CHƯƠNG 7 KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC KINH DOANH
7.2. Nội dung và quy trình kiểm sốt chiến lược kinh doanh
7.2.1. Nội dung kiểm soát chiến lược kinh doanh
Về cơ bản, nội dung của kiểm soát kiểm chiến lược kinh doanh xuất phát từ chính nội dung của chiến lược kinh doanh, sự phù hợp của các nội dung trong chiến lược kinh doanh và các kế hoạch triển khai triển lược kinh doanh đó.
Tương ứng với hai giai đoạn của một chiến lược kinh doanh đó là giai đoạn hoạch định, hình thành chiến lược kinh doanh và giai đoạn tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh, chúng ta cần kiểm soát các nội dung sau:
7.2.1.1. Giai đoạn hình thành chiến chiến lược kinh doanh
- Kiểm tra, đánh giá các yếu tố thuộc môi trường kinh doanh bao gồm môi trường bên trong và mơi trường bên ngồi doanh nghiệp để nhận định được: Những yếu tố thuộc mơi trường kinh doanh có thay đổi hay khơng, thay đổi theo chiều hướng nào, mức độ thay đổi ra sao, yếu tố nào là quan trọng, ảnh hưởng đến doanh nghiệp nhiều hay ít?... Từ đó các nhà quản trị cần đánh giá lại:
- Những rủi ro, thách thức mà doanh nghiệp phải đương đầu, những cơ hội có thể tận dụng, mức độ tận dụng thành cơng đến đâu;
- Những điểm yếu mà doanh nghiệp cần khắc phục, mức độ có thể khắc phục, những điểm mạnh mà doanh nghiệp có thể phát huy, vị thế tương lai của những điểm mạnh đó...;
- Kiểm tra, đánh giá tình phù hợp các hệ thống các mục tiêu trong chiến lược kinh doanh gắn với môi trường hoạt động của doanh nghiệp (Mục tiêu tổng quát và mục tiêu bộ phận), đánh giá mức độ quan trọng của hệ thống các mục tiêu để xác định mục tiêu quan trọng, mục tiêu thứ yếu;
- Đánh giá lại phạm vi, lợi thế cạnh tranh và các hoạt động cốt lõi.
7.2.1.2. Giai đoạn tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh
- Kiểm tra, đánh giá tính hợp lý, đúng đắn của các chính sách và biện pháp thực hiện chiến lược kinh doanh;
- Kiểm tra, đánh giá tính hợp lý, đúng đắn trong vấn đề phân bổ nguồn lực nhằm thực hiện chiến lược kinh doanh;
- Kiểm tra, đánh giá sự phối hợp đồng bộ của các bộ phận;
- Kiểm tra đánh giá thường xuyên những tác động của môi trường đặc biệt các yếu tố thuộc mơi trường bên ngồi đến tổng thể chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
7.2.2. Quy trình kiểm sốt chiến lược kinh doanh
Quy trình kiểm sốt chiến lược kinh doanh được thực hiện theo ba bước cơ bản sau:
Thứ nhất: Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra, đánh giá Thứ hai: Đo lường và đánh giá kết quả thực tế
Thứ ba: Phát hiện những sai lệch và nguyên nhân Thứ tư: Quyết định điều chỉnh
Hình 7.1: Quy trình kiểm sốt chiến lược kinh doanh
7.2.2.1. Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát
Để đánh giá được tính đúng đắn của một chiến lược kinh doanh, các nhà quan trị phải căn cứ vào nội dung của việc đánh giá chiến lược kinh doanh và xây dựng lên một hế thống các tiêu chuẩn đánh giá.
Tiêu chuẩn đánh giá phản ánh những u cầu cần phải có của một cơng việc nhất định, là vật quy chiếu phản ánh mức độ hồn thành của cơng việc đó. Các tiêu chuẩn đánh giá thường được thể hiện thông qua hệ thống những yêu cầu, những chỉ tiêu định tính hoặc định lượng.
Tiêu chuẩn kiểm soát trả lời câu hỏi kiểm tra được thực hiện như thế nào, đâu là những thước đo phù hợp trong quá trình kiểm tra. Các tiêu chuẩn dùng để kiểm sốt chiến lược kinh doanh chính là ranh giới, căn cứ để xác định chiến lược kinh doanh cũng như từng chỉ tiêu của chiến lược có cịn phù hợp với tình hình thực tế hay cần điều chỉnh. Trên thực tế khơng có tiêu chuẩn chung để đánh giá cho tất cả các vấn đề, chính vì vậy các nhà quản trị cần xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn khác nhau để đánh giá cho những mục tiêu, cơng việc khác nhau trong q trình thực thi chiến lược kinh doanh.
Có hai loại tiêu chuẩn là các tiêu chuẩn định tính và các tiêu chuẩn định lượng.
