Đảm bảo quy trình xuất nhập kho, tồn kho rõ ràng, chi tiết và khoa học. Quy trình xuất nhập tồn kho đóng vai trò chính trong việc vận hành công tác quản lý xuất nhập kho.Nên nhà hàng cần phải chú ý ngay từ lúc này để quá trình hoạt động sản xuất được hiệu quả. Nhà hàng Golden Sea nên thiết lập những tiêu chuẩn cụ thể để đạt được hiệu quả tốt nhất như sau:
Quy định nhập hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra các giấy tờ nhập kho.
- Ghi phiếu nhập kho cho cửa hàng và cho đối tác cung cấp. - Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho.
Quy định xuất hàng
- Tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất kho theo quy định pháp luật. - Ghi phiếu xuất kho với đầy đủ các thông tin về thời gian, địa điểm, người xuất kho và thông tin đơn hàng.
- Sau khi xuất hàng, cần sắp xếp lại không gian dành cho việc nhập hàng lần sau. - Ghi chép lượng hàng xuất kho một cách chi tiết và chính xác.
Quy định lưu kho hàng hóa
- Hàng hóa trong quá trình lưu kho phải nhẹ nhàng, cẩn thận để tránh va chạm. - Không cho phép người lạ vào kho trong quá trình lưu kho.
- Hàng hóa vượt quá thời hạn lưu kho sẽ được chuyển sang khu vực riêng.
Quy định kiểm kho
- Thực hiện kiểm tra nguyên liệu theo ngày, tuần tùy vào nguyên liệu để theo dõi, đối chiếu số lượng hàng hóa với thông tin trong sổ sách.
- Cần có danh sách chi tiết về việc theo dõi và kiểm tra nguyên liệu. - Kết quả kiểm kho phải được trình bày rõ ràng, chi tiết thành văn bản.
Quy định quản lý hàng hóa
- Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học và ngăn nắp
- Hàng dễ ẩm mốc nên được sắp xếp trên cao, hạn chế tiếp xúc với nước.
- Hàng tồn kho lâu phải được bố trí ở khu vực riêng, không lẫn lộn với hàng nhập mới.
- Đối với những hàng hóa dễ hư cần tuân thủ theo nguyên tắc “nhập trước, xuất trước”.
- Thiết lập định mức tồn kho dựa trên thực tế kinh doanh và sự thay đổi lượng hàng xuất nhập kho theo từng kỳ.
- Theo dõi số lượng hàng tồn kho hàng ngày, đảm bảo lượng hàng hóa luôn ở định mức tồn kho tối thiểu.
- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy trong kho.
Vì vậy, bộ phận nhà hàng cần quản lý chặt chẽ nguồn thực phẩm một cách chính xác để hạn chế thất thoát
Thiết lập phiếu yêu cầu mua hàng
Quản lý và theo dõi cẩn thận thường xuyên. Việc quản lý các danh mục hàng hóa, nắm bắt được tình trạng hàng hóa ( có bao nhiêu, hàng hóa và nguyên vật liệu có đủ đáp ứng đủ nhu cầu đột xuất không, có cần nhập thêm hàng không…) sẽ giúp cho nhà hàng khách sạn Golden Sea hạn chế tình trạng tồn kho dẫn đến lãng phí, hư hại thực phẩm cũng như tình trạng thất thoát nguyên vật liệu không rõ lý do. Điều này cũng giúp cho việc đảm bảo một lượng vừa đủ hàng hóa được lưu trữ bảo quản trong kho và luân chuyển kịp thời.
Rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên bếp để bảo quản thực phẩm trong điều kiện tốt nhất. Trưởng bộ phận bếp có nhiệm vụ thường xuyên bồi dưỡng thêm kiến thức về bảo quản thực phẩm cho các nhân viên trong cùng bộ phận để tất cả các nhân viên đều hiểu rõ các nguyên tắc trong quá trình chế biến và sắp xếp thực phẩm theo thứ tự nhất định.
Nếu nhà hàng muốn làm mới thực đơn và bắt buộc phải tìm các nhà cung ứng mới thì hãy tìm hiểu thật kỹ để tìm nguồn nguyên liệu thực phẩm an toàn và đảm bảo vệ sinh.
