Nhân lực là nguồn tài sản quan trọng của doanh nghiệp, do vậy việc quản lý, sử dụng và phát huy khả năng nguồn lực con người là vấn đề luôn được đặt ra đối với các nhà quản trị doanh nghiệp. Phân tích nguồn nhân lực nhằm phát hiện những lỗ hổng về nhân sự (bao gồm cả lượng và chất) và đưa ra những phương án nhân sự khả thi trong mô hình tổ chức triển khai chiến lược. Phân tích nguồn nhân lực thông thường được thực hiện theo ba bước: Thứ nhất, phân loại cán bộ, nhân viên theo các tiêu chí về độ tuổi, kỹ năng chuyên môn, kiến thức, chế độ tiền lương, số lượng nhân sự cho các bộ phận chức năng, sự biến động cơ học về nhân sự... Thứ hai, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực thông qua các tiêu chí như: năng suất lao động, sự phối hợp và các quan hệ trong nội bộ và các bộ phận chức năng, tinh thần trách nhiệm, sự sáng tạo, tinh thần cầu tiến, tính tuân thủ chính sách và các quy trình, động cơ làm việc, sự gắn bó... Thứ ba, là đưa ra những đề xuất về chính sách nhân sự bao gồm tuyển dụng, huấn luyện, đào tạo, bổ nhiệm, áp dụng các chính sách tiền lương, chính sách bảo hiểm, phúc lợi... nhằm tạo ra một chính sách nhất quán để phát triển nguồn nhân lực mang tính dài hạn..
1.3.3.3. Phân tích tổ chức
Một tổ chức (organization) được định nghĩa là hai hay nhiều người làm việc, phối hợp với nhau để đạt kết quả chung. Trong khi đó, tổ chức (organize) là một quá trình đề ra những sự liên hệ chính thức giữa những con người và tài nguyên để đi đến mục tiêu. Chức năng tổ chức là sự phối hợp các nỗ lực qua việc thiết lập một cơ cấu về cách thực hiện công việc trong tương quan với quyền hạn. Nói một cách khác, chức năng tổ chức là tiến trình sắp xếp các công việc tương đồng thành từng nhóm, để giao phó cho từng khâu nhân sự có khả năng thi hành, đồng thời phân quyền cho từng khâu nhân sự tùy theo công việc được giao phó.
Theo quan điểm quản trị hiện đại, việc phân tích tổ chức hay xét duyệt tổ chức thường được tập trung vào bốn yếu tố sau đây:
Đánh giá lãnh đạo: Ở bất kỳ một doanh nghiệp nào, vai trò của người lãnh đạo có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong việc hoạch định và triển khai chiến lược kinh doanh. Người lãnh đạo phải thể hiện được các tố chất như: có tầm nhìn chiến lược; hình ảnh, phong cách lãnh đạo có khả năng thu hút, thuyết phục cao; phải thể hiện được quyền lực khi ra quyết định; chấp nhận rủi ro trong phạm vi kiểm soát.
Cơ cấu tổ chức: bao gồm:
- Hình thức hay mô hình tổ chức
- Vai trò của mỗi cấp trong mô hình tổ chức
- Các mối liên hệ giữa các bộ phận trong mô hình tổ chức
Quá trình hoạt động: liên quan đến toàn bộ sự vận hành của một doanh nghiệp, bao gồm các công đoạn hoặc quy trình sau:
- Hoạch định kế hoạch/chiến lược
- Triển khai hay thực hiện kế hoạch chiến lược (nghiệp vụ/tác nghiệp) - Kiểm soát quá trình
- Truyền thông (marketing) - Công nghệ hóa
- Đào tạo
- Bố trí tài nguyên - Khuyến khích
Nhân viên: Giá trị, kỹ năng, kiến thức, động cơ, gắn bó.
Cả bốn yếu tố trên của tổ chức có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và là đặc trưng của một tổ chức.
Phân tích toàn diện tổ chức giúp các nhà quản trị đánh giá được thực trạng về con người, mô hình tổ chức, cơ cấu các bộ phận chức năng và sự phối hợp, tác động qua lại giữa các bộ phận, mối quan hệ giữa quyền hạn và trách nhiệm có ăn khớp với nhau không và cuối cùng là tính hiệu quả mà tổ chức đạt được so với mục tiêu đặt ra. Trên cơ sở phân tích, đánh giá những điểm mạnh và tồn tại trong tổ chức giúp nhà hoạch định đưa ra những đề xuất chiến lược nhằm tương thích giữa chiến lược và tổ chức đảm bảo rằng mọi tài nguyên nguồn lực của doanh nghiệp phải được tập trung vào quá trình thực thi chiến lược nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ.
