ỏnh thúi quen theo tư duy, kinh nghiệm để phản ỏnh mong muốn hay khụng mong muốn đối với sự vật, hiện tượng. Như vậy, thỏi độ luụn cần đến những phỏn xột dựa trờn cảm giỏc, tỡnh cảm. Thỏi độ của một người xột đến khớa cạnh nào đú cú thể cựng nghĩa với khỏi niệm ý kiến.