7. Bố cục đề tài
1.4.2.3 Thực tiễn triển khai KPI tại các doanh nghiệp của Việt Nam
Vài năm trở lại đây, thuật ngữ KPI đang ngày càng phổ biến và được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới, trong đó có cả các doanh nghiệp của Việt Nam. Tuy nhiên bên cạnh đó, không ít doanh nghiệp đang hiểu sai bản chất của KPI, nhầm lẫn KPI với các công cụ quản trị thành tích khác dẫn đến áp dụng và vận hành sai cách, không những không đạt được hiệu quả quản lý mà còn khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng tiến thoái lưỡng nan. Do đó, để áp dụng hiệu quả KPI, nhà quản lý cần hiểu rõ bản chất của công cụ và có quy trình áp dụng phù hợp với những đặc điểm riêng của doanh nghiệp theo R. Wayne Mondy và cộng sự (2002)
Phương thức quản trị hiện đại theo mục tiêu có thể sử dụng chỉ số KPI (Key Performance Indicator) - chỉ số đo lường hiệu suất và OKR (Objective Key Result) - chỉ số mục tiêu và kết quả then chốt; hoặc cũng có thể kết hợp cả hai. Tuy nhiên, thường người ta hay hiểu nhầm hoặc không phân định rõ ràng về sự khác biệt giữa OKR và KPI. Đặc biệt còn khó phân biệt hơn ở đây là KPI có thể có nghĩa khác nhau tùy theo điều kiện và định hướng của các bộ phận hay tổ chức khác nhau. Điều này làm cho việc phân biệt giữa OKR và KPI trở nên nhập nhằng hơn theo David Parmentet (2009).
Sự khác nhau giữa KPI và OKR: KPI là hệ thống các mục tiêu dài hạn được xây dựng dựa trên mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, bắt nguồn trực tiếp từ 4 thẻ điểm cân bằng chiến lược của Balanced scorecards là: Tài chính; khách hàng và thị trường; các quá trình kinh doanh; học tập và phát triển NNL. Trong khi đó OKR hướng đến hai vấn đề chính là: Mục tiêu và kết cuối cùng của mục tiêu đó. Nếu như KPI mang tính hệ thống và dài hạn, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị thì OKR lại là những mục tiêu ngắn hạn, sử dụng một vài lần, ít lặp lại và thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có mục tiêu tham vọng, những start up công nghệ non trẻ. Vì thế về bản chất KPI và OKR có nhiều điểm khác nhau. KPI được áp dụng đối với những bộ phận có mục tiêu, công việc lặp đi, lặp lại liên tục theo chu kỳ cố định, đo lường được theo kết quả chính xác. Trong khi đó, OKR sẽ áp dụng đối với những trường hợp khó đo lường chính xác và không theo chu kỳ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa thực sự hiểu rõ và thường xuyên nhầm lẫn giữa hai khái niệm KPI và OKR, hoặc vận hành KPI sai lệch bản chất dẫn đến nhiều hạn chế trong công tác đánh giá thành tích theo R. Wayne Mondy và cộng sự (2002).
- Một số nguyên nhân dẫn đến không đạt được hiệu quả KPI có thể kể đến như là phương pháp thiết kế chưa phù hợp, chưa tập trung vào mục tiêu cốt lõi và quản lý doanh nghiệp mà chỉ coi KPI là công cụ đánh giá nhân viên thông thường. Bên cạnh đó phương pháp triển khai KPIs tại nhiều doanh nghiệp còn chưa hợp lý, mỗi doanh nghiệp có mục tiêu, vị trí xuất phát và tiềm lực khác nhau, do đó không thể mang một thiết kế của doanh nghiệp khác vào để áp dụng cho doanh nghiệp mà không qua đánh giá điều chỉnh. Ngoài ra, một số doanh nghiệp sử dụng KPI chưa phù hợp với tính năng của hệ thống, thiếu ứng dụng theo dõi và giám sát, chưa coi KPI là quá trình thiết kế liên tục, không gắn KPI với trí tuệ nhân tạo và cơ sở dữ liệu, tất cả những nguyên nhân này làm cho doanh nghiệp không đạt được hiệu quả trong việc triển khai áp dụng KPI. Vì thế trong xây dựng KPI, các doanh nghiệp cần thận trọng trong việc lựa chọn các chỉ tiêu và xử lý dữ liệu thu được từ đánh giá KPI để đạt được hiệu quả cao nhất.
- KPI bản chất là một công cụ điều hướng, và là phương tiện hỗ trợ quản lý cho các nhà quản trị, vì thế một khi biến nó thành mục đích thì chắc chắn không những không đạt được hiệu quả mà còn nhận lại tác dụng ngược. Do đó, trước khi vận hành KPI, các doanh nghiệp cần hiểu rõ bản chất và áp dụng cách thận trọng để đạt được hiệu quả cao nhất mà KPI mang lại theo David Parmentet (2009).