Thực tế chứng minh rằng: nhà cung ứng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm, chi phí và năng suất lao động của doanh nghiệp. Cung ứng tốt là yếu tố quan trọng góp phần nâng cao tính năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của nhà hàng trên thương trường. Vì vậy, nhà hàng khách sạn Golden Sea nên tìm kiếm các nhà cung ứng mới phù hợp với khả năng kinh doanh của khách sạn để đa dạng thực đơn để thu hút lượng khách cũ quay lại với nhà hàng đồng thời sẽ tạo nên danh tiếng tích cực cho nhà hàng để hấp dẫn lượng khách mới. Những tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng uy tín như sau:
Chất lượng sản phẩm
Chất lượng sản phẩm luôn là tiêu chí hàng đầu để lựa chọn nhà cung ứng cho hàng hóa, nguyên liệu của nhà hàng. Một số tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm, nguyên liệu như các tiêu chuẩn chất lượng mà nhà cung ứng phải tuân thủ, chế độ, chính sách bảo hành cũng như cam kết chất lượng…
Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng
Khi lựa chọn được nhà cung ứng, bếp trưởng nhà hàng Golden Sea ( người đại diện mua hàng ) phải luôn theo dõi được số lượng/tỷ lệ hàng hóa hư hỏng khi được giao hàng đến hoặc hư hỏng do chất lượng xuống thấp không đảm bảo các tiêu chuẩn đã cam kết (sau khi kiểm tra chất lượng).
Tỷ lệ cần xác định gồm tỷ lệ hàng hóa hư hỏng trên mỗi đơn hàng được giao, tỷ lệ đơn hàng có hư hỏng trên tổng đơn hàng theo kỳ thống kê, giá trị hàng hóa hư hỏng theo đơn hàng và tổng giá trị hư hỏng theo kỳ thống kê. Từ các số liệu trên, sẽ dễ dàng so sánh các nhà cung ứng của cùng nhóm mặt hàng để ra quyết định mua hàng phù hợp.
Thời gian giao hàng đúng hẹn
Một yếu tố không kém phần quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp là thời gian giao hàng. Việc thống kê các dữ liệu về thời gian giao hàng thực tế so với dự kiến cho nhà quản trị nắm chính xác năng lực của từng NCC cũng như mức độ tin cậy của họ đối với các đơn hàng trong tương lai của mình.
Chính sách bảo hành ( đổi trả )
Nhân viên mua hàng sẽ phải cân nhắc rất kỹ các điều khoản bảo hành sản phẩm, nguyên liệu từ nhà cung ứng. Trong nhiều trường hợp có các sự cố phát sinh đến hư hỏng hàng hóa, hay chất lượng xuống thấp sau quá trình kiểm tra, kiểm nghiệm sẽ phát sinh nhiều công việc và làm tổn thất nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Do đó, nhà cung ứng có chính sách bảo hành chu đáo hoặc đổi trả hàng hóa không phù hợp hoặc không đủ chất lượng.
Chất lượng dịch vụ khách hàng
Bên cạnh việc hỗ trợ bảo hành, đổi trả sản phẩm… thì các cuộc gọi đến nhà cung ứng yêu cầu hỗ trợ và giải đáp các vấn đề phát sinh giúp nhà quản trị đánh giá đúng chất lượng dịch vụ từ nhà cung ứng.
Chi phí sản phẩm
Yếu tố cơ bản nhất để đánh giá nhà cung ứng là giá sản phẩm và các chi phí phát sinh khi mua hàng từ nhà cung ứng đó. Một cách đơn giản, với cùng loại hàng hóa với chất lượng như nhau, thì nhà cung ứng nào có thể cung cấp với chi phí mềm hơn thì đó sẽ là lợi thế cho nhà cung ứng và nhà hàng.
Điều khoản thanh toán
Bên cạnh yếu tố chi phí sản phẩm, điều khoản thanh toán gián tiếp tác động tới các yếu tố chi phí.Với điều khoản thanh toán 1 lần khi nhận hàng sẽ làm doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn hơn khi mua hàng công nợ và có thể chia thành nhiều đợt thanh toán.
Một số nguồn cung ứng mới
Tại Thành phố Đà Nẵng
- Công ty TNHH Thiết bị thực phẩm Dana Foodtech - Công ty TNHH Thực phẩm xanh Anh Tường - Công ty TNHH Yến Hải Thanh
- Công ty TNHH MTV Hải sản Tuấn Lộc - Công ty TNHH MTV An Gia Khánh
Tại Thành phố Hồ Chí Minh - Công ty TNHH Doanh Phú
- Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Nam Bảo Tín - Công ty TNHH Nguyên liệu Hạnh Phúc
- Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Hương liệu Minh Anh - Công ty TNHH Thương mại & Dịch vụ nguyên liệu thực phẩm 279 - Công ty cổ phần FOCOCEVVN