Khi phân tích một tổ chức, yếu tố văn hóa công ty cũng được nhiều nhà phân tích hướng vào. Văn hóa công ty hình thành và phát triển trên cơ sở 4 nhân tố trên, nhưng liều lượng có thể khác nhau. Văn hóa công ty coi con người là trung tâm, nó được phát triển, nuôi dưỡng qua các hành vi ứng xử hàng ngày của cả tập thể những con người tham gia trong tổ chức với sự phát động và dẫn dắt của những nhà quản
nhau, khi định vị một thương hiệu trên thị trường thì yếu tố văn hóa đã tồn tại trong đó.
Chìa khóa giúp một tổ chức thành công:
- Hình thức tổ chức đơn giản
- Tổ chức uyển chuyển, có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận chức năng - Chức vụ và quyền hạn tương xứng với nhau
- Có khả năng tái tổ chức một cách linh hoạt
- Tính toàn vẹn của mỗi bộ phận (tức là mỗi bộ phận tự nó có thể hoạt động được)
- Có bộ kim chỉ nam hướng dẫn về tổ chức - Có thể chuyển dịch nhân viên
- Chỉ có tham mưu ở cấp công ty mà thôi.
Triệu chứng của các vấn đề thuộc cơ cấu tổ chức: một tổ chức không lành mạnh thường biểu lộ các triệu chứng sau đây:
- Quyết định chậm chạp - Chi phí hành chính quá cao - Cơ cấu báo cáo không rõ ràng
- Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc hoặc phải thay thế cao - Trùng lắp chức năng
- Chuyên môn hóa quá đáng - Năng suất thấp
Các loại cơ cấu tổ chức cơ bản:
Có ba loại cơ cấu tổ chức cơ bản: Cơ cấu theo chức năng (Functional Struture); Cơ cấu theo phân bộ (Division Structure); Cơ cấu ma trận (Matrix Structure).
- Cơ cấu theo chức năng là mô hình tổ chức được thiết kế mang tính chuyên môn hóa tập trung. Ưu điểm của hình thức này là tập trung khuyến khích năng lực chuyên môn cao, phát huy tính sáng tạo, giảm tối đa các thủ tục và chi phí hành chính, hậu cần. Tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế nhất định như: nó nuôi dưỡng tính cục bộ, không khuyến khích tinh thần hợp tác vì lợi ích toàn cục; mô hình đòi hỏi người lãnh đạo phải có khả năng phối hợp giỏi giữa các đơn vị chức năng và có kiến thức sâu rộng về tất cả các lĩnh vực hoạt động của công ty.
- Cơ cấu theo phân bộ: là mô hình tổ chức theo bộ sản phẩm, theo khu vực hoặc theo khách hàng. Nó phù hợp với các doanh nghiệp tương đối lớn, phạm vi hoạt động rộng lớn và cung cấp đa dạng các sản phẩm dịch vụ. Ưu điểm của mô hình là các quyết định diễn ra gần khách hàng hơn do đó đáp ứng nhu cầu thị trường và khách hàng nhanh và chính xác hơn. Giám đốc là người nắm rõ và chịu trách nhiệm chung về hoạt động kinh doanh nên họ có cái nhìn chính xác hơn về thị trường và khách hàng. Mô hình này cũng giảm bớt áp lực cho Tổng giám đốc vì họ chỉ cần phối hợp các giám đốc phân bộ hay khu vực. Tuy nhiên mô hình cũng có hạn chế nhất định như có thể xuất hiện tính cục bộ, chi phí hành chính quản trị tăng.
- Mô hình ma trận là sự kết hợp của cơ cấu chức năng và cơ cấu phân bộ. Ưu điểm của mô hình này là cân bằng các mục tiêu mâu thuẫn giữa hai mô hình phân bộ và chức năng; có khả năng điều chỉnh linh hoạt về tổ chức cho các mục tiêu chiến lược. Tuy nhiên, nó có một số nhược điểm như: hệ thống báo cáo đa phương; điều hành bị trùng lắp; mâu thuẫn quan điểm, lợi ích rất dễ xuất hiện; tính quan liêu nảy sinh làm cản trở quá trình ra quyết định.
Như vậy, khi phân tích tổ chức, bên cạnh việc phân tích các yếu tố con người, phân công lao động, quy trình hoạt động, việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp để thực thi chiến lược kinh doanh là một nhiệm vụ quan trọng đối với các nhà quản trị và hoạch định chiến lược.