5.3.2.1 Sơ đồ tổ chức
Chức năng của quản lý cảng là lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các hoạt động của cảng bằng cách phối hợp sử dụng các nguồn nhân lực trong việc cung cấp các dịch vụ của cảng. Vì vậy, việc nghiên cứu quản lý cảng phải bắt đầu từ việc phân tích cấu trúc tổ chức.
Cấu trúc tổ chức cảng phụ thuộc vào mục tiêu, chức năng của một cảng. Mỗi cảng đều có một số phòng ban chức năng khác nhau phụ thuộc vào cấu trúc chung, yêu cầu báo cáo và sự khác nhau về chủ sở hữu và hoạt động cảng. Thông thường cảng có bộ phận quản lý cao nhất điều hành các trưởng phòng chức năng và các bộ phận khác. Một số phòng có thể còn được chia thành các nhóm chức năng.
Trong việc thiết kế cấu trúc tổ chức cảng cần phải cân nhắc đến các yếu tố như:
+ Ai xây dựng mục tiêu của cảng, đánh giá hoạt động của nó và có quyền lực về ngân quỹ;
+ Mức độ toàn quyền của cảng và của quản lý cảng; + Các chức năng của cảng;
126
Khi chức năng của cảng đã được xác định, cấu trúc các phòng ban của cảng sẽ được thiết kế, song điều cơ bản của một cấu trúc tổ chức cảng là:
+ Chức năng quản lý ở từng cấp phải đầy đủ, chắc chắn; + Đảm bảo yêu cầu về chuyên môn, thông tin.
Dưới đây là ví dụ về một sơ đồ tổ chức quản lý cảng:
Hình 5.1. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý cảng
5.3.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trực tiếp sản xuất
a) Phòng Khai thác/Điều độ
Phòng Khai thác-Điều độ là phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý điều hành cảng, có nhiệm vụ:
- Quy hoạch các khu vực chức năng trên mặt bằng cảng và hệ thống giao thông trong cảng;
- Lập các kế hoạch sử dụng cầu bến; tiếp nhận và vếp dỡ giải phóng tàu, sà lan; giao nhận, vận chuyển hàng hóa; nhu cầu thiết bị, phương tiện, lao động;
- Tổ chức điều hành thực hiện các hoạt động tiếp nhận, phục vụ tàu và sà lan, xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển hàng hóa;
- Xử lý các vấn đề phát sinh tại hiện trường, chuyển phòng ban chức năng của cảng giải quyết các tranh chấp thương vụ theo quy trình phân cấp;
- Thống kê - tổng hợp - báo cáo kết quả điều hành giải phóng tàu; xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo các biểu mẫu quy định.
Các bộ phận nghiệp vụ thuộc phòng Khai thác - Điều độ gồm:
127
Thường trực, trực tiếp chỉ huy điều hành các hoạt động sản xuất thuộc nhiệm vụ của phòng Khai thác-Điều độ:
- Là đầu mối tiếp nhận, xử lý, trao đổi chứng từ, thông tin với cảng vụ, biên phòng, hải quan, hãng tàu/đại lý, chủ hàng...các bộ phận trong cảng;
- Lập các kế hoạch về: + Sử dụng cầu bến;
+ Tiếp nhận và phát tàu (tàu cập bến, rời bến); + Xếp dỡ giải phóng tàu, sà lan;
+ Giao nhận, vận chuyển hàng hóa qua cảng; + Sử dụng thiết bị, phương tiện, lao động.
- Triển khai các kế hoạch trên tới các các bộ phận tham gia trong dây chuyền sản xuất của cảng;
- Tổ chức điều hành các hoạt động sản xuất theo kế hoạch đã lập;
- Tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất của cảng theo ngày, tuần, tháng, quí, năm;
- Giải quyết vụ việc phát sinh với sự hợp tác các bên liên quan theo quy trình.
* Bộ phận giao nhận
- Thực hành nghiệp vụ giao nhận hàng hóa giữa cảng với tàu và các phương tiện vận tải nội địa theo đúng quy trình, thủ tục, biểu mẫu chứng từ, phù hợp với luật lệ, tập quán giao nhận vận tải của Việt Nam và quốc tế.
- Xử lý, giải quyết các vướng mắc phát sinh từ công tác giao nhận theo đúng trình tự, thủ tục quy định và phù hợp với luật pháp liên quan.