Có những khác biệt cần điều chỉnh Có khơng Xây dựng các tiêu
chuẩn kiểm tra Đo lường và đánh giá
sự thực hiện
Tiếp tục triển khai theo hướng hiện tại
Quyết định điều chỉnh
(1) Tiêu chuẩn định tính
Tiêu chuẩn định tính là các chỉ tiêu khơng thể hiện dưới dạng các con số cụ thể bởi vì hoạt động kinh doanh rất phức tạp, có nhiều hoạt động khơng thể lượng hóa bằng các đơn vị đo lường thơng thường. Do vậy khi xây dựng các tiêu chuẩn này cần đảm bảo các yêu cầu:
- Tính nhất quán: u cầu này địi hỏi tính thống nhất, phù hợp khi đánh giá giữa các kế hoạch ngắn hạn với kế hoạch trung hạn và với mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Tính nhất quán của các chỉ tiêu định tính thể hiện ở một số dấu hiệu dễ nhận biết như: sự ổn đinh của nhân sự, sự thống nhất về kết quả giữa các bộ phận, hiệu quả trong sự phối hợp giữa các cá nhân bộ phận. Ngồi ra, tính nhất qn cịn được thể hiện ở việc sử dụng thống nhất các công cụ, phương pháp đánh giá. - Tính phù hợp: các tiêu chuẩn định tính cần đảm bảo yêu cầu về tính phù hợp, thể hiện ở ba khía cạnh cơ bản. Một là, sự phù hợp của chiến lược kinh doanh với môi trường kinh doanh. Hai là, sự phù hợp của chiến lược kinh doanh với khả năng của doanh nghiệp. Ba là, sự phù hợp của chiến lược kinh doanh với xu thế phát triển.
- Tính khả thi: Tính khả thi phản ánh tính hiện thực, có thể thực hiện được có một chiến lược kinh doanh. Tính khả thi của các tiêu chuẩn định tính phản ánh khả năng kiểm sốt những rủi ro, khả năng thành công của một chiến lược kinh doanh là tốt đến mức nào. Về nguyên tắc tính khả thi địi hỏi phải chứng minh trong quá trình thực hiện chiến lược kinh doanh, đối tượng kiểm soát sẽ phát triển theo hướng đúng như dự kiến với độ tin cậy nhất định nào đó.
- Tính cụ thể: Các tiêu chuẩn càng cụ thể càng dễ dàng đo lường, đánh giá. - Tính điển hình: Để đánh giá một vấn đề chúng ta không nên sử dụng duy nhất
một tiêu chuẩn bởi khi đó nó khơng phản ánh tính tồn diện, tuy nhiên chúng ta cũng không nên sử dụng q nhiều tiêu chuẩn bởi sự cầu tồn là khó có thể đạt được. Nhìn chung, chúng ta nên sử dụng một số những tiêu chuẩn nhất định để đánh giá một vấn đề, điều quan trọng là phải xác định được đâu là tiêu chuẩn quan trọng nhất.
(2) Tiêu chuẩn định lượng
Trong q trình kiểm sốt nhà quản trị phải lượng hóa các yếu tố mơi trường ảnh hưởng tới các mục tiêu và các chỉ tiêu của chiến lược kinh doanh. Thông thường nhà quản trị sẽ sử dụng đến các chỉ tiêu tiền tệ như chi phí, thu nhập, vốn hay lợi nhuận. Khi xác định tiêu chuẩn định lượng cần xác định rõ giới hạn sai lệch cho phép với từng nhân tố, mục tiêu và chỉ tiêu.
7.2.2.2. Đo lường và đánh giá kết quả thực tế
Trong việc đo lường kết quả hoạt động thực tế, vấn đề hết sức quan trọng là phải kịp thời nắm bắt được các thơng tin thích hợp một cách chính xác. Doanh nghiệp
phải xác định được cụ thể những thông tin thực sự cần thiết để đo lường thành tích, cũng như các phương pháp đo lường kết quả hoạt động trong quá trình thực thi chiến lược kinh doanh. Phương pháp đo lường kết quả hoạt động thực tế thường được đo lường, đánh giá theo các chỉ tiêu sau: các chỉ tiêu marketing; các chỉ tiêu về nguồn nhân lực; các chỉ tiêu đánh giá kết quả sản xuất, chỉ tiêu tài chính (giá cổ phiếu, tỷ lệ hồn vốn đầu tư). Việc đo lường kết quả hoạt động thực tiễn nhiều khi cũng gây tốn kém về chi phí và thời gian. Yếu tố chủ quan trong cơng tác đo lường, đánh giá thành tích cũng phát sinh nhiều vấn đề khơng mong muốn, nhất là khi đánh giá về nhân sự.
