Tổ chức mua: Là giai đoạn đầu của hoạt động cung ứng. Tổ chức mua được thực hiện theo các bước sau:
-Khẳng định các yêu cầu số lượng về từng mặt hàng cần nhập định kỳ hoặc hằng ngày. Việc khẳng định này phụ thuộc:
+ Nhu cầu tiêu thụ hằng ngày qua thực đơn,công thức chế biến và công thực pha chế. + Các hợp đồng nhà hàng đã ký với khách hàng
+ Số lượng các mặt hàng còn tồn đọng ở thời điểm hiện tại
- Xác định yêu cầu chuẩn cho từng loại mặt hàng, yêu cầu về giá cả, nhãn mác, chất lượng…
- Lựa chọn nhà cung cấp: phù hợp với yêu cầu kinh doanh, uy tín sẽ có tác dụng tích cực đến sự ổn định về giá, chất lượng sản phẩm.
- Đặt mua hay ký hợp đồng với nhà cung cấp để ràng buộc các bên mua bán. Sau khi ký hợp đồng chính thức, nhà hàng có thể đặt mua theo hình thức trả chậm , là lợi thế cạnh tranh của nhà hàng.
Tổ chức nhập hàng hóa và nguyên liệu
Thực hiện công tác giao nhận
- Bên giao và bên nhận phải hiện diện trong suốt quá trình nhập hàng.
- Thực hiện các thao tác cân, đong, đo, đếm theo đặc điểm của từng mặt hàng. - Kiểm tra chất lượng, thời hạn sử dụng của hàng hóa.
- Thực hiện nghiêm túc thủ tục hành chính ngay sau khi nhập hàng kết thúc gồm biên bản bàn giao, ký nhận hóa đơn, sổ theo dõi…
- Trong quá trình nhập hàng khi có sự cố cần xử lý ngay nếu có thể hoặc báo cáo cấp trên.
Thực hiện đủ các thủ tục hành chính, nhập hàng là công việc tương đối phức tạp, các bên giao nhận phải có nghiệp vụ chuyên môn về kế toán, thương phẩm. Bên cạnh đó người nhập hàng phải có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp. Quản lý tốt quá trình nhập sẽ tiết kiệm được chi phí, duy trì chất lượng hàng hóa mang lại hiệu quả kinh doanh.
Tổ chức bảo quản: Lưu kho, cất trữ hàng hóa và nguyên liệu là công việc cần thiết sau khi nhập hàng. Lưu kho tốt sẽ giảm thiểu khả năng loại, thải hàng hóa do hao hụt hoặc biến chất. Vì vậy cần phải:
- Phân loại hàng hóa, nguyên vật liệu đã nhập
- Chú ý sắp xếp hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho ngăn nắp, hợp lý, tránh giảm chất lượng hao hụt về số lượng.
- Đảm bảo số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu khi nhập kho.
- Sử dụng nguyên tắc LIFO và FIFO tùy theo từng đặc điểm hàng hóa, nguyên vật liệu để đảm bảo sử dụng hợp lý chất lượng hàng tồn kho.
- Thường xuyên kiểm tra nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho nhằm phát hiện những hiện tượng xấu như: ẩm mốc , hư hỏng, vỡ để có những phương án khắc phục kịp thời.
- Đảm bảo tỷ lệ hao hụt của từng loại nguyên vật liệu không vượt quá định mức của nhà hàng.
Những yêu cầu cơ bản về tiêu chuẩn và quy trình bảo quản là: - Điều kiện về nhiệt độ, độ ẩm
- Điều kiện về vệ sinh - Độ thông thoáng, khô ráo - Điều kiện ánh sáng
- Bố trí sắp xếp hàng hóa trong kho theo chủng loại
Để đảm bảo các tiêu chuẩn hàng hóa cất trữ , nhà hàng cần có hệ thống kho đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn. Quá trình nhập xuất kho phải đảm bảo nguyên tắc nhập trước xuất trước.