- Thống kê, tổng hợp số liệu và lập các báo cáo theo yêu cầu của công tác quản lý, khai thác cảng;
b) Phòng cơ giới - xếp dỡ
Trực tiếp tham gia sản xuất, thực hiện các công việc xếp dỡ hàng hóa cho tàu, sà lan, chất xếp hàng hóa tại kho, bãi, vận chuyển hàng hóa trong nội bộ cảng và vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng. Yêu cầu là:
- Bố trí đủ, đúng chủng loại thiết bị, phương tiện, công cụ làm hàng theo như yêu cầu của kế hoạch sản xuất;
- Đảm bảo thiết bị, phương tiện, dụng cụ làm hàng phải trong tình trạng kỹ thuật tốt;
- Tập kết thiết bị, phương tiện, công cụ đúng thời gian và địa điểm quy định; - Đảm bảo công nhân điều khiển thiết bị, phương tiện phải có sức khỏe tốt, có bằng cấp/chứng chỉ theo quy định;
- Trang bị bảo hộ lao động phù hợp và đảm bảo an toàn lao động trong quá trình sản xuất;
- Bố trí cán bộ có trách nhiệm chỉ huy, điều hành và kịp thời xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thiết bị, phương tiện làm hàng.
128
- Kết hợp thực hiện những nhiệm vụ khác khi được phân công. c) Phòng kho hàng
- Chủ trì xây dựng phương án quy hoạch hệ thống kho, bãi phù hợp quy hoạch mặt bằng tổng thể và giao thông toàn cảng;
- Lập và triển khai kế hoạch kinh doanh, khai thác, sử dụng kho, bãi;
- Chủ trì xây dựng quy trình giao nhận, kỹ thuật chất xếp, quản lý hàng hóa tại kho, bãi;
- Tổ chức, điều hành công việc giao nhận, chất xếp, bảo quản hàng hóa tại kho, bãi đảm bảo về an ninh, phòng chống cháy, nổ; an toàn hàng hóa, trang thiết bị tại kho bãi cảng;
- Tham gia xây dựng phương án liên kết kinh doanh, lập báo cáo đầu tư, thẩm tra các dự án đầu tư nâng cấp, xây dựng kho, bãi;
- Tham gia soạn thảo, thương thảo ký kết các hợp đồng hợp tác kinh doanh; thuê hoặc cho thuê kho, bãi;
- Lập biên bản hiện trường và xử lý các vụ việc phát sinh trong quá trình giao nhận, xếp dỡ, lưu trữ, bảo quản hàng hóa theo quy trình của cảng;
- Thống kê - báo cáo công tác quản lý, khai thác kho bãi; giao nhận, lưu trữ, bảo quản hàng hóa theo quy định.
d) Phòng kế hoạch kinh doanh
- Lập, thông qua và triển khai thực hiện các kế hoạch, dự án phát triển cảng; kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư, mua sắm trang thiết bị, kế hoạch sửa chữa và xây dựng công trình hàng năm của cảng;
- Lập các phương án liên kết, liên doanh, hợp tác sản xuất kinh doanh và tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng với các đối tác trên;
- Soạn thảo và tham gia đàm phán, ký kết các hợp đồng cung cấp dịch vụ cho hãng tàu, khách hàng; hợp đồng với các đơn vị vệ tinh tham gia vào dây chuyền sản xuất của cảng; mua bảo hiểm cho trang thiết bị, kho bãi cảng, bảo hiểm trách nhiện dân sự theo quy định của pháp luật;
- Kiểm tra, giám sát về mặt pháp lý, giá cả và trình ký các loại hợp đồng khác do các đơn vị trong cảng soạn thảo;
- Xây dựng biểu cước, nghiên cứu đề xuất các chính sách phục vụ, giá dịch vụ cung ứng cho hãng tàu, khách hàng; giá thanh tóan cho các đơn vị vệ tinh tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh của cảng;
- Chủ trì giải quyết các tranh chấp thương vụ với hãng tàu, khách hàng trong cảng;
- Chủ trì xây dựng và triển khai kế hoạch hoạt động marketing, kế hoạch chăm sóc khách hàng của cảng;
- Chủ trì lập hóa đơn thu cước xếp dỡ tàu, cước dịch vụ kho, bãi và các loại cước phí khách của cảng.
129
- Chủ trì trong công tác quản lý, kiểm tra, thanh tóan các dịch vụ thuê ngòai cho các công ty vệ tinh, hợp tác xã xếp dỡ...