Sau khi có kết quả thực tiễn chúng ta cần tiến hành so sánh kết quả với các tiêu chuẩn đã xây dựng để đánh giá khái quát xem các hoạt động của doanh nghiệp, của chiến lược kinh doanh có đi chệch với mục tiêu đã đề ra hay không và mức độ của sự sai lệch đó.
Có hai trường hợp thường xảy ra trong quá trình so sánh giữa kết quả thực tế với mục tiêu, tiêu chuẩn đề ra đó là:
Thứ nhất, kết quả thực tế đạt được cao hơn mục tiêu: Trường hợp này phản ánh
hoặc là có sự cố gắng vượt bậc trong quá trình thực thi, hoặc là mục tiêu đặt ra thấp hơn nhiều so với năng lực hiện có, khi đó các nhà quản trị cần có sự điều chỉnh theo hướng nâng cao mục tiêu trong kỳ hoạt động kế tiếp.
Thứ hai, kết quả thực tế đạt được thấp hơn mục tiêu. Trường hợp này thường
xảy ra do một số nguyên nhân sau:
- Do mục tiêu được ấn định quá cao,
- Do những yếu tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi, - Do hiệu quả hoạt động thấp hơn năng lực hiện có.
Trường hợp này chúng ta phải chỉ ra được những nguyên nhân cụ thể dẫn đến sự thất bại này để có những biện pháp điều chỉnh, khắc phục hữu hiệu trong những kỳ hoạt động kế tiếp.
7.2.2.3. Xác định những sai lệch và nguyên nhân
Khi có những sai lệch xảy ra trong quá trình đo lường đánh giá kết quả thực tế với các tiêu chuẩn, ngồi việc phân tích để nhận thức đúng đắn bản chất của những sai lệch thì chúng ta phải xác định rõ nguyên nhân khách quan hay chủ quan dẫn đến những sai lệch đó. Nói cách khác, chúng ta phải xác định được nguyên nhân tại sao kết quả thực tế đạt được sai lệch so với tiêu chuẩn đề ra. Nhiều tiêu chuẩn như các tiêu chuẩn về hệ số tài chính có mối liên quan lẫn nhau và kết quả đạt được có vẻ như chưa được đầy đủ so với tiêu chuẩn vẫn có thể chấp nhận được.
Các nguyên nhân có thể dẫn đến sự sai lệch giữa kết quả thực hiện với tiêu chuẩn gồm:
- Việc phân tích và dự báo mơi trường kinh doanh khơng chính xác; - Tiêu chuẩn và mục tiêu chưa phù hợp;
- Thiếu hụt các nguồn lực cần thiết; - Các hoạt động chưa thực hiện hiệu quả;
- Sự hỗ trợ, phối hợp của các cá nhân, bộ phận chưa cao; - Những rủi ro bất khả kháng khác...
7.2.2.4. Quyết định điều chỉnh
Tuỳ theo nguyên nhân gây ra những sai lêch mà các nhà quản trị phải quyết định những hoạt động điều chỉnh phù hợp, kịp thời. Điều chỉnh phải đảm bảo đưa ra hành động khắc phục những sự cố, sai lệch trong thời gian, trong kỳ hoạt động kế tiếp.
Các biện pháp điều chỉnh nhìn chung thường bao gồm năm vấn đề sau: - Xem xét, điều chỉnh lại tiêu chuẩn;
- Xem xét, điều chỉnh lại mục tiêu; - Xem xét, điều chỉnh lại các chiến lược;
- Xem xét, điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức, các hệ thống hoặc nguồn lực hỗ trợ; - Xém xét, điều chỉnh lại các biện pháp thực hiện.
Để tránh những sai lầm khi tiến hành điều chỉnh, hoạt động điều chỉnh cần đảm bảo những yêu cầu sau:
- Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần thiết
- Cần điều chỉnh đúng thời điểm, đúng liều lượng, mức độ, tránh gây những tác động xấu và phải tính tới hậu quả, hiệu quả sau điều chỉnh.
- Cần tiến hành hoạt động điều chỉnh kịp thời, tránh để mất thời cơ dẫn đến sự điều chỉnh gây tốn kém, không hiệu quả.
- Tránh thái độ chủ quan, bảo thủ khi điều chỉnh
- Tuỳ từng điều kiện, hoàn cảnh mà sử dụng những phương pháp điều chỉnh cho phù hợp.
Như vậy, kiểm soát chiến lược kinh doanh là một trong những hoạt động then chốt trong quản trị chiến lược của tổ chức. Các nhà quản trị phải chú trọng tới hoạt động này để đảm bảo hoạt động quản trị chiến lược được thực hiện đúng và phản ứng linh hoạt với môi trường hướng tới việc thực hiện thành công các mục tiêu đã định.