- Theo dõi và tham gia kiểm kê, thanh lý hàng tồn đọng tại kho bãi cảng theo quy định của pháp luật;
- Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, thống kê, báo cáo, phân tích tình hình thực hiện các loại kế hoạch sản xuất kinh doanh, hiệu quả phương án liên doanh, liên kết trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và các lĩnh vực hoạt động của phòng hoặc của cảng theo yêu cầu của Ban Giám đốc;
- Chủ trì lập Báo cáo đầu tư, thẩm định các dự án đầu tư mở rộng, nâng cấp, phát triển cảng; mua sắm trang thiết bị công nghệ;
- Thống kê, báo cáo kết quả công tác chuyên môn theo quy định của cảng. e) Phòng Kỹ thuật - Vật tư
- Lập kế hoạch đảm bảo kỹ thuật, Kế hoạch đảm bảo vật tư phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm của cảng;
- Phân kỳ và triển khai kế hoạch đảm bảo kỹ thuật, kế hoạch đảm bảo vật tư tháng, quí, năm theo quy định;
- Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các hạng mục công trình, các trang thiết bị xếp dỡ, phương tiện vận tải của cảng đúng kỳ cấp, phù hợp phân bố sản lượng dịch vụ của cảng;
- Kiểm tra, giám sát quá trình bảo dưỡng, sửa chữa; tổ chức nghiệm thu và bàn giao cho đơn vị sử dụng;
- Đề xuất, thẩm tra các đối tác cung ứng dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa các hàng mục công trình, các trang thiết bị xếp dỡ, phương tiện vận tải của cảng;
- Đề xuất, thẩm tra chất lượng kỹ thuật các trang thiết bị làm cơ sở cho cảng ký hợp đồng thuê, mua hoặc cho các đơn vị vệ tinh vào làm việc trong cảng;
- Đề xuất số lượng, chủng loại trang thiết bị cần đầu tư và đối tác cung ứng; - Tham gia lập, thẩm định các báo cáo đầu tư, các dự án đầu tư phát triển cảng, mua sắm trang thiết bị;
- Đề xuất đối tác, chủ trì soạn thảo, tham gia đàm phán hợp đồng mua sắm vật tư của cảng;
- Tiếp nhận, quản lý, giao nhận, cấp phát vật tư phục vụ sản xuất, sửa chữa theo qui định;
- Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư, phụ tùng, nhiên liệu, điện nước... ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất, các bộ phận trong cảng;
- Liên tục giám sát quá trình thực hiện và điều chỉnh định mức tiêu thụ vật tư, phụ tùng, nhiên liệu, điện nước... cho phù hợp với thực tế sản xuất;
- Thống kê, báo cáo kết quả thực hiện các kế hoạch đảm bảo kỹ thuật, vật tư; kế hoạch sửa chữa và các mặt công tác liên quan kỹ thuật, vật tư theo định kỳ hàng tháng, quý, năm.
- Thống kê, báo cáo kết quả công tác chuyên môn theo quy định của cảng. f) Phòng Bảo vệ - An toàn/Anh ninh cảng biển
130
- Chủ trì tư vấn, soạn thảo các quy định, quy chế về bảo vệ an ninh trật tự, kiểm soát người, phương tiện, hàng hóa; bảo vệ hàng hóa, tài sản tại các khu vực cảng;
- Lập kế hoạch và tổ chức công tác bảo vệ cho toàn bộ vùng đất, vùng nước, tài sản tại các cơ sở sản xuất kinh doanh của cảng;
- Lập kế hoạch về công tác an ninh cảng biển, an toàn lao động, an toàn môi trường, phòng chống cháy nổ;
- Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong cảng thực hiện công tác bảo đảm an ninh cảng biển, an toàn lao động, an toàn môi trường, an toàn phòng chống cháy nổ tại các khu vực sản xuất;
- Xây dựng, duy trì mối quan hệ công tác với các cơ quan quản lý chuyên ngành (Cảng vụ hàng hải...); chính quyền, cơ quan hữu quan địa phương để yêu cầu hỗ trợ khi cần thiết;
- Thống kê, báo cáo kết quả thực hiện công tác bảo vệ, an toàn lao động, an ninh cảng biển, an toàn môi trường, phòng chống cháy nổ định kỳ tháng, quí